-
- 信息無障礙
-
檔案管理
基于重特大事件檔案利用特點，《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）對重特大事件檔案資源整合工作提出了要求，即建設重特大事件檔案數據庫。貫徹實施好這些要求是加強重特大事件檔案資源整合、促進重特大事件檔案利用、提高重特大事件應對處置能力的有效途徑。
一、有關要求
《通知》對重特大事件檔案數據庫建設提出了5個方面的要求。一是提出了重特大事件檔案數據庫建設總的原則是“充分利用現代信息技術，規劃建設重特大事件檔案數據庫，促進重特大事件檔案資源整合”。二是提出重特大事件檔案數據庫建設任務，對中央、國家主管部門、地方三個層面建設內容大致作了規劃，即“在中央檔案館建設國家重特大事件檔案數據總庫”，“重特大事件應對管理的主管部門分別建設自然災害、事故災難、公共衛生事件會安事件等專門檔案數據”，“各地區根據需要規劃建設本地區的重特大事件檔案數據庫”。三是提出要“加快歷史檔案的整理和數字化，建設重特大事件歷史檔案數據庫”。四是明確了重特大事件檔案數據庫建設中數據匯交原則，即“按照檔案歸屬不變、數據集中安全保密的原則，分層級分類別開展重特大事件檔案數據匯交工作”。五是提出了“健全數據庫建設規范，統一重特大事件檔案整理、數字化、移交與接收的相關標準”的要求。
二、充分認識建設重特大事件檔案數據庫的作用和意義
根據重特大事件發生具有時日、地點的不確定性及后果難以預料性等特點，重特大事件檔案利用也呈現出獨特需求。一是利用時間緊急。由于重特大事件具有破壞性，需要在最短的時間內通過采取應對措施盡量使人員和財產損失降到最低。應對措施的緊急性決定了采取應急措施時對檔案利用的緊急性，要求檔案部門在第一時間快速提供檔案信息。二是利用需求迫切。由于重特大事件的突發性，加上管理過程復雜，管理部門在突發事件管理過程中往往缺乏相應的經驗，對利用重特大事件檔案的需求比較迫切。三是跨地域、跨主體、跨層級利用。因重特大事件發生的地點具有不確定性，重特大事件應對管理的主體也具有不確定性，這就決定了利用檔案應對重特大事件主體的不確定性。四是成套性需求。由于重特大事件具有復雜性，重特大事件管理本身比較復雜，這就決定了重特大事件管理者對檔案信息利用需求是全過程、全方位的。管理者不僅對重特大事件應對檔案具有利用需求，對突發事件的監測、應急準備、應急救援、災后重建等過程的檔案均有利用需求。
重特大事件檔案數據庫正好滿足了重特大事件檔案利用的上述特點。一是能滿足緊急利用的特點。重特大事件檔案數據庫存儲著重特大事件檔案數據，重特大事件一旦發生，不需從檔案庫房調用檔案實體，而是直接從數據庫檢索出檔案信息，實現檔案信息利用快速響應，緊急情況下提供檔案利用。二是滿足跨地域、跨主體、跨層級利用。重特大事件檔案數據庫將原分布在各單位的重特大事件檔案數據進行整合和合并，存儲于一個系統之中，只需一個檢索入口便可按事件檢索來自不同層級、不同時間、不同部門和單位產生的重特大事件檔案信息，滿足了重特大事件檔案的跨地域、跨主體、跨層級利用，不僅可以大幅度縮短應急和救援方案制定的時間，而且還可以大幅度提升應急和救援方案科學性，使應急和救援工作可以快速有序進行。三是滿足成套性利用需求。在社會高度專業化分工的大背景下，重特大事件應對管理工作也是既分工又協作，客觀上形成了重特大事件檔案分散性，無法滿足重特大事件檔案利用成套性需求。重特大事件檔案數據庫將重特大事件預防、監測與預警、應急處置與救援、事后恢復與重建等管理全過程檔案數據進行集中，按事件成套，能有效滿足重特大事件檔案利用的成套性需求。重特大事件檔案數據庫可從不同視角為各單位，尤其是應急管理部門開展重特大事件的日常管理提供全過程、全方位的檔案信息利用，為重特大事件研究機構提供全面的參考和借鑒，加速重特大事件管理研究成果的形成，提升國家重特大事件管理的研究能力。正是因為重特大事件檔案數據庫具有重要作用，提出科學推進重特大事件檔案數據庫建設成為《通知》的亮點和重要創新之一。
