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- 信息無障礙
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檔案管理
利用是發揮檔案作用、實現檔案價值的關鍵環節。利用不充分是當前重特大事件檔案工作存在的問題之一。為此，《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）提出“要不斷提高重特大事件檔案利用效能”。持續提高重特大事件檔案利用效能是實施《通知》的重要任務。
有關要求
發生時間、發生地點都具有不確定性是重特大事件的特點，因此重特大事件檔案利用需求和特點與我們日常檔案利用服務也有很大的差別，這給檔案利用帶來了較大的難度，在重特大事件檔案利用快速響應、跨層級跨地區跨部門調用、精準提供等方面我們尚缺乏經驗，需要進一步深入研究和探索。《通知》就不斷提高重特大事件檔案利用效能提出了4個方面的要求：一是對各級檔案主管部門提出要求，“要加強統籌協調，推動檔案館、檔案室協同響應、信息互通、資源共享，在符合保密規定前提下，實現重特大事件檔案跨地區跨部門跨層級查詢利用”。二是對各級各類檔案館、檔案室提出要求，“要建立重特大事件檔案服務快速響應機制和綠色通道，主動研判檔案利用需求，簡化優化檔案利用流程，優質高效做好查檔服務，及時精準提供相關檔案資料”。三是對重特大事件檔案資源的深度開發利用提出要求，要“整合有關部門和高等院校、科研機構的力量，加強重特大事件檔案資源深度開發，形成一批可借鑒、可復制的典型案例，為現實工作提供服務”。四是對各級檔案主管部門、檔案館、檔案室提出要求，“要明確相應機構和人員負責重特大事件檔案工作”。貫徹好這些要求，是《通知》實施的重要任務。
采取措施實現重特大事件檔案的跨地區跨部門跨層級查詢利用
重特大事件的不確定性決定了其檔案利用人員、利用內容的不確定性。這種不確定性決定了重特大事件檔案的跨地區跨層級跨部門利用是一種常態。如新冠肺炎疫情暴發初期，對非典時期檔案利用需求最迫切的是湖北省武漢市，但非典檔案主要保存在北京，武漢需要調用這些檔案存在很大難度。為了應對這種跨地區跨層級跨部門檔案利用需求，要從以下3個方面著手加強相關工作。
一是加強統籌。即一旦重特大事件發生，對檔案調閱利用的時間要求是分秒必爭，檔案主管部門要第一時間協調指揮有關檔案館、檔案室快速響應，統一行動，分析重大事件檔案利用需求，協調保存有關重特大事件檔案的檔案室、檔案館快速提供檔案，與重特大事件檔案利用部門和人員精準對接，實現重特大事件檔案利用的跨地區跨層級跨部門快速調用，為重特大事件應對管理部門提供更多的參考和借鑒，從而助力重特大事件應對處置工作。
二是充分發揮協調機制作用。隨著《通知》的實施，各級檔案主管部門將陸續加入重特大事件工作協調機制。各級檔案主管部門在重特大事件檔案利用中要充分發揮協調機制的作用，通過協調機制獲取信息，全面了解突發公共衛生事件應對進展，精準識別檔案利用對象和內容等，提高檔案利用的精準度。
三是加強重特大事件檔案利用工作的歸口。在檔案機構，重特大事件檔案利用涉及檔案保管、利用、檔案信息技術等部門，加上重特大事件發生具有一定的危害性，其檔案利用勢必具有很強的緊急性，在檔案利用中極易多頭指揮、多頭對接，從而造成混亂，影響重特大事件檔案利用工作效率。《通知》特別要求，“要明確相應機構和人員負責重特大事件檔案工作”。為此，包括檔案主管部門、檔案館、檔案室等各級檔案部門，要實行重特大事件檔案工作歸口制度，在重特大事件檔案利用過程中，由相應的部門和人員統一協調指揮，加強協同，從而提高重特大事件檔案利用效能。
提高檔案館檔案室重特大事件檔案利用效率
各級檔案館、檔案室是提供檔案利用的工作場所，是重特大事件檔案利用的關鍵環節。根據《通知》要求，應做好以下幾個方面的工作。
一是建立快速響應機制。緊急是重特大事件檔案利用工作的顯著特點之一。為了應對重特大事件檔案利用緊急的需求，檔案館、檔案室除需要指定部門或人員歸口負責外，還應建立重特大事件檔案值班制，在重特大事件發生時能夠對檔案利用作出快速響應。
