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檔案管理
日前，國務院辦公廳印發《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），《辦法》自發布之日起實行?！掇k法》的公布實施，是深入貫徹落實黨中央、國務院關于加強數字政府建設、深化政務服務決策部署的重要舉措，為各行業各領域政務服務電子文件從形成辦理到歸檔管理的全流程電子化提供了業務路徑和操作步驟，具有很強的指導性，對促進檔案事業轉型發展高質量發展產生重要推動作用。
深刻認識《辦法》重要意義
《辦法》的出臺是落實黨中央、國務院重大戰略決策部署的有力舉措。黨的十八大以來，黨中央、國務院在多個重要文件中強調信息化和數字化建設，先后發布《數字中國建設整體布局規劃》《國務院關于加強數字政府建設的指導意見》等文件，提出實施“數字中國”戰略，加快推進“數字政府”建設，從頂層設計高度作出整體布局，政務服務領域出臺制度規范勢在必行。
《辦法》的出臺是貫徹落實習近平總書記重要批示精神的有力舉措。習近平總書記高度重視檔案工作，提出檔案工作“三個走向”的重要論述和檔案工作要做到“四個好”“兩個服務”的重要批示，為檔案事業發展和信息化建設指明方向?！掇k法》要求建設滿足需要的信息化基礎設施、應用系統，做好政務服務電子文件形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案的保管、利用、移交，建設檔案信息化基礎設施，加強不同類型電子文件歸檔管理，持續擴大檔案資源收集面，不斷優化檔案資源結構，推動檔案更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾。
《辦法》的出臺是貫徹落實檔案法要求、推進檔案法制建設的有力舉措。檔案法對電子檔案的法律地位作出了明確規定，要求電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規，明確了電子檔案的要素要件。規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，給予電子檔案法律地位?！掇k法》參照檔案法相關規定，明確了政務服務事項電子文件的要素要件、歸檔范圍、工作流程、歸檔格式等要求，為政務服務機構在規范開展電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供重要法制遵循。
《辦法》著力解決管理上職責不清、要求不明及缺乏操作流程、無法支撐全流程電子化和單套歸檔等難點問題，為全面提升政務服務規范化便利化水平，促進跨地區、跨部門、跨層級政務服務電子文件與電子檔案規范、協同和一體化管理，推動檔案信息化建設更好融入數字政府發展戰略提供了有力支撐。
工作過程
檔案法規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”，以法律形式明確了電子檔案的法律地位，《國務院關于在線政務服務的若干規定》以行政法規形式為政務服務電子文件單套歸檔管理提供重要遵循。檔案部門適應新形勢新變化新要求，積極探索相關領域電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理工作實踐。2020年，國家檔案局會同國家電子文件管理部際聯席會議辦公室、國務院辦公廳電子政務辦公室開展了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作，其中政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理工作取得很好的效果，形成許多制度規范，為編制《辦法》打下堅實業務基礎。2021年，國家檔案局與國務院辦公廳電子政務辦公室，啟動《辦法》制定工作。2022年，形成了《辦法（征求意見稿）》并在中央和國家機關各部委檔案部門及各級政務服務部門、大數據部門和全國各檔案局等單位征求意見并修改，最終形成《辦法》。起草工作聚焦政務服務電子文件管理工作中存在的實際問題，從機制和流程角度入手，提出政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的要求，重點解決制約政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作中的瓶頸問題，推動實現政務服務電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，解決政務服務中電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，推動政務服務和檔案工作效能提升。
框架結構
《辦法》共有十八條。第一、二條闡明了目的意義、適用范圍和定義。第三、四、五條是工作原則、法律效力、機構職責。第六條至第十五條針對歸檔范圍和保管期限、歸檔整理、加密管理、歸檔格式、“四性”檢測、安全管理、移交接收、共享利用、監督檢查、涉密管理等方面提出了規范依據、管理規定和業務要求。第十六條至第十八條為解釋和生效日期等。
法規遵從
