《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》(以下簡稱《規(guī)劃》)對“十四五”期間的企業(yè)檔案工作作出了全面規(guī)劃和部署,貫徹實(shí)施好《規(guī)劃》將有力地推動(dòng)企業(yè)檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展,形成企業(yè)檔案工作新格局。
企業(yè)檔案工作涉及面廣,既相對獨(dú)立,又與其他方面檔案工作相互交織,《規(guī)劃》在部署重點(diǎn)任務(wù)時(shí),關(guān)于企業(yè)檔案工作的任務(wù)有些是單獨(dú)表述,有些是隱含在相關(guān)工作中,即使獨(dú)立表述的部分有些也是原則性的。下面從5個(gè)方面進(jìn)一步說明“十四五”時(shí)期企業(yè)檔案工作重點(diǎn)任務(wù)安排的背景及其內(nèi)容,供大家參考。
一、全面推進(jìn)企業(yè)檔案治理體系建設(shè),提升企業(yè)檔案治理效能 治理體系建設(shè)在檔案事業(yè)發(fā)展中起著關(guān)鍵作用。經(jīng)過“十三五”時(shí)期的建設(shè),企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的履職能力進(jìn)一步提升,企業(yè)檔案管理體制機(jī)制得到理順,一批中央企業(yè)提升了總部檔案機(jī)構(gòu)層級,處、館關(guān)系基本協(xié)調(diào),檔案工作責(zé)任制進(jìn)一步明確。“十三五”時(shí)期,企業(yè)法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是一個(gè)高速發(fā)展期,《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《企業(yè)境外檔案管理辦法》《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》等一批關(guān)鍵性制度出臺(tái),企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、金融業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、檔案服務(wù)外包工作規(guī)范體系初步建立,《檔案檢查工作辦法》使企業(yè)檔案工作監(jiān)督手段得到了較好完善。總體來說,具有中國特色的檔案治理體系得到進(jìn)一步完善,但面對走向法治、全面推進(jìn)企業(yè)檔案治理體系建設(shè),提升企業(yè)檔案治理效能,構(gòu)建檔案工作新格局的要求,企業(yè)檔案管理體制機(jī)制仍存在一些短板和弱項(xiàng),仍舊存在一些長期沒有得到解決的問題。在法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)方面還有一定的差距。以科研檔案為代表的重點(diǎn)領(lǐng)域檔案管理還應(yīng)全面加強(qiáng),檔案服務(wù)國家治理體系和治理能力水平還需進(jìn)一步提高。“十四五”期間,全面推進(jìn)企業(yè)檔案工作治理體系建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)有以下4個(gè)方面。 一是要進(jìn)一步健全企業(yè)檔案管理體制機(jī)制。探索企業(yè)黨委(黨組)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)現(xiàn)方式,壓實(shí)企業(yè)黨委(黨組)檔案工作主體責(zé)任。全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制,推動(dòng)將企業(yè)檔案工作納入各級企業(yè)黨委(黨組)年度考核內(nèi)容。加強(qiáng)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)履職能力建設(shè)。建立企業(yè)檔案工作分類監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制,進(jìn)一步加強(qiáng)對非國有企業(yè)、上市企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強(qiáng)對企業(yè)境外檔案工作的指導(dǎo)力度。著力引導(dǎo)開發(fā)區(qū)建設(shè)區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案管理服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)區(qū)內(nèi)中小企業(yè)的聯(lián)合檔案室,提升開發(fā)區(qū)檔案管理服務(wù)水平。建立健全企業(yè)職工、流動(dòng)人員等人事檔案監(jiān)督管理機(jī)制。科學(xué)規(guī)劃企業(yè)檔案館設(shè)置和布局,明確企業(yè)檔案館職責(zé)和定位,理順企業(yè)檔案館與綜合檔案館之間、企業(yè)檔案館與專業(yè)檔案館之間、企業(yè)檔案館與企業(yè)檔案部門之間的關(guān)系,使企業(yè)檔案資源的歸屬和流向更加明確。 二是完善企業(yè)檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。修訂《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《開發(fā)區(qū)檔案管理規(guī)定》等,擇機(jī)修訂《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等一批規(guī)范性文件。