-
- 信息無障礙
-
檔案管理
2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布通知，正式發(fā)布《檔案服務外包工作規(guī)范第4部分：檔案整理服務》等12項檔案行業(yè)標準。其中《電子會計檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）由國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務指導司會同財政部會計司牽頭制定，參與制定的有中央企業(yè)總部檔案部門、會計部門人員和會計核算系統(tǒng)軟件企業(yè)、電子檔案管理信息系統(tǒng)軟件企業(yè)開發(fā)人員。《規(guī)范》制定大量基于前期企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，依托試點成功企業(yè)，以試點過程中形成的典型經(jīng)驗為藍本編制而成，實用性和操作性強。
《規(guī)范》共17章，第1至3章為范圍、規(guī)范性引用文件和術(shù)語與定義，為標準固定內(nèi)容。第4章為管理原則，對電子會計檔案管理的總體要求、職責、工作流程、元數(shù)據(jù)要求進行了明確。第5至16章為主體。第5章首先對電子會計檔案管理的流程模型進行設計，以便從總體上把握電子會計檔案管理流程概貌。第6至13章按照電子會計檔案管理流程逐一表述電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等的要求。鑒于元數(shù)據(jù)和系統(tǒng)建設在電子會計檔案管理的重要性，第14章詳細描述了電子會計檔案元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點、元數(shù)據(jù)項及其捕獲方式。電子會計檔案管理涉及會計核算系統(tǒng)和電子會計檔案管理系統(tǒng)，第15章重點就會計核算系統(tǒng)及電子會計檔案管理系統(tǒng)的建設提出了要求。由于仍有較多中小企業(yè)仍未實施會計核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)，這些單位對如何管好電子發(fā)票檔案或電子會計檔案有較多疑問，《規(guī)范》第16章重點對未實施電子會計檔案管理信息系統(tǒng)單位電子會計檔案保存方法進行了規(guī)范，提出了兩種電子會計資料保存辦法。《規(guī)范》的正式發(fā)布，標志著電子會計檔案工作進入了一個新階段。
制定背景
一是會計檔案工作適應當前檔案工作發(fā)展趨勢的需要。隨著信息技術(shù)的深入應用，檔案工作也進入了數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，電子文件單套制歸檔管理是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容。會計檔案工作也應適應檔案工作的發(fā)展趨勢，實行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)電子會計資料和電子會計檔案管理的電子化單套制歸檔。但是如果沒有規(guī)范電子會計檔案的標準，會計檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型就只能在個別單位和個別地區(qū)實現(xiàn)，而不能在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)。制定該標準就是為了盡快實現(xiàn)會計檔案由傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)載體向電子檔案單套制和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，使會計檔案工作適應當前檔案工作發(fā)展方向和趨勢的需要。
二是滿足會計信息化工作發(fā)展的需要。隨著數(shù)字技術(shù)的深入應用，會計信息化工作正以前所未有的速度推進，信息化程度和水平大幅度提高，產(chǎn)生大量電子會計資料，給電子會計資料的歸檔提出了緊迫的要求。隨著社會的進步、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理模式越來越不能滿足各單位對多維會計檔案信息的需求，這對會計檔案的管理效率、利用方式都提出了更高需求。制定該標準正是為了促進電子會計檔案管理工作，實現(xiàn)電子會計資料的應歸盡歸，同時改變會計檔案存儲方式，滿足各單位對會計檔案信息利用的新需求，并進一步提高會計檔案工作效率。
三是進一步完善我國會計領域信息化工作標準和電子檔案管理標準體系的需要。近幾年，各行各業(yè)都在完善相關(guān)標準規(guī)范。在會計檔案工作的前端，財政部印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，對企業(yè)會計信息化工作進行了規(guī)范。此前，電子發(fā)票管理規(guī)范也相繼推出，但處于會計信息化工作后端的電子會計檔案管理工作還沒有標準規(guī)范，處于空缺的“最后一公里”。從橫向看，文書類電子檔案、產(chǎn)品類電子檔案等的管理相繼出臺標準規(guī)范，而電子會計檔案至今沒有。該標準的制定將填補這些空缺，不僅可以完善會計信息化工作標準規(guī)范體系，還將完善電子檔案管理標準規(guī)范體系。
四是轉(zhuǎn)化前期試點成果的需要。從2016年開始，國家檔案局開展電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，選定10多家單位開展電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理試點，有10家單位成功完成了試點任務，實現(xiàn)了電子會計檔案的電子化單套制管理，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了規(guī)范開展電子會計檔案的電子化單套制管理的做法。試點的目的就是為了制定標準規(guī)范進行探索、研究和試驗。該標準的制定工作可以將這些試點成果轉(zhuǎn)化為可在全國應用的標準規(guī)范。