二是要主動研判需求，提前做好相關準備。為實現重特大事件檔案利用的快速響應，檔案館、檔案室應實現“平戰結合”，在平時就做足功課。加強對重特大事件時檔案利用需求研究，梳理出參與重特大事件應對管理的不同部門、不同人員在不同階段對不同檔案的利用需求，將各階段的有關人員對檔案利用內容拉條掛賬，形成應急方案。檔案館、檔案室不僅要提前準備目錄，還要提前準備檔案數據，工作人員提前熟悉館室藏重特大事件檔案內容等。
三是簡化利用流程。為實現重特大事件檔案利用快速響應，檔案館、檔案室還要簡化重特大事件檔案利用流程。如提前對重特大事件檔案進行利用審核，在符合保密規定前提下，盡可能使重特大事件檔案開放。簡化重特大事件檔案查閱審批手續，如實現重特大事件檔案查閱現場審批或盡可能簡化審批。還可以采用重特大事件檔案利用人員備案制，提前對重特大事件應對管理部門利用檔案人員進行備案，從而簡化檔案利用時身份核驗工作。
四是主動送檔案信息上門。重特大事件發生后，往往需要大量人力物力投入到應對處置工作中，應對處置部門人力物力緊張。此時，檔案館、檔案室最好能夠主動將重特大事件檔案信息送達正在承擔或參加重特大事件應對管理的單位和人員，從而更加快速地響應利用需求。
五是用好重特大事件檔案數據庫。檔案專題數據庫對于提高檔案利用效率具有獨特的作用。檔案專題數據庫檢索速度快，是手工檢索不能比擬的，可使檔案部門快速響應重特大事件應對處置工作對檔案緊急利用的需求。檔案專題數據庫可遠程檢索并遠程提供檔案信息利用，能滿足重特大事件應對處置時人員活動受限和跨地區跨層級跨部門異地查檔調檔的需求。檔案專題數據庫可大幅度提高檢索檔案的準確性，可滿足重特大事件應對處置工作對高效率的檔案利用需求。因此，重特大事件檔案數據庫為重特大事件檔案跨地區跨部門跨層級利用奠定了基礎。已經建設重特大事件檔案數據庫的單位要做好利用授權，將重特大事件應對管理部門人員納入數據庫檢索用戶。已經著手重特大事件檔案數據庫建設或沒有完成建設工作的單位要加緊數據充實工作。
做好重特大事件檔案資源深度開發利用工作
深度開發檔案資源是提高檔案利用效能的有效途徑。貫徹《通知》要做好以下工作。
一是開展案例庫建設。案例具有典型、形象、易用等特點。以重特大事件檔案信息為基礎，就重特大事件應對管理的方法以案例形式予以呈現，是進一步發揮重特大事件檔案作用的有效措施。《通知》對重特大事件檔案資源深度開發工作重點要求就是“形成一批可借鑒、可復制的典型案例”。為此，檔案部門要整合力量，與重特大事件應對管理部門、高等院校、科研機構等合作，形成一批可借鑒、可復制的典型案例，匯總形成案例庫，為重特大事件應對管理工作提供服務。重特大事件案例一般包括以下內容：
（1）事件概述，包括時間、事件內容、涉及范圍、事件損失等。如某化學儲罐發生爆炸，事故可概述為“某省某市某縣某鎮化工園區內某化工有限公司化學儲罐發生爆炸事故，波及周邊16家企業。事故共造成78人死亡、76人重傷，640人住院治療，直接經濟損失19.86億元。（2）事發地周邊環境，包括地理標簽、行政級別、周邊環境、事件主體情況。（3）事件基本情況。包括事發時間、事件級別、事件類型、傷亡情況、涉事企業情況等。（4）事件演化過程。一般以時間順序，分階段將事件關鍵節點表述清楚。（5）事件特點分析。（6）可吸取的經驗與教訓。
二是開展重特大事件檔案匯編工作。編研成果可以縮短利用者獲取有用檔案信息的時間，并提高檔案利用的精準度。具體做法是將重特大事件檔案按照事件進行匯編，形成匯編型檔案編研成果。重特大事件檔案匯編型編研成果一般以事件為單位，以事件發生、處置、調查、事后重建的順序編排檔案。綜合檔案館還可以按重特大事件類別進行重特大事檔案編排，形成多種類型重特大事件系列匯編成果。
三是開展重特大事件規律特點研究。檔案館、檔案室保存有豐富的檔案資源，對于分析重特大事件發生、發展、處置等的規律具有得天獨厚的條件。為此，要發揮好這種優勢，利用重特大事件檔案，開展重特大事件研究，形成資政報告，為本地區本部門本單位預測、應對、處置、事后重建等提供決策參考。如湖南省岳陽市，在新冠肺炎疫情發生后，市檔案館迅速行動，形成了7000多字的調研報告——《17年前岳陽抗擊非典回顧與啟示——對我市當前疫情防控的一點思考》，報送市委市政府領導，為全市防控工作提供參謀服務，得到了市領導的充分肯定。
為幫助廣大讀者全面了解《通知》內容，準確把握《通知》精神，深入實施好《通知》要求，從 2023 年第 1 期開始，雜志推出系列解讀文章，對《通知》進行深入細致的解讀。截至本期， 5篇文章全部刊登完畢，衷心希望這個系列解讀能夠為廣大讀者深入實施《通知》提供有力支撐。