制定《企業(yè)境外檔案管理指南》,完善金融業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、企業(yè)電子文件歸檔、電子發(fā)票歸檔等管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。 三是要嚴(yán)格檔案執(zhí)法。貫徹新修訂檔案法的要求,健全企業(yè)檔案法律法規(guī)實(shí)施有效機(jī)制,提高企業(yè)檔案執(zhí)法水平。實(shí)施好《檔案檢查工作辦法》,通過檢查向企業(yè)傳導(dǎo)做好檔案工作的壓力。加大企業(yè)檔案工作“雙隨機(jī)、一公開”執(zhí)法監(jiān)督檢查力度,推動(dòng)監(jiān)督檢查規(guī)范有序開展,“十四五”期間至少對中央企業(yè)總部貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于檔案工作的方針政策、遵守檔案法律法規(guī)、履行法定職責(zé)情況進(jìn)行一次檢查。加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè),探索建立與相關(guān)部門聯(lián)合執(zhí)法協(xié)調(diào)工作機(jī)制,依法嚴(yán)肅查處違法違規(guī)行為,構(gòu)建科學(xué)合理的違法責(zé)任認(rèn)定和追責(zé)制度。創(chuàng)新企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式,健全“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”手段,建立企業(yè)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo)平臺(tái),充分利用數(shù)字檔案館(室)建設(shè)成果,建立檔案數(shù)字治理新模式,推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo),提升檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化水平。 四是加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域企業(yè)檔案工作監(jiān)管。企業(yè)是國家創(chuàng)新的主要力量。要圍繞創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略,強(qiáng)化財(cái)政資金支持科研項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管,大力推動(dòng)科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理。圍繞國防建設(shè),建立國防軍工重大專項(xiàng)檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,強(qiáng)化國防領(lǐng)域重大工程檔案監(jiān)管。 二、大力拓展檔案資源收集范圍,優(yōu)化企業(yè)檔案資源結(jié)構(gòu) “十三五”期間,中央企業(yè)總部實(shí)施《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》工作圓滿完成,中央企業(yè)下屬企業(yè)實(shí)施工作有序推進(jìn)。會(huì)計(jì)檔案、科研檔案等門類檔案資源收集工作得到加強(qiáng)。中央企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率平均達(dá)65%以上,中央企業(yè)總部存量檔案數(shù)字化率平均達(dá)85%,檔案資源結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。“十四五”期間,企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)是在重大活動(dòng)、重點(diǎn)產(chǎn)品、重點(diǎn)業(yè)務(wù)等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案資源的收集上,并優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,進(jìn)一步加強(qiáng)非國有企業(yè)形成的具有國家和社會(huì)重要保存價(jià)值檔案范圍的界定,主要任務(wù)有以下方面。 一是加強(qiáng)國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)中心工作等重點(diǎn)檔案收集工作,全方位收集反映黨史、新中國史、改革開放史、社會(huì)主義發(fā)展史的檔案材料。加大關(guān)系國家安全、國計(jì)民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點(diǎn)行業(yè)檔案收集力度,健全重大活動(dòng)、突發(fā)事件應(yīng)對活動(dòng)、重點(diǎn)產(chǎn)品檔案工作機(jī)制,著力健全重特大事件應(yīng)急處置檔案管理機(jī)制,做好相關(guān)文件材料歸檔和檔案接收、征集、整理工作,鼓勵(lì)開展口述材料、新媒體信息的采集。開展國有檔案資源普查,基本摸清國有檔案資源家底和紅色檔案資源家底,研究探索非國有檔案資源登記制度。 二是加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控。