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　　利用是發(fā)揮檔案作用、實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。利用不充分是當(dāng)前重特大事件檔案工作存在的問題之一。為此，《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）提出“要不斷提高重特大事件檔案利用效能”。持續(xù)提高重特大事件檔案利用效能是實施《通知》的重要任務(wù)。

　　有關(guān)要求

　　發(fā)生時間、發(fā)生地點都具有不確定性是重特大事件的特點，因此重特大事件檔案利用需求和特點與我們?nèi)粘n案利用服務(wù)也有很大的差別，這給檔案利用帶來了較大的難度，在重特大事件檔案利用快速響應(yīng)、跨層級跨地區(qū)跨部門調(diào)用、精準(zhǔn)提供等方面我們尚缺乏經(jīng)驗，需要進一步深入研究和探索。《通知》就不斷提高重特大事件檔案利用效能提出了4個方面的要求：一是對各級檔案主管部門提出要求，“要加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推動檔案館、檔案室協(xié)同響應(yīng)、信息互通、資源共享，在符合保密規(guī)定前提下，實現(xiàn)重特大事件檔案跨地區(qū)跨部門跨層級查詢利用”。二是對各級各類檔案館、檔案室提出要求，“要建立重特大事件檔案服務(wù)快速響應(yīng)機制和綠色通道，主動研判檔案利用需求，簡化優(yōu)化檔案利用流程，優(yōu)質(zhì)高效做好查檔服務(wù)，及時精準(zhǔn)提供相關(guān)檔案資料”。三是對重特大事件檔案資源的深度開發(fā)利用提出要求，要“整合有關(guān)部門和高等院校、科研機構(gòu)的力量，加強重特大事件檔案資源深度開發(fā)，形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例，為現(xiàn)實工作提供服務(wù)”。四是對各級檔案主管部門、檔案館、檔案室提出要求，“要明確相應(yīng)機構(gòu)和人員負責(zé)重特大事件檔案工作”。貫徹好這些要求，是《通知》實施的重要任務(wù)。

　　采取措施實現(xiàn)重特大事件檔案的跨地區(qū)跨部門跨層級查詢利用

　　重特大事件的不確定性決定了其檔案利用人員、利用內(nèi)容的不確定性。這種不確定性決定了重特大事件檔案的跨地區(qū)跨層級跨部門利用是一種常態(tài)。如新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，對非典時期檔案利用需求最迫切的是湖北省武漢市，但非典檔案主要保存在北京，武漢需要調(diào)用這些檔案存在很大難度。為了應(yīng)對這種跨地區(qū)跨層級跨部門檔案利用需求，要從以下3個方面著手加強相關(guān)工作。

　　一是加強統(tǒng)籌。即一旦重特大事件發(fā)生，對檔案調(diào)閱利用的時間要求是分秒必爭，檔案主管部門要第一時間協(xié)調(diào)指揮有關(guān)檔案館、檔案室快速響應(yīng)，統(tǒng)一行動，分析重大事件檔案利用需求，協(xié)調(diào)保存有關(guān)重特大事件檔案的檔案室、檔案館快速提供檔案，與重特大事件檔案利用部門和人員精準(zhǔn)對接，實現(xiàn)重特大事件檔案利用的跨地區(qū)跨層級跨部門快速調(diào)用，為重特大事件應(yīng)對管理部門提供更多的參考和借鑒，從而助力重特大事件應(yīng)對處置工作。

　　二是充分發(fā)揮協(xié)調(diào)機制作用。隨著《通知》的實施，各級檔案主管部門將陸續(xù)加入重特大事件工作協(xié)調(diào)機制。各級檔案主管部門在重特大事件檔案利用中要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)機制的作用，通過協(xié)調(diào)機制獲取信息，全面了解突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對進展，精準(zhǔn)識別檔案利用對象和內(nèi)容等，提高檔案利用的精準(zhǔn)度。

