-
- 信息無障礙
-
檔案管理
2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布通知，正式發(fā)布《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分：檔案整理服務(wù)》等12項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。其中《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）由國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司會同財(cái)政部會計(jì)司牽頭制定，參與制定的有中央企業(yè)總部檔案部門、會計(jì)部門人員和會計(jì)核算系統(tǒng)軟件企業(yè)、電子檔案管理信息系統(tǒng)軟件企業(yè)開發(fā)人員。《規(guī)范》制定大量基于前期企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，依托試點(diǎn)成功企業(yè)，以試點(diǎn)過程中形成的典型經(jīng)驗(yàn)為藍(lán)本編制而成，實(shí)用性和操作性強(qiáng)。
《規(guī)范》共17章，第1至3章為范圍、規(guī)范性引用文件和術(shù)語與定義，為標(biāo)準(zhǔn)固定內(nèi)容。第4章為管理原則，對電子會計(jì)檔案管理的總體要求、職責(zé)、工作流程、元數(shù)據(jù)要求進(jìn)行了明確。第5至16章為主體。第5章首先對電子會計(jì)檔案管理的流程模型進(jìn)行設(shè)計(jì)，以便從總體上把握電子會計(jì)檔案管理流程概貌。第6至13章按照電子會計(jì)檔案管理流程逐一表述電子會計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等的要求。鑒于元數(shù)據(jù)和系統(tǒng)建設(shè)在電子會計(jì)檔案管理的重要性，第14章詳細(xì)描述了電子會計(jì)檔案元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)、元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其捕獲方式。電子會計(jì)檔案管理涉及會計(jì)核算系統(tǒng)和電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，第15章重點(diǎn)就會計(jì)核算系統(tǒng)及電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提出了要求。由于仍有較多中小企業(yè)仍未實(shí)施會計(jì)核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)，這些單位對如何管好電子發(fā)票檔案或電子會計(jì)檔案有較多疑問，《規(guī)范》第16章重點(diǎn)對未實(shí)施電子會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)單位電子會計(jì)檔案保存方法進(jìn)行了規(guī)范，提出了兩種電子會計(jì)資料保存辦法。《規(guī)范》的正式發(fā)布，標(biāo)志著電子會計(jì)檔案工作進(jìn)入了一個新階段。
制定背景
一是會計(jì)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展趨勢的需要。隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，檔案工作也進(jìn)入了數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，電子文件單套制歸檔管理是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容。會計(jì)檔案工作也應(yīng)適應(yīng)檔案工作的發(fā)展趨勢，實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料和電子會計(jì)檔案管理的電子化單套制歸檔。但是如果沒有規(guī)范電子會計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，會計(jì)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型就只能在個別單位和個別地區(qū)實(shí)現(xiàn)，而不能在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)。制定該標(biāo)準(zhǔn)就是為了盡快實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案由傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)載體向電子檔案單套制和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，使會計(jì)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展方向和趨勢的需要。
二是滿足會計(jì)信息化工作發(fā)展的需要。隨著數(shù)字技術(shù)的深入應(yīng)用，會計(jì)信息化工作正以前所未有的速度推進(jìn)，信息化程度和水平大幅度提高，產(chǎn)生大量電子會計(jì)資料，給電子會計(jì)資料的歸檔提出了緊迫的要求。隨著社會的進(jìn)步、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案管理模式越來越不能滿足各單位對多維會計(jì)檔案信息的需求，這對會計(jì)檔案的管理效率、利用方式都提出了更高需求。制定該標(biāo)準(zhǔn)正是為了促進(jìn)電子會計(jì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料的應(yīng)歸盡歸，同時(shí)改變會計(jì)檔案存儲方式，滿足各單位對會計(jì)檔案信息利用的新需求，并進(jìn)一步提高會計(jì)檔案工作效率。
三是進(jìn)一步完善我國會計(jì)領(lǐng)域信息化工作標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的需要。近幾年，各行各業(yè)都在完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在會計(jì)檔案工作的前端，財(cái)政部印發(fā)《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》，對企業(yè)會計(jì)信息化工作進(jìn)行了規(guī)范。此前，電子發(fā)票管理規(guī)范也相繼推出，但處于會計(jì)信息化工作后端的電子會計(jì)檔案管理工作還沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，處于空缺的“最后一公里”。從橫向看，文書類電子檔案、產(chǎn)品類電子檔案等的管理相繼出臺標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而電子會計(jì)檔案至今沒有。該標(biāo)準(zhǔn)的制定將填補(bǔ)這些空缺，不僅可以完善會計(jì)信息化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，還將完善電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
四是轉(zhuǎn)化前期試點(diǎn)成果的需要。從2016年開始，國家檔案局開展電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，選定10多家單位開展電子會計(jì)資料歸檔和電子會計(jì)檔案管理試點(diǎn)，有10家單位成功完成了試點(diǎn)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)了電子會計(jì)檔案的電子化單套制管理，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了規(guī)范開展電子會計(jì)檔案的電子化單套制管理的做法。試點(diǎn)的目的就是為了制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行探索、研究和試驗(yàn)。該標(biāo)準(zhǔn)的制定工作可以將這些試點(diǎn)成果轉(zhuǎn)化為可在全國應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
