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檔案管理
《電子會計檔案管理規范》是新制定的標準，是第一個推行單套制管理的檔案門類電子檔案管理方法的固化，其中一些做法是首次提出。在實施該標準時，各單位應重點把握以下內容。
01 把握有關定義和術語含義與外延
一般來說，電子檔案作為檔案管理的對象，在歸檔前一般稱其為電子文件，某一領域電子文件一般稱為“X X X電子文件”。但該標準將電子會計檔案歸檔前稱之為電子會計資料，與我們常規的命名方法不一樣。這是因為《中華人民共和國會計法》（以下簡稱《會計法》）已對歸檔前的管理對象進行了定義，統一名稱為電子會計資料。為防止會計人員誤解，該標準仍沿用《會計法》的定義，把電子會計檔案歸檔前稱為電子會計資料，定義為“單位在進行會計核算過程中通過計算機等電子設備形成、傳輸、存儲的記錄和反映單位經濟業務事項的電子形式的各種會計信息記錄”。電子會計資料包括以電子形式存在的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，財務會計報告包括企業財務會計報告、政府會計主體的財務報告和決算報告、民間非營利組織財務會計報告，以及其他會計主體的財務會計報告。
除此之外，還要準確理解會計核算系統、電子會計檔案管理信息系統兩個概念的外延，把系統從計算機軟件、軟件系統延伸到了軟件功能模塊，這也是基于當前不少單位將功能模塊嵌入相應管理系統中實現相應功能的實際。
02 把握電子會計資料形成要求
電子會計檔案管理首先要規范電子會計資料的形成。該標準對電子會計資料的形成提出了一系列要求。一是提出了電子會計資料的審簽要求，即“內部形成的電子會計資料應經過經辦、審核、審批等必要的審簽程序，內容及元數據齊全完整”。二是對電子會計資料輸出方式提出要求，即“電子會計資料應形成相應格式的獨立的電子文件進行歸檔”“內部形成的電子會計資料應按一定的時間和單元輸出歸檔電子會計資料，文件大小應便于管理和利用”“電子會計賬簿可按月、季、年等周期定期輸出歸檔電子會計賬簿，輸出周期可根據數據量大小確定”“電子財務會計報告可按會計期間輸出歸檔電子財務會計報告”。三是對電子會計資料的歸檔存儲格式提出要求，即“版式電子會計資料歸檔推薦使用OFD格式，不具備應用OFD格式條件的單位可使用PDF格式或其他符合長期保存要求的版式格式。為方便解析和統計，可同步輸出類XML描述文件歸檔。”這里特別要注意，因為對電子會計資料存儲格式進行了擴展，各單位可選擇增加XML作為歸檔格式，但不能將其作為唯一歸檔存儲格式。提出將XML作為可選歸檔格式是為了滿足有些單位對數據管理的需求，是檔案工作向數據管理工作延伸的一種方式。
03 全面了解電子會計資料來源系統
與其他電子檔案不同的是，電子會計檔案的來源系統多且復雜。因此，該標準對形成電子會計檔案的電子會計資料來源系統進行了梳理，以便為各單位策劃電子會計檔案工作提供參照，確保不遺漏應納入歸檔范圍的電子會計資料。
由于企業和機關、事業單位會計信息化存在一定差異，形成電子會計資料的系統也不同，因此標準分別給出了企業、機關和事業單位電子會計資料的來源系統。
04 準確把握電子會計資料整理要求
整理是電子檔案管理的關鍵環節。由于電子會計資料整理工作大多由會計人員承擔，要求整理方法簡潔統一，易學易用易懂，該標準對電子會計資料歸檔整理工作提出了詳細要求，各單位在實施過程中要精準把握以下要求。一是把握電子會計檔案的分類方法。由于電子會計檔案的內容與傳統紙質載體基本相同，因此，電子會計檔案的分類方法完全采用了紙質會計檔案的分類方法。二是把握電子會計資料的組件、組卷方法，這也是為了方便會計人員快速掌握。由于電子載體不會受案卷厚度的限制，因此標準提出電子會計資料組卷主要按時間結合單個電子文件存儲容量分卷。三是把握不同載體間會計資料的關聯方法。盡管該標準基本思想是基于電子文件單套制歸檔，但囿于當前實際，仍存在多種載體。為此標準要求，同一記賬憑證號的會計憑證存在不同記錄形式時，可分別按照不同記錄形式進行整理，并以元數據的方式記錄其關聯關系。如記賬憑證為電子形式、原始憑證為紙質形式時，記賬憑證按電子檔案形式整理，成為一件電子檔案；原始憑證以紙質檔案形式整理，成為一件紙質檔案。同時，在記賬憑證的相應元數據中注明其原始憑證號，在原始憑證適當位置注明其對應記賬憑證號。
05 準確把握電子會計資料歸檔移交方法