　　三是加強重特大事件檔案利用工作的歸口。在檔案機構(gòu)，重特大事件檔案利用涉及檔案保管、利用、檔案信息技術(shù)等部門，加上重特大事件發(fā)生具有一定的危害性，其檔案利用勢必具有很強的緊急性，在檔案利用中極易多頭指揮、多頭對接，從而造成混亂，影響重特大事件檔案利用工作效率。《通知》特別要求，“要明確相應(yīng)機構(gòu)和人員負責(zé)重特大事件檔案工作”。為此，包括檔案主管部門、檔案館、檔案室等各級檔案部門，要實行重特大事件檔案工作歸口制度，在重特大事件檔案利用過程中，由相應(yīng)的部門和人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮，加強協(xié)同，從而提高重特大事件檔案利用效能。

　　提高檔案館檔案室重特大事件檔案利用效率

　　各級檔案館、檔案室是提供檔案利用的工作場所，是重特大事件檔案利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)《通知》要求，應(yīng)做好以下幾個方面的工作。

　　一是建立快速響應(yīng)機制。緊急是重特大事件檔案利用工作的顯著特點之一。為了應(yīng)對重特大事件檔案利用緊急的需求，檔案館、檔案室除需要指定部門或人員歸口負責(zé)外，還應(yīng)建立重特大事件檔案值班制，在重特大事件發(fā)生時能夠?qū)n案利用作出快速響應(yīng)。

　　二是要主動研判需求，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。為實現(xiàn)重特大事件檔案利用的快速響應(yīng)，檔案館、檔案室應(yīng)實現(xiàn)“平戰(zhàn)結(jié)合”，在平時就做足功課。加強對重特大事件時檔案利用需求研究，梳理出參與重特大事件應(yīng)對管理的不同部門、不同人員在不同階段對不同檔案的利用需求，將各階段的有關(guān)人員對檔案利用內(nèi)容拉條掛賬，形成應(yīng)急方案。檔案館、檔案室不僅要提前準(zhǔn)備目錄，還要提前準(zhǔn)備檔案數(shù)據(jù)，工作人員提前熟悉館室藏重特大事件檔案內(nèi)容等。

　　三是簡化利用流程。為實現(xiàn)重特大事件檔案利用快速響應(yīng)，檔案館、檔案室還要簡化重特大事件檔案利用流程。如提前對重特大事件檔案進行利用審核，在符合保密規(guī)定前提下，盡可能使重特大事件檔案開放。簡化重特大事件檔案查閱審批手續(xù)，如實現(xiàn)重特大事件檔案查閱現(xiàn)場審批或盡可能簡化審批。還可以采用重特大事件檔案利用人員備案制，提前對重特大事件應(yīng)對管理部門利用檔案人員進行備案，從而簡化檔案利用時身份核驗工作。

　　四是主動送檔案信息上門。重特大事件發(fā)生后，往往需要大量人力物力投入到應(yīng)對處置工作中，應(yīng)對處置部門人力物力緊張。此時，檔案館、檔案室最好能夠主動將重特大事件檔案信息送達正在承擔(dān)或參加重特大事件應(yīng)對管理的單位和人員，從而更加快速地響應(yīng)利用需求。

　　五是用好重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫。檔案專題數(shù)據(jù)庫對于提高檔案利用效率具有獨特的作用。檔案專題數(shù)據(jù)庫檢索速度快，是手工檢索不能比擬的，可使檔案部門快速響應(yīng)重特大事件應(yīng)對處置工作對檔案緊急利用的需求。檔案專題數(shù)據(jù)庫可遠程檢索并遠程提供檔案信息利用，能滿足重特大事件應(yīng)對處置時人員活動受限和跨地區(qū)跨層級跨部門異地查檔調(diào)檔的需求。檔案專題數(shù)據(jù)庫可大幅度提高檢索檔案的準(zhǔn)確性，可滿足重特大事件應(yīng)對處置工作對高效率的檔案利用需求。因此，重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫為重特大事件檔案跨地區(qū)跨部門跨層級利用奠定了基礎(chǔ)。已經(jīng)建設(shè)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫的單位要做好利用授權(quán)，將重特大事件應(yīng)對管理部門人員納入數(shù)據(jù)庫檢索用戶。已經(jīng)著手重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)或沒有完成建設(shè)工作的單位要加緊數(shù)據(jù)充實工作。