加強(qiáng)企業(yè)各門類檔案集中統(tǒng)一管理。繼續(xù)推進(jìn)國家檔案局10號令實(shí)施,開展第二輪中央企業(yè)總部文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的修訂審核工作,推動(dòng)中央企業(yè)基本完成下屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的修訂審核工作。規(guī)范企業(yè)檔案分類,完善企業(yè)檔案分類規(guī)則。深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記、全宗卷編制工作,提升內(nèi)容管理水平。統(tǒng)籌重大歷史事件、重大活動(dòng)、突發(fā)事件應(yīng)對活動(dòng)等檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。繼續(xù)推進(jìn)企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)檔案處置工作,建立非公企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置機(jī)制。 三是優(yōu)化館(室)藏檔案結(jié)構(gòu)。進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案移交進(jìn)館和接收工作,組織開展檔案館檔案收集范圍及其實(shí)施細(xì)則制定修訂工作,細(xì)化檔案移交接收流程,明確檔案移交接收要求。研究界定非公企業(yè)具有國家和社會(huì)重要保存價(jià)值檔案范圍,推動(dòng)國有企業(yè)、非公企業(yè)具有國家和社會(huì)重要保存價(jià)值的檔案依法有序及時(shí)移交接收進(jìn)館。 四是加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。配合加強(qiáng)國家檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理,逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的企業(yè)檔案資源體系。大力推進(jìn)“增量電子化”,促進(jìn)企業(yè)各類電子文件應(yīng)歸盡歸,電子檔案應(yīng)收盡收,電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”,中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率要達(dá)到90%。 三、著力加強(qiáng)企業(yè)檔案利用工作,增強(qiáng)服務(wù)大局的能力 “十三五”期間,國家檔案局開展了企業(yè)檔案資源利用優(yōu)秀案例評選,出版了企業(yè)檔案編研成果《檔案見證新中國工業(yè)》。各企業(yè)也通過舉辦展覽、出版編研成果等方式開發(fā)檔案資源。數(shù)字檔案館(室)建設(shè)成果極大提升了企業(yè)檔案利用水平,企業(yè)檔案利用工作在服務(wù)抗擊新冠肺炎疫情、脫貧攻堅(jiān)、主題教育等方面起到了重要的作用。但與國家經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展對檔案服務(wù)的需求相比,企業(yè)檔案利用的精準(zhǔn)度和效率有待進(jìn)一步提高。 “十四五”期間,一是要進(jìn)一步提升企業(yè)檔案利用服務(wù)能力。深入挖掘檔案資源,及時(shí)精準(zhǔn)為企業(yè)管理層決策提供參考。建立企業(yè)重大活動(dòng)、突發(fā)事件應(yīng)對相關(guān)檔案利用調(diào)度機(jī)制。完善重大科技攻關(guān)、重大產(chǎn)品研制、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案利用服務(wù)機(jī)制,助力經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展。積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在企業(yè)檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用。二是推進(jìn)企業(yè)檔案開放,鼓勵(lì)推動(dòng)企業(yè)檔案館向社會(huì)開放檔案。三是繼續(xù)開展企業(yè)資源開發(fā)利用案例征集工作,完善案例庫。 四、切實(shí)加強(qiáng)檔案安全工作,夯實(shí)企業(yè)檔案安全基礎(chǔ) 安全是檔案工作的底線。“十三五”期間,企業(yè)檔案安全工作得到加強(qiáng),29家中央企業(yè)總部增加了檔案庫房面積。中石油建成了功能齊全、面積近5萬平方米的檔案館,交通銀行在各省級分行建成近2萬平方米的檔案庫房。但隨著形勢變化與技術(shù)發(fā)展,新的短板、弱項(xiàng)和安全風(fēng)險(xiǎn)逐漸產(chǎn)生。“十四五”期間,企業(yè)檔案安全工作將重點(diǎn)抓好以下3個(gè)方面工作。 一是加強(qiáng)企業(yè)檔案庫房建設(shè)與管理。對檔案館(室)進(jìn)行全面安全排查,對存在安全隱患或不符合面積等要求的檔案館(室),督促企業(yè)進(jìn)行新建或改造。完善檔案庫房內(nèi)控制度,重點(diǎn)建立健全檔案庫房日常管理、檔案流動(dòng)過程中安全管理等制度和應(yīng)急預(yù)案,推動(dòng)檔案館(室)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。 二是強(qiáng)化企業(yè)檔案安全保護(hù)工作。