電子會計資料歸檔移交是區分管理責任的關鍵環節，該環節是否規范直接決定了會計人員和檔案人員責任是否明確，該標準對電子會計資料歸檔移交方法進行了詳細的規范。一是明確了歸檔移交時間，即經整理的電子會計資料在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應經單位檔案管理機構批準同意，但最長不超過3年。臨時保管期間，電子會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不應兼管電子會計檔案，這也是沿用的紙質檔案的歸檔移交時間要求。由于電子檔案具有共享方便的特點，提前歸檔移交不會影響會計部門的利用，這個時間要求各單位可靈活掌握。二是明確移交檢測要求。即單位檔案管理機構在接收電子會計檔案時應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）有關要求進行檢測，檢測合格后方可接收。三是明確移交時交接手續的辦理要求，即電子會計檔案移交與接收時，雙方應通過線上或線下及時辦理交接手續。可通過線上辦理交接手續是該標準的一大特點，也是電子檔案單套制歸檔的重要體現。
06 把握電子會計檔案保管要求
保管是檔案工作的重要內容，該標準對電子會計檔案的保管提出了詳細要求。與紙質檔案不同的是，電子會計檔案保管的重點內容是可讀性維護，因此要求“單位檔案管理機構應每年對電子會計檔案的可讀性進行評估，形成評估報告；如存在因系統軟、硬件或其他技術升級、更新導致電子會計檔案不可讀取的風險，應對電子會計檔案進行遷移”。
除維護其可讀性外，還要對電子會計檔案應實施在線和離線存儲。在線存儲按電子會計檔案管理系統運行要求實施。離線存儲載體應具有較好的耐久性，按優先順序依次為一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等。需要注意的是，這種離線存儲不是運維備份方式的存儲，信息組織方式要按照《電子檔案移交與接收辦法》，不能用運維備份的信息組織方式進行離線存儲，更不能用系統備份文件代替離線存儲文件。對離線存儲電子會計檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發現問題應及時采取措施。對磁性載體上的電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
07 把握電子會計檔案的鑒定及處置方法
檔案到期鑒定和處置工作專業性強，很多會計人員對此有疑問。該標準對會計檔案到期鑒定的方法進行了詳細的規范，即“電子會計檔案鑒定工作應由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、信息技術、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。標準要求，“經鑒定，仍需繼續保存的電子會計檔案，應重新劃定保管期限；經鑒定可以銷毀的電子會計檔案，按照以下程序銷毀”。銷毀方法要注意把握銷毀清單格式，由單位檔案管理機構輸出電子會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀電子會計檔案的名稱、冊數、起止年度、檔號、應保管期限、已保管期限、應銷毀時間等內容。注意把握銷毀清單簽署方法。單位負責人、檔案管理機構負責人、檔案管理機構經辦人在電子會計檔案銷毀清冊上簽署意見。注意把握銷毀方法，即“單位檔案管理機構負責組織電子會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷，銷毀完成后監銷在銷毀清單上簽字。電子會計檔案銷毀應通過物理刪除的方式進行，并進行不可恢復性驗證，銷毀清冊及記錄宜輸出紙質文件永久保存”。
08 把握系統建設要求
電子會計檔案形成和管理都離不開信息系統。堅持前端控制的原則，該標準對單位開展會計核算系統、業務系統建設時的工作提出了一系列要求。尤其是對會計核算系統、業務系統建設提出的要求，有利于各單位提前考慮歸檔要求，減少不必要的反復和重復建設。標準要求，在會計核算系統、業務系統建設時除要考慮電子會計資料存儲格式、元數據捕獲節點、電子會計資料輸出方式、生成電子會計資料歸檔時的數據包格式等要求外，還要實現會計核算系統、業務系統與電子會計檔案管理信息系統銜接。
09 把握電子會計檔案保存方法
為落實《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”要求，該標準特別是對未實施電子會計檔案管理信息系統，但通過會計核算系統進行會計核算的單位。就那些未實施電子會計檔案管理信息系統且未通過會計核算系統進行會計核算的單位電子會計檔案的管理和電子發票的保存管理方法進行了規范。該節內容尤其針對中小單位適用，其實質是采用半手工方法管理電子會計檔案或電子發票。比如所有中小企業都會收到電子發票，在《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》出臺之前，這些電子發票直接打印出黑白紙質會計資料報銷、入賬和保存，但在《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》出臺后需保存原始電子版電子發票，但這些單位普遍沒有實施電子檔案管理系統，需要采用簡易保存方式進行管理。該標準第16章正是為規范電子版電子發票簡易保存方法而提出相應的要求。
