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　　中共中央、國務院《關于構建數據基礎制度更好發揮數據要素作用的意見》指出，數據作為新型生產要素，是數字化、網絡化、智能化的基礎，已快速融入生產、分配、流通、消費和社會服務管理等各環節，深刻改變著生產方式、生活方式和社會治理方式。

　　電子檔案是數字時代治國理政、經濟運行、社會治理和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的重要戰略信息資源和數據生產要素。電子檔案管理是為了有效開發、利用和保存檔案數據資源，以現代信息技術為手段，綜合運用多學科專業知識，對電子檔案進行計劃、組織、領導和控制的實踐活動。電子檔案管理如何全面融入網絡強國和數字中國建設進程，全方位落實國家數據發展戰略，有效激活檔案數據要素潛能，為做強做優做大數字經濟、加快數字社會建設步伐、提高數字政府建設水平、營造良好數字生態貢獻力量，成為擺在檔案行業面前的一項重大時代課題。

　　近年來，電子檔案管理在理論研究、標準規范建設和實踐領域取得了巨大成績。但不容忽視的是，電子檔案管理在理論和實踐中還存在電子形式與傳統載體形式檔案管理融合不夠、理論成果與實踐要求銜接不暢等問題。電子檔案管理體系構建過程中還存在術語概念不夠科學、理論根基不夠深厚、管理流程不夠清晰、工作內容不夠健全、技術應用不夠先進等客觀障礙，迫切需要從整體上審視和研究電子檔案管理，通過重新定義和梳理電子檔案概念與分類、夯實拓展電子檔案管理理論基礎、重新塑造電子檔案管理工作流程、創新電子檔案管理要求等做法，加快構建符合時代化、本土化要求的新時代電子檔案管理體系。

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要建立科學的電子檔案概念

　　目前電子檔案比較常見的定義方式是先定義電子文件，再依托電子文件對電子檔案作出定義。《電子檔案管理基本術語》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》均采用這種方式。

　　這種做法存在明顯缺陷：一方面，縮小了電子檔案范圍，也使電子檔案管理局限于電子文件管理領域的理論和實踐發展；另一方面，也不符合電子文件、電子數據、電子檔案管理實際，給檔案部門準確界定職責任務、開展電子檔案管理帶來不便。建議從以下5個方面定位并確定電子檔案概念。

　　第一，電子檔案是檔案的一種類型，是組織機構或個人在社會活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的，以電子形式呈現的檔案類型。電子檔案具備檔案的基本屬性，這是電子檔案區別于電子數據、電子文件等其他信息記錄的重要標志。

　　第二，電子檔案是一種信息記錄，是以二進制數字代碼記錄和表示的數字信息。這是電子檔案區別于紙質、實物等其他傳統載體類型檔案的重要特征，也是電子檔案與電子數據、電子文件等其他信息記錄的共同點。

　　第三，電子檔案是履行法定職責或者處理事務過程中產生的，電子檔案的內容應當反映法定職責履行或者事務處理的過程和結果。

　　第四，電子檔案是通過計算機、數字照相設備、數字攝像設備、數字傳感器等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的，無法脫離設備獨立形成或進行管理。

　　第五，電子檔案不以是否完成歸檔作為判定依據，歸檔不是電子檔案構成要件。信息記錄達到法定條件時應當即時納入電子檔案管理范疇并作為電子檔案進行管理?！　?/p>

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要深化電子檔案管理思路

　　電子檔案管理有兩個最為顯著的特點。

　　一是廣泛運用現代信息技術。隨著全球數字化發展不斷提速，數字技術正以新理念、新業態、新模式全面融入人類經濟、政治、文化、社會、生態文明建設各領域和全過程。云計算、大數據、物聯網、工業互聯網、區塊鏈、人工智能、虛擬現實和增強現實等信息化技術迅速演進，尤其是以ChatGPT、文心一言等為代表的基于人工智能技術大型語言模型而取得的重大技術突破，為電子檔案管理提供了更為先進的管理思路和技術手段，同時也提出了更高要求。電子檔案的信息屬性要求必須充分依托、運用現代信息技術開展相關管理活動，信息技術的應用程度是電子檔案管理水平的重要標志。