五是完成國家下達(dá)任務(wù)的需要。電子會計(jì)資料是電子交易的重要媒介，對便利網(wǎng)上交易、節(jié)約社會資源、促進(jìn)數(shù)據(jù)集成等均具有重要意義。電子會計(jì)憑證能否被法律所認(rèn)可、能否被單位所接納、能否順利報(bào)銷入賬歸檔是關(guān)系電子商務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵的“最后一公里”。國務(wù)院早在2015年5月印發(fā)的《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)動力的意見》中就明確提出，要“逐步推行電子發(fā)票和電子會計(jì)檔案，完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度”。根據(jù)國務(wù)院有關(guān)要求，2015年財(cái)政部、國家檔案局修訂了《會計(jì)檔案管理辦法》，重點(diǎn)增加了電子會計(jì)檔案生成、管理的相關(guān)內(nèi)容，但對于如何實(shí)施電子化報(bào)銷入賬歸檔等具體操作層面的規(guī)范性問題，一直缺乏具體規(guī)定。該標(biāo)準(zhǔn)的制定，對于落實(shí)電子會計(jì)憑證的法律效力、助力國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要作用。
出臺意義
《規(guī)范》的出臺具有重要意義，主要有以下幾個方面：
一是將有力地推進(jìn)我國電子會計(jì)檔案管理工作。《規(guī)范》不僅具有規(guī)范作用，還具有巨大的引領(lǐng)作用。該標(biāo)準(zhǔn)的制定，為各單位在電子會計(jì)檔案管理方面提供了遵循和依據(jù)，將大幅度提高各單位實(shí)施電子會計(jì)檔案管理工作的積極性，促使各單位加大這方面的投入，大力擴(kuò)大應(yīng)用范圍。
二是有力地促進(jìn)我國電子檔案的電子化單套制管理。電子檔案的電子化單套制管理一直是我國電子檔案管理工作中的難點(diǎn)。該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，可以使電子會計(jì)檔案電子化單套制在更大范圍實(shí)施，帶動更多單位進(jìn)行更多類別的電子檔案電子化單套制管理。通過觀察，可帶動文書檔案、產(chǎn)品/業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、科研檔案等的電子化單套制管理，從而有力地促進(jìn)我國電子檔案的電子化單套制管理工作，促進(jìn)我國檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型快速完成。
三是有力地配合電子發(fā)票等會計(jì)憑證電子化的實(shí)施。伴隨著信息技術(shù)和電子商務(wù)、電子政務(wù)的發(fā)展，自2015年年底國家稅務(wù)總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)工作以來，會計(jì)憑證電子化進(jìn)程進(jìn)入快車道，2018年共開出電子發(fā)票50多億張。2017年，財(cái)政部啟動財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)應(yīng)用工作；2018年，海關(guān)總署推行電子海關(guān)專用繳款書試點(diǎn)，同年，廣東省、深圳市等地稅務(wù)局相繼推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票試點(diǎn)；2019年，中國鐵路總公司推行高鐵電子客票試點(diǎn)，南方航空公司推出電子行程單；2020年上半年，國家稅務(wù)總局啟動增值稅專用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作。當(dāng)前，電子商務(wù)方興未艾，電子政務(wù)正在全國加快推進(jìn)，包括發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、客票、銀行回單等在內(nèi)的會計(jì)憑證的電子化是未來發(fā)展的必然趨勢。但由于缺少全國統(tǒng)一的電子會計(jì)資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，使各單位不敢大膽使用電子發(fā)票等電子會計(jì)憑證，阻礙了電子會計(jì)憑證的實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，將有關(guān)管理方法向全國公布，使各單位可以清晰地了解電子會計(jì)憑證的管理要求，大膽簡便地接收電子會計(jì)憑證，從而將促進(jìn)電子會計(jì)憑證的實(shí)施。
四是有利于會計(jì)成本的節(jié)約。該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施將大大加快電子會計(jì)檔案電子化單套制管理進(jìn)程，使紙質(zhì)會計(jì)檔案大幅度減少，節(jié)約紙質(zhì)會計(jì)檔案傳遞、保管成本，從而大幅度節(jié)約會計(jì)成本、產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益。經(jīng)計(jì)算，一張紙質(zhì)會計(jì)憑證從接收開始，經(jīng)過報(bào)銷、入賬、歸檔，再到最后銷毀，管理成本是1.6元。如果按中國石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中石油”）一年3億張電子憑證計(jì)算，一年可節(jié)省各項(xiàng)費(fèi)用4.8億元。
五是有利于提高會計(jì)工作效率和會計(jì)信息質(zhì)量。會計(jì)憑證是基層單位進(jìn)行核算的直接依據(jù)，也是檔案管理的重要內(nèi)容。該標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，對單位外部取得的電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔作出具體規(guī)范，減少紙質(zhì)會計(jì)憑證的打印輸出環(huán)節(jié)，有利于優(yōu)化會計(jì)核算流程，從而提高會計(jì)工作效率。該標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，便于基層單位做好相關(guān)工作，提高會計(jì)信息質(zhì)量，防堵風(fēng)險(xiǎn)漏洞。
六是有利于綠色發(fā)展。習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想把綠色發(fā)展作為“五大發(fā)展理念”提出。該標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，推進(jìn)了電子會計(jì)憑證電子化單套制管理，不再需要輸出和打印紙質(zhì)檔案，可減少大量紙質(zhì)消耗，實(shí)現(xiàn)綠色發(fā)展。以中石油為例，實(shí)施會計(jì)檔案電子化單套制以來，按照會計(jì)檔案電子化比例70％測算，集團(tuán)公司每年可減少紙質(zhì)會計(jì)檔案輸出3億張，節(jié)約紙張1309噸，相當(dāng)于少砍2.2萬棵樹，每年減少碳排放約112噸。
七是將有力地促進(jìn)電子商務(wù)、電子政務(wù)的發(fā)展。電子政務(wù)、電子商務(wù)的發(fā)展需要電子會計(jì)憑證的管理。該標(biāo)準(zhǔn)的制定，將有助于推進(jìn)電子商務(wù)、電子政務(wù)加快應(yīng)用電子會計(jì)憑證，從而有力地促進(jìn)電子商務(wù)、電子政務(wù)的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