三、做好重特大事件檔案數據庫建設規劃
重特大事件檔案數據庫建設本質是檔案信息化工作，需規劃先行。《通知》就全國重特大事件檔案數據庫建設大致任務提出了初步規劃，即分為三個層次，分別是國家數據總庫、專門數據庫和地區級數據庫，其關系如下圖。
三個層次關系圖
根據《通知》要求，重特大事件檔案數據庫建設任務規劃如下表。
重特大事件檔案數據庫建設任務規劃表
根據規劃，重特大事件檔案數據庫建設任務應根據數據匯交關系采用自底向上的步驟開展。首先是各單位完成重特大事件檔案數字化工作，準備重特大事件檔案數據。然后依次按縣、市、省的順序逐級匯交數據。需要注意的是，各級在匯交數據時要按建設內容范圍進行匯交，并不一定是將下一層級數據全部向上一層級匯交。因此，在規劃中要明確各層級重特大事件檔案數據庫所需數據的范圍。如省級重特大事件檔案數據庫可不需要將較小事件檔案數據納入建設范圍，而是根據本層級黨委、政府決策參考需要確定數據匯交范圍。《通知》給出的是全國性的建設思路和初步規劃，各地區、各部門、各單位要據此制定詳細的規劃。
四、制定重特大事件檔案數據庫建設標準
重特大事件檔案數據庫數據來自各個方面，需要統一的標準來進行規范，以便于數據整合和利用。為此，《通知》提出，“健全數據庫建設規范，統一重特大事件檔案整理、數字化、移交與接收的相關標準”的要求。根據檔案專題數據建設特點及《通知》要求，重特大事件檔案數據庫建設應制定以下標準規范。一是制定重特大事件檔案數字化標準，統一重特大事件檔案全文數據格式、分辨率和目錄（元數據）數據項等。二是制定數據匯交標準，統一數據匯交時的數包結構、存儲方法等。三是制定接收標準，規范移交與接收程序，尤其是要規范接收數據時的檢測要求。四是制定重特大事件檔案數據合并規范，對數據整合的方法、程序等進行規范。
五、推進重特大事件檔案數字化工作
重特大事件檔案數字化是重特大事件檔案數據庫數據準備工作，是數據庫建設的基礎，必須抓緊開展。一是要加快推進存量檔案數字化工作。檔案數字化是近10年來檔案工作的重點之一，各級檔案部門都有相應的規劃計劃。但針對重特大事件檔案數據庫建設任務所需的重特大事件檔案數字化，應按照重特大事件數據庫建設的計劃優先安排，優先數字化。為使檔案工作更好地服務重特大事件應對管理工作，《通知》提出“加快歷史檔案的整理和數字化，建設重特大事件歷史檔案數據庫”的要求，這是為了將重特大事件檔案數據庫內容范圍進一步向民國、明清等時期延伸，以豐富重特大事件檔案數據庫內容，提高服務現實的能力。與此同時，還要做好每年增量檔案的數字化，逐年將增量檔案充實進入重特大事件檔案數據庫。在重特大事件檔案數據庫建設工作中，要結合數字檔案館(室)建設工作，進行合理安排，協同推進相關工作。
六、及時開展數據匯交工作
重特大事件檔案數據庫建設包括系統設計、數據準備、數據匯交、數據接收整合等過程，其中數據匯交過程是關鍵。一是要準確理解數據匯交原則。《通知》提出“按照檔案歸屬不變、數據集中、安全保密的原則，分層級分類別開展重特大事件檔案數據匯交工作”。“歸屬不變”是指在重特大事件檔案數據庫建設過程中，對于傳統載體檔案，僅匯交檔案數字化形成的數據，不匯交檔案原件，對于電子檔案，匯交復制件。而且這種數據匯交不屬于定期檔案進館性質，也不能代替檔案進館。“數據集中”是指將重特大事件檔案數據相對集中于指定檔案機構，以方便利用。“安全保密”是指重特大事件檔案數據庫規劃設計和建設過程中要遵守安全和保密原則，尤其是檔案數字化、檔案數據匯交、檔案數據整合、檔案數據利用等過程中,要做好安全保密工作。二是要有計劃開展重特大事件檔案數據匯交工作。數據匯交是一項涉及面廣、工作量大的工作，要有計劃地開展，既要及時開展，又要有步驟地推進。