完善檔案安全管理責(zé)任制度,健全檔案相關(guān)保密審查機(jī)制,組織開展經(jīng)常性檔案安全保密教育。建立檔案服務(wù)外包安全工作監(jiān)管機(jī)制,著力對安全風(fēng)險(xiǎn)較高的寄存托管、數(shù)字化、信息系統(tǒng)建設(shè)等重點(diǎn)領(lǐng)域?qū)嵤┍O(jiān)管,完成制定檔案服務(wù)企業(yè)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 三是提升企業(yè)檔案數(shù)字資源安全管理能力。健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系。扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源備份工作,完善備份機(jī)制,實(shí)現(xiàn)館(室)藏全部檔案數(shù)字資源完整備份,重要電子檔案異地異質(zhì)備份,積極探索備份新途徑,加強(qiáng)備份工作全過程安全監(jiān)控,切實(shí)保障檔案數(shù)字資源安全。 五、加快推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化 企業(yè)檔案信息化建設(shè)在“十三五”期間取得了積極進(jìn)展,企業(yè)檔案信息化帶動(dòng)了全國檔案信息化工作。電子文件雙套制歸檔制度改革穩(wěn)步推進(jìn),會(huì)計(jì)文件材料的電子化單套制歸檔范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。60家企業(yè)通過電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)對29種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔進(jìn)行了嘗試和探索。通過試點(diǎn),32家企業(yè)建成了具有國際先進(jìn)水平的企業(yè)數(shù)字檔案館(室)。超93%的中央企業(yè)總部建成了電子檔案管理系統(tǒng),成為準(zhǔn)數(shù)字檔案館(室);中央企業(yè)下屬單位的電子檔案管理系統(tǒng)普及率達(dá)55%以上。通過試點(diǎn),在電子商務(wù)等領(lǐng)域積極推行電子發(fā)票,帶動(dòng)和促進(jìn)海關(guān)、稅務(wù)、銀行、保險(xiǎn)、交通等領(lǐng)域多種電子票據(jù)的應(yīng)用,大大提高了行政管理效率,降低了企業(yè)經(jīng)營成本,節(jié)約了社會(huì)資源。“十四五”期間,企業(yè)檔案信息化工作將繼續(xù)發(fā)揮帶動(dòng)作用。 一是推動(dòng)企業(yè)將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃,保障檔案信息化建設(shè)依法依規(guī)開展。 二是加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收。貫徹落實(shí)電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定,建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度。強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作,著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能,保障電子文件歸檔工作廣泛開展,切實(shí)推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。 三是推進(jìn)企業(yè)電子文件單套制歸檔從會(huì)計(jì)系統(tǒng)向管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更廣泛領(lǐng)域推廣。積極推進(jìn)電子發(fā)票電子化歸檔工作,實(shí)現(xiàn)每個(gè)省(區(qū)、市)至少有10家發(fā)揮示范引領(lǐng)作用的單位,中央企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的電子化歸檔。推動(dòng)三維電子文件及數(shù)據(jù)文件歸檔等難題的研究解決,促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸。加強(qiáng)電子檔案長期保存技術(shù)和管理研究,創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲(chǔ)與驗(yàn)證體系,保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。 四是加速企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)。推進(jìn)企業(yè)建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。加快企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),通過試點(diǎn),建成50家企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館(室)。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的應(yīng)用,推動(dòng)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)優(yōu)化升級。