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- 信息無障礙
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檔案管理
中共中央、國務(wù)院《關(guān)于構(gòu)建數(shù)據(jù)基礎(chǔ)制度更好發(fā)揮數(shù)據(jù)要素作用的意見》指出，數(shù)據(jù)作為新型生產(chǎn)要素，是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的基礎(chǔ)，已快速融入生產(chǎn)、分配、流通、消費(fèi)和社會(huì)服務(wù)管理等各環(huán)節(jié)，深刻改變著生產(chǎn)方式、生活方式和社會(huì)治理方式。
電子檔案是數(shù)字時(shí)代治國理政、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、社會(huì)治理和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的重要戰(zhàn)略信息資源和數(shù)據(jù)生產(chǎn)要素。電子檔案管理是為了有效開發(fā)、利用和保存檔案數(shù)據(jù)資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，綜合運(yùn)用多學(xué)科專業(yè)知識(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的實(shí)踐活動(dòng)。電子檔案管理如何全面融入網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國和數(shù)字中國建設(shè)進(jìn)程，全方位落實(shí)國家數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，有效激活檔案數(shù)據(jù)要素潛能，為做強(qiáng)做優(yōu)做大數(shù)字經(jīng)濟(jì)、加快數(shù)字社會(huì)建設(shè)步伐、提高數(shù)字政府建設(shè)水平、營造良好數(shù)字生態(tài)貢獻(xiàn)力量，成為擺在檔案行業(yè)面前的一項(xiàng)重大時(shí)代課題。
近年來，電子檔案管理在理論研究、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和實(shí)踐領(lǐng)域取得了巨大成績。但不容忽視的是，電子檔案管理在理論和實(shí)踐中還存在電子形式與傳統(tǒng)載體形式檔案管理融合不夠、理論成果與實(shí)踐要求銜接不暢等問題。電子檔案管理體系構(gòu)建過程中還存在術(shù)語概念不夠科學(xué)、理論根基不夠深厚、管理流程不夠清晰、工作內(nèi)容不夠健全、技術(shù)應(yīng)用不夠先進(jìn)等客觀障礙，迫切需要從整體上審視和研究電子檔案管理，通過重新定義和梳理電子檔案概念與分類、夯實(shí)拓展電子檔案管理理論基礎(chǔ)、重新塑造電子檔案管理工作流程、創(chuàng)新電子檔案管理要求等做法，加快構(gòu)建符合時(shí)代化、本土化要求的新時(shí)代電子檔案管理體系。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要建立科學(xué)的電子檔案概念
目前電子檔案比較常見的定義方式是先定義電子文件，再依托電子文件對(duì)電子檔案作出定義。《電子檔案管理基本術(shù)語》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》均采用這種方式。
這種做法存在明顯缺陷：一方面，縮小了電子檔案范圍，也使電子檔案管理局限于電子文件管理領(lǐng)域的理論和實(shí)踐發(fā)展；另一方面，也不符合電子文件、電子數(shù)據(jù)、電子檔案管理實(shí)際，給檔案部門準(zhǔn)確界定職責(zé)任務(wù)、開展電子檔案管理帶來不便。建議從以下5個(gè)方面定位并確定電子檔案概念。
第一，電子檔案是檔案的一種類型，是組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，以電子形式呈現(xiàn)的檔案類型。電子檔案具備檔案的基本屬性，這是電子檔案區(qū)別于電子數(shù)據(jù)、電子文件等其他信息記錄的重要標(biāo)志。
第二，電子檔案是一種信息記錄，是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示的數(shù)字信息。這是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)、實(shí)物等其他傳統(tǒng)載體類型檔案的重要特征，也是電子檔案與電子數(shù)據(jù)、電子文件等其他信息記錄的共同點(diǎn)。
第三，電子檔案是履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過程中產(chǎn)生的，電子檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)反映法定職責(zé)履行或者事務(wù)處理的過程和結(jié)果。
第四，電子檔案是通過計(jì)算機(jī)、數(shù)字照相設(shè)備、數(shù)字?jǐn)z像設(shè)備、數(shù)字傳感器等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的，無法脫離設(shè)備獨(dú)立形成或進(jìn)行管理。
第五，電子檔案不以是否完成歸檔作為判定依據(jù)，歸檔不是電子檔案構(gòu)成要件。信息記錄達(dá)到法定條件時(shí)應(yīng)當(dāng)即時(shí)納入電子檔案管理范疇并作為電子檔案進(jìn)行管理。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要深化電子檔案管理思路
電子檔案管理有兩個(gè)最為顯著的特點(diǎn)。
一是廣泛運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。隨著全球數(shù)字化發(fā)展不斷提速，數(shù)字技術(shù)正以新理念、新業(yè)態(tài)、新模式全面融入人類經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明建設(shè)各領(lǐng)域和全過程。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等信息化技術(shù)迅速演進(jìn)，尤其是以ChatGPT、文心一言等為代表的基于人工智能技術(shù)大型語言模型而取得的重大技術(shù)突破，為電子檔案管理提供了更為先進(jìn)的管理思路和技術(shù)手段，同時(shí)也提出了更高要求。電子檔案的信息屬性要求必須充分依托、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展相關(guān)管理活動(dòng)，信息技術(shù)的應(yīng)用程度是電子檔案管理水平的重要標(biāo)志。