五是完成國家下達任務的需要。電子會計資料是電子交易的重要媒介，對便利網(wǎng)上交易、節(jié)約社會資源、促進數(shù)據(jù)集成等均具有重要意義。電子會計憑證能否被法律所認可、能否被單位所接納、能否順利報銷入賬歸檔是關(guān)系電子商務高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵的“最后一公里”。國務院早在2015年5月印發(fā)的《關(guān)于大力發(fā)展電子商務加快培育經(jīng)濟動力的意見》中就明確提出，要“逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案，完善相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)章制度”。根據(jù)國務院有關(guān)要求，2015年財政部、國家檔案局修訂了《會計檔案管理辦法》，重點增加了電子會計檔案生成、管理的相關(guān)內(nèi)容，但對于如何實施電子化報銷入賬歸檔等具體操作層面的規(guī)范性問題，一直缺乏具體規(guī)定。該標準的制定，對于落實電子會計憑證的法律效力、助力國家經(jīng)濟發(fā)展具有重要作用。
出臺意義
《規(guī)范》的出臺具有重要意義，主要有以下幾個方面：
一是將有力地推進我國電子會計檔案管理工作。《規(guī)范》不僅具有規(guī)范作用，還具有巨大的引領作用。該標準的制定，為各單位在電子會計檔案管理方面提供了遵循和依據(jù)，將大幅度提高各單位實施電子會計檔案管理工作的積極性，促使各單位加大這方面的投入，大力擴大應用范圍。
二是有力地促進我國電子檔案的電子化單套制管理。電子檔案的電子化單套制管理一直是我國電子檔案管理工作中的難點。該標準的實施，可以使電子會計檔案電子化單套制在更大范圍實施，帶動更多單位進行更多類別的電子檔案電子化單套制管理。通過觀察，可帶動文書檔案、產(chǎn)品/業(yè)務檔案、項目檔案、科研檔案等的電子化單套制管理，從而有力地促進我國電子檔案的電子化單套制管理工作，促進我國檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型快速完成。
三是有力地配合電子發(fā)票等會計憑證電子化的實施。伴隨著信息技術(shù)和電子商務、電子政務的發(fā)展，自2015年年底國家稅務總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點工作以來，會計憑證電子化進程進入快車道，2018年共開出電子發(fā)票50多億張。2017年，財政部啟動財政電子票據(jù)試點應用工作；2018年，海關(guān)總署推行電子海關(guān)專用繳款書試點，同年，廣東省、深圳市等地稅務局相繼推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票試點；2019年，中國鐵路總公司推行高鐵電子客票試點，南方航空公司推出電子行程單；2020年上半年，國家稅務總局啟動增值稅專用發(fā)票電子化試點工作。當前，電子商務方興未艾，電子政務正在全國加快推進，包括發(fā)票、財政票據(jù)、客票、銀行回單等在內(nèi)的會計憑證的電子化是未來發(fā)展的必然趨勢。但由于缺少全國統(tǒng)一的電子會計資料歸檔的標準，使各單位不敢大膽使用電子發(fā)票等電子會計憑證，阻礙了電子會計憑證的實施。該標準的實施，將有關(guān)管理方法向全國公布，使各單位可以清晰地了解電子會計憑證的管理要求，大膽簡便地接收電子會計憑證，從而將促進電子會計憑證的實施。
四是有利于會計成本的節(jié)約。該標準的實施將大大加快電子會計檔案電子化單套制管理進程，使紙質(zhì)會計檔案大幅度減少，節(jié)約紙質(zhì)會計檔案傳遞、保管成本，從而大幅度節(jié)約會計成本、產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益。經(jīng)計算，一張紙質(zhì)會計憑證從接收開始，經(jīng)過報銷、入賬、歸檔，再到最后銷毀，管理成本是1.6元。如果按中國石油天然氣集團有限公司（以下簡稱“中石油”）一年3億張電子憑證計算，一年可節(jié)省各項費用4.8億元。
五是有利于提高會計工作效率和會計信息質(zhì)量。會計憑證是基層單位進行核算的直接依據(jù)，也是檔案管理的重要內(nèi)容。該標準的制定和實施，對單位外部取得的電子會計憑證報銷入賬歸檔作出具體規(guī)范，減少紙質(zhì)會計憑證的打印輸出環(huán)節(jié)，有利于優(yōu)化會計核算流程，從而提高會計工作效率。該標準的制定和實施，便于基層單位做好相關(guān)工作，提高會計信息質(zhì)量，防堵風險漏洞。
六是有利于綠色發(fā)展。習近平新時代中國特色社會主義思想把綠色發(fā)展作為“五大發(fā)展理念”提出。該標準的制定和實施，推進了電子會計憑證電子化單套制管理，不再需要輸出和打印紙質(zhì)檔案，可減少大量紙質(zhì)消耗，實現(xiàn)綠色發(fā)展。以中石油為例，實施會計檔案電子化單套制以來，按照會計檔案電子化比例70％測算，集團公司每年可減少紙質(zhì)會計檔案輸出3億張，節(jié)約紙張1309噸，相當于少砍2.2萬棵樹，每年減少碳排放約112噸。
七是將有力地促進電子商務、電子政務的發(fā)展。電子政務、電子商務的發(fā)展需要電子會計憑證的管理。該標準的制定，將有助于推進電子商務、電子政務加快應用電子會計憑證，從而有力地促進電子商務、電子政務的發(fā)展，進而促進國家經(jīng)濟的發(fā)展。