　　做好重特大事件檔案資源深度開發(fā)利用工作

　　深度開發(fā)檔案資源是提高檔案利用效能的有效途徑。貫徹《通知》要做好以下工作。

　　一是開展案例庫建設(shè)。案例具有典型、形象、易用等特點。以重特大事件檔案信息為基礎(chǔ)，就重特大事件應(yīng)對管理的方法以案例形式予以呈現(xiàn)，是進一步發(fā)揮重特大事件檔案作用的有效措施。《通知》對重特大事件檔案資源深度開發(fā)工作重點要求就是“形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例”。為此，檔案部門要整合力量，與重特大事件應(yīng)對管理部門、高等院校、科研機構(gòu)等合作，形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例，匯總形成案例庫，為重特大事件應(yīng)對管理工作提供服務(wù)。重特大事件案例一般包括以下內(nèi)容：

　　（1）事件概述，包括時間、事件內(nèi)容、涉及范圍、事件損失等。如某化學(xué)儲罐發(fā)生爆炸，事故可概述為“某省某市某縣某鎮(zhèn)化工園區(qū)內(nèi)某化工有限公司化學(xué)儲罐發(fā)生爆炸事故，波及周邊16家企業(yè)。事故共造成78人死亡、76人重傷，640人住院治療，直接經(jīng)濟損失19.86億元。（2）事發(fā)地周邊環(huán)境，包括地理標(biāo)簽、行政級別、周邊環(huán)境、事件主體情況。（3）事件基本情況。包括事發(fā)時間、事件級別、事件類型、傷亡情況、涉事企業(yè)情況等。（4）事件演化過程。一般以時間順序，分階段將事件關(guān)鍵節(jié)點表述清楚。（5）事件特點分析。（6）可吸取的經(jīng)驗與教訓(xùn)。

　　二是開展重特大事件檔案匯編工作。編研成果可以縮短利用者獲取有用檔案信息的時間，并提高檔案利用的精準(zhǔn)度。具體做法是將重特大事件檔案按照事件進行匯編，形成匯編型檔案編研成果。重特大事件檔案匯編型編研成果一般以事件為單位，以事件發(fā)生、處置、調(diào)查、事后重建的順序編排檔案。綜合檔案館還可以按重特大事件類別進行重特大事檔案編排，形成多種類型重特大事件系列匯編成果。

　　三是開展重特大事件規(guī)律特點研究。檔案館、檔案室保存有豐富的檔案資源，對于分析重特大事件發(fā)生、發(fā)展、處置等的規(guī)律具有得天獨厚的條件。為此，要發(fā)揮好這種優(yōu)勢，利用重特大事件檔案，開展重特大事件研究，形成資政報告，為本地區(qū)本部門本單位預(yù)測、應(yīng)對、處置、事后重建等提供決策參考。如湖南省岳陽市，在新冠肺炎疫情發(fā)生后，市檔案館迅速行動，形成了7000多字的調(diào)研報告——《17年前岳陽抗擊非典回顧與啟示——對我市當(dāng)前疫情防控的一點思考》，報送市委市政府領(lǐng)導(dǎo)，為全市防控工作提供參謀服務(wù)，得到了市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。

　　為幫助廣大讀者全面了解《通知》內(nèi)容，準(zhǔn)確把握《通知》精神，深入實施好《通知》要求，從 2023 年第 1 期開始，雜志推出系列解讀文章，對《通知》進行深入細致的解讀。截至本期， 5篇文章全部刊登完畢，衷心希望這個系列解讀能夠為廣大讀者深入實施《通知》提供有力支撐。