二是深度融合多學(xué)科專業(yè)知識(shí)。檔案學(xué)是以檔案現(xiàn)象為研究對(duì)象，以揭示檔案現(xiàn)象的本質(zhì)和規(guī)律為目標(biāo)的一門綜合性學(xué)科。同傳統(tǒng)載體檔案管理相比，電子檔案管理需要高度融合檔案管理（RM）、數(shù)據(jù)治理（DG）、信息管理（IM）、知識(shí)管理（KM）等相關(guān)領(lǐng)域管理思路和方法，綜合運(yùn)用檔案學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等學(xué)科專業(yè)知識(shí)，積極構(gòu)建理論實(shí)踐相互支撐、國際國內(nèi)有效銜接、傳統(tǒng)現(xiàn)代有機(jī)融合的發(fā)展格局。跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域既是電子檔案管理的特色，又是做好電子檔案管理工作、構(gòu)建新時(shí)代電子檔案管理體系的行動(dòng)密碼。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要重構(gòu)電子檔案管理總體框架
文件、檔案管理領(lǐng)域存在“大文件觀”“大檔案觀”兩種比較典型的觀點(diǎn)。其中，基于“大文件觀”建立的“電子文件管理體系”是目前有關(guān)電子文件、電子檔案管理比較通行的體系框架，其基本特點(diǎn)為以文件管理為立足點(diǎn)、以國際電子檔案管理流程為主線、以電子檔案前端控制為重點(diǎn)，是一種發(fā)展比較充分的理論實(shí)踐體系。
就電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求而言，需要建立從“大檔案觀”視角出發(fā)的“電子檔案管理體系”，通過重新界定對(duì)象范圍、重新塑造檔案管理流程、重新梳理管理要求，在充分繼承“大文件觀”合理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，構(gòu)建以檔案管理為立足點(diǎn)，以經(jīng)典檔案管理流程為主線，以電子檔案全程管理為重點(diǎn)的電子檔案管理體系框架，為電子檔案管理提供更為適用的理論和工作框架。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要推動(dòng)DIKW在檔案管理中的體系化應(yīng)用
DIKW模型是信息管理、知識(shí)管理領(lǐng)域最基本的模型，也是電子檔案管理不斷升級(jí)發(fā)展的科學(xué)路徑。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要以電子檔案管理流程和要求為明線，以數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)及智慧管理的內(nèi)容和要求為暗線，實(shí)現(xiàn)DIKW在檔案管理中的全方位、整體性應(yīng)用。比如，在電子檔案管理理論、管理方法、治理技術(shù)等方面引入數(shù)據(jù)治理內(nèi)容；在電子檔案信息服務(wù)方面引入信息管理內(nèi)容；在電子檔案知識(shí)服務(wù)、知識(shí)庫建設(shè)、知識(shí)圖譜構(gòu)建等方面引入知識(shí)管理內(nèi)容；在智慧檔案館（室）建設(shè)、智慧鑒定方法、電子檔案分析與挖掘等方面引入智慧管理內(nèi)容等，將DIKW體系全面應(yīng)用于檔案管理，豐富和拓寬電子檔案管理內(nèi)涵，也為電子檔案管理實(shí)現(xiàn)層次性躍遷提供方向路徑。
構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理內(nèi)容的系統(tǒng)性創(chuàng)新
目前，電子檔案管理主要沿襲電子文件管理的相關(guān)內(nèi)容。
一方面，電子檔案管理存在與傳統(tǒng)載體檔案管理理論要求割裂的情況；另一方面，電子檔案管理存在理論與實(shí)踐割裂的情況，形成國外、國內(nèi)兩張皮，理論、實(shí)踐“兩張皮”的現(xiàn)象。構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系，需要從以下幾個(gè)方面對(duì)電子檔案管理要求進(jìn)行創(chuàng)新：重新定義電子檔案和分類方法，重新塑造電子檔案形成、開發(fā)等工作流程，拓展電子檔案管理理論基礎(chǔ)，構(gòu)建電子檔案管理體系模型，在電子檔案管理模式、電子檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)、電子檔案收集方法、電子檔案分類原則、電子檔案整理思路、電子檔案鑒定方法等方面進(jìn)行創(chuàng)新，理順電子檔案管理理論建設(shè)與實(shí)踐要求、國際經(jīng)驗(yàn)與國內(nèi)實(shí)踐、傳統(tǒng)做法與現(xiàn)代技術(shù)之間的關(guān)系，完成電子檔案管理內(nèi)容的時(shí)代化、本土化改造。
2022年4月25日，習(xí)近平總書記在中國人民大學(xué)考察時(shí)強(qiáng)調(diào)指出：“加快構(gòu)建中國特色哲學(xué)社會(huì)科學(xué)，歸根結(jié)底是建構(gòu)中國自主的知識(shí)體系。”總書記關(guān)于哲學(xué)社會(huì)科學(xué)的重要講話精神，不僅為我國發(fā)展哲學(xué)社會(huì)科學(xué)發(fā)展定向領(lǐng)航，更為加快推進(jìn)各門類專業(yè)學(xué)科發(fā)展，建構(gòu)中國自主的知識(shí)體系指明了前進(jìn)方向、提供了根本遵循。
加快構(gòu)建和完善新時(shí)代電子檔案管理體系的過程同樣也是建立健全新時(shí)代電子檔案管理自主知識(shí)體系的過程。這是電子檔案能否在數(shù)字時(shí)代切實(shí)承擔(dān)起治國理政、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、社會(huì)治理、歷史傳承的重要工具和載體功能，是充分發(fā)揮國家重要戰(zhàn)略信息資源和數(shù)據(jù)生產(chǎn)要素價(jià)值的關(guān)鍵，也是新時(shí)代全體檔案人不可推卸的歷史使命和責(zé)任擔(dān)當(dāng)。