《辦法》起草時，注重同現有法律法規和規章規范的銜接，尤其是政務服務方面和檔案方面的法律法規。一是政務服務定義，引用《政務服務評價工作指南》（GB/T 39735—2020）政務服務定義“政府部門及其授權或委托的其他組織行使行政權力、履行公共服務職責過程中提供的服務”等表述改寫。二是政務服務辦理系統定義，參考《政務服務評價工作指南》（GB/T 39735—2020）政務服務平臺定義“有政府及其授權或委托的、提供政務服務的法定組織”、《政務信息系統定義和范圍》（GB/T 40692—2021）“政務信息系統是由政務部門建設、運行或使用的，用于支持政務部門工作或履行其職能的各類信息系統?！钡缺硎龈膶?。三是政務服務電子文件定義，引用《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》電子文件定義“形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式”“由內容、結構、背景等組成”等表述改寫。四是政務服務電子檔案定義，引用檔案法“對國家和社會具有保存價值”、《國務院關于在線服務的若干規定》“政務服務電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”表述改寫。在其他條款內容上，也充分參照政務和檔案業務規范及網絡安全、數據安全、保密管理、密碼管理等有關法律法規指導編制。
主要內容解讀
《辦法》對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理中的重點業務提出了要求。
1.健全了政務服務電子文件歸檔管理的體制機制
《辦法》規定，國家檔案局、國務院辦公廳負責統籌協調全國政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規章制度和業務規范。政務服務業務工作涉及面廣、業務類型繁多、過程性材料多，要規范開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理業務，需要政務服務和檔案部門最高主管部門建立牽頭負責、統籌協調、監督指導各級政務服務機構、各級檔案主管部門、各級檔案館合力協作的工作機制，進而保障政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理全流程電子化。
2.明確了相關管理機構的職能職責
《辦法》規定，各級檔案主管部門負責監督和指導本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審核政務服務電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，會同有關部門研究制定相關規章制度和標準規范。各級政務服務機構負責各自職責范圍內的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，推動政務服務辦理系統完善歸檔功能，推進電子檔案管理信息系統建設，做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用、移交等工作。各級檔案館應當明確提出政務服務電子檔案移交進館要求，建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統，做好政務服務電子檔案規范接收、長久保存和共享利用。
3.規定了政務服務和檔案業務全流程的重點
一是政務服務系統要有歸檔功能?！掇k法》要求各級政務服務機構負責，應當推動完善政務服務辦理系統歸檔功能，在新建、改建、擴建政務服務業務系統時就要同步考慮檔案需求，將檔案部門人員納入，建設歸檔功能。二是要推進政務服務機構電子檔案管理信息系統建設?！掇k法》要求推進電子檔案管理信息系統建設，主體是政務服務機構，落實在機關檔案部門，關鍵是建設電子檔案管理信息系統。電子檔案管理信息系統是面向機關各類型歸檔電子文件的綜合管理系統，政務服務類電子文件是其中一種?？稍诂F有電子檔案管理信息系統基礎上，根據政務服務電子文件管理要求進行擴展，避免重復建設。三是要實現全過程電子化。全過程指政務服務電子文件形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案保管、利用、移交等業務工作全過程，滿足來源可靠、程序規范、要素合規的政務服務電子文件，可以以電子形式歸檔并行檔案部門移交。四是擴大政務服務歸檔范圍。將政務服務機構行政權力清單、責任清單、公共服務目錄及政務服務辦理全過程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等納入歸檔范圍，保證了政務服務電子文件應歸盡歸。五是強調政務服務電子文件和電子檔案的歸屬流向，要求按照國家有關規定向檔案館移交，強調了檔案館接收、保管檔案的地位。六是要求開展“四性”檢測。明確政務服務機構檔案部門要對接收的政務服務電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，檢測工作依據國家有關規定，即《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）。
4.強調了各級檔案主管部門的監督檢查權
《辦法》強調，各級檔案主管部門可以依據有關法律、行政法規對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查，對發現的問題督促有關單位及時整改。監督檢查是檔案宏觀業務指導的有效手段，各級檔案部門從以下方面做好監督檢查，一要強化法律意識，依法履行職責，承擔起法律、法規賦予的工作指導權、監督權，對業務管轄范圍內各單位有關工作開展定期監督指導。二要抓好業務重點，對工作機制建設、“三合一”制度落實、信息化基礎設施、歸檔電子文件數據組成、歸檔格式、“四性”檢測、長久保存、共享利用等業務重點進行檢查。三要體現法律、行政法規剛性，對存在未按照規定歸檔政務服務電子文件的單位，要督促其限期整改，把指導規范要求落在實處。四是要會同政務服務部門一同開展政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理工作聯合審查，積極爭取將相關工作納入監管評價。
下一步，國家檔案局將持續加強《辦法》宣貫，推出系列解讀文章，加快推動要求落地，不斷完善各項管理措施，健全監督評價體系，加快推進政務服務電子文件歸檔管理全流程工作走向深入。