　　二是深度融合多學科專業知識。檔案學是以檔案現象為研究對象，以揭示檔案現象的本質和規律為目標的一門綜合性學科。同傳統載體檔案管理相比，電子檔案管理需要高度融合檔案管理（RM）、數據治理（DG）、信息管理（IM）、知識管理（KM）等相關領域管理思路和方法，綜合運用檔案學、管理學、法學、信息技術、計算機科學等學科專業知識，積極構建理論實踐相互支撐、國際國內有效銜接、傳統現代有機融合的發展格局?？鐚W科、跨專業、跨領域既是電子檔案管理的特色，又是做好電子檔案管理工作、構建新時代電子檔案管理體系的行動密碼?！　?/p>

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要重構電子檔案管理總體框架

　　文件、檔案管理領域存在“大文件觀”“大檔案觀”兩種比較典型的觀點。其中，基于“大文件觀”建立的“電子文件管理體系”是目前有關電子文件、電子檔案管理比較通行的體系框架，其基本特點為以文件管理為立足點、以國際電子檔案管理流程為主線、以電子檔案前端控制為重點，是一種發展比較充分的理論實踐體系。

　　就電子檔案管理的現實要求而言，需要建立從“大檔案觀”視角出發的“電子檔案管理體系”，通過重新界定對象范圍、重新塑造檔案管理流程、重新梳理管理要求，在充分繼承“大文件觀”合理內容的基礎上，構建以檔案管理為立足點，以經典檔案管理流程為主線，以電子檔案全程管理為重點的電子檔案管理體系框架，為電子檔案管理提供更為適用的理論和工作框架。　　

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要推動DIKW在檔案管理中的體系化應用

　　DIKW模型是信息管理、知識管理領域最基本的模型，也是電子檔案管理不斷升級發展的科學路徑。

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要以電子檔案管理流程和要求為明線，以數據、信息、知識及智慧管理的內容和要求為暗線，實現DIKW在檔案管理中的全方位、整體性應用。比如，在電子檔案管理理論、管理方法、治理技術等方面引入數據治理內容；在電子檔案信息服務方面引入信息管理內容；在電子檔案知識服務、知識庫建設、知識圖譜構建等方面引入知識管理內容；在智慧檔案館（室）建設、智慧鑒定方法、電子檔案分析與挖掘等方面引入智慧管理內容等，將DIKW體系全面應用于檔案管理，豐富和拓寬電子檔案管理內涵，也為電子檔案管理實現層次性躍遷提供方向路徑。　　

　　構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要實現電子檔案管理內容的系統性創新

　　目前，電子檔案管理主要沿襲電子文件管理的相關內容。

　　一方面，電子檔案管理存在與傳統載體檔案管理理論要求割裂的情況；另一方面，電子檔案管理存在理論與實踐割裂的情況，形成國外、國內兩張皮，理論、實踐“兩張皮”的現象。構建和完善新時代電子檔案管理體系，需要從以下幾個方面對電子檔案管理要求進行創新：重新定義電子檔案和分類方法，重新塑造電子檔案形成、開發等工作流程，拓展電子檔案管理理論基礎，構建電子檔案管理體系模型，在電子檔案管理模式、電子檔案管理系統功能架構、電子檔案收集方法、電子檔案分類原則、電子檔案整理思路、電子檔案鑒定方法等方面進行創新，理順電子檔案管理理論建設與實踐要求、國際經驗與國內實踐、傳統做法與現代技術之間的關系，完成電子檔案管理內容的時代化、本土化改造。

　　2022年4月25日，習近平總書記在中國人民大學考察時強調指出：“加快構建中國特色哲學社會科學，歸根結底是建構中國自主的知識體系。”總書記關于哲學社會科學的重要講話精神，不僅為我國發展哲學社會科學發展定向領航，更為加快推進各門類專業學科發展，建構中國自主的知識體系指明了前進方向、提供了根本遵循。

　　加快構建和完善新時代電子檔案管理體系的過程同樣也是建立健全新時代電子檔案管理自主知識體系的過程。這是電子檔案能否在數字時代切實承擔起治國理政、經濟運行、社會治理、歷史傳承的重要工具和載體功能，是充分發揮國家重要戰略信息資源和數據生產要素價值的關鍵，也是新時代全體檔案人不可推卸的歷史使命和責任擔當。