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檔案管理
電子文件雙套歸檔是中國特色歸檔制度的一個重要內容和表現形式。作為數字化轉型時期的一種制度設計，雙套歸檔具有明顯的過渡性特點。在電子文件歸檔走向單套制的過程中，雙套歸檔的制度設計顯得越來越不合時宜，需要不斷被改善修正并最終廢止。近年來檔案界常把雙套歸檔這一過渡性的制度看作阻礙電子文件單套歸檔的絆腳石，但事實上這一制度設計正是通向更好制度的階梯或橋梁，具有不可磨滅的歷史貢獻與創新發展的內在邏輯。
助推電子文件納入檔案資源體系并使之逐步成為主流
檔案資源的齊全完整是檔案工作和檔案事業賴以生存和發展的基本前提。在數字化轉型時期，電子文件和紙質文件的長期共存互動是擺在檔案工作者面前的客觀事實。電子文件雙套歸檔是尊重這一客觀事實并以保障檔案資源的齊全完整和安全可靠為目標取向的制度設計，它推動了電子文件納入檔案資源體系并使之逐步成為主流。
第一，為電子文件爭取了歸檔權。人們起初對待電子文件的態度遠比不上雙套歸檔那么“友好”，據馮惠玲教授的觀察和研究，早期的電子文件并沒有獲得歸檔的權利與資格。通常的做法是把紙質文件歸檔保存，而電子文件由形成者自行處置；或是將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件獲得了“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。人們只把電子文件看成紙質文件的副本，并沒有賦予它“檔案”身份，即使在無紙條件下形成的電子文件，在轉化為檔案時也必須將其紙質化，才能賦予它原始記錄性這種檔案所應具備的基本特性。只因為電子文件具有便于檢索、傳輸等優點，才將其作為檔案副本保存，由此而引發雙套管理。但這種雙套管理并不是以雙套歸檔為前提的，電子文件并沒有被納入歸檔對象的范圍。因而雙套歸檔的制度設計事實上可以看作是爭取電子文件歸檔權的初步嘗試，這對電子文件而言無疑是一個極大的利好，具有開創性的里程碑意義。
第二，為電子檔案爭取了檔案身份。有了電子文件歸檔，自然就有了歸檔之后的電子檔案。雖然從學理上說，歸檔并非文件自身運動的必然要求，歸檔也并非檔案之所以為檔案的根本，但從我國文件與檔案管理的事實邏輯來看，歸檔是有意保存檔案的主體行為，因為有了歸檔，所以才有了制度所針對的管理意義上的檔案。從這個意義上說，電子文件是否能夠爭取到歸檔權而被納入歸檔范圍，是電子文件能否取得檔案身份而轉化為電子檔案的關鍵。雙套歸檔的初衷本是依賴紙質載體來消除人們對電子載體的不信任，但恰是這種對紙質的“偏愛”賦予了電子檔案的檔案身份，并從管理和制度的層面給予確認，使電子檔案獲得了產生和發展的機會。
第三，為電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理創造了條件。隨著數字化轉型進程的不斷推進，電子文件雙套歸檔的弊端逐漸暴露，單套歸檔的呼聲逐漸升溫，這是完全符合預期的正?，F象。電子文件雙套歸檔作為過渡性的制度設計，本來就預設了順應形勢發展的調整空間。我們在多年推行并不斷修正完善雙套制的過程中，不僅發現其不足，更看到了它為電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理創造條件的歷史貢獻與內在邏輯。其一，電子文件雙套歸檔本就以承認自身不成熟、不規范和非最終目標為前提，因而預設了向成熟、規范和最優制度過渡的可能性；其二，它為每一個發展階段提供了當下可選擇的、并非“最優”但卻是“次優”而穩妥的電子文件歸檔方式，使具有中國特色的歸檔工作和歸檔制度避免出現漏項和空檔；其三，在我國三段式文件檔案管理體制下，電子文件雙套歸檔不能一蹴而就，正是有了雙套歸檔我們才有底氣進行各種單套歸檔的試點，為單套歸檔方向和路徑的探索免去“后顧之憂”。
保障檔案整體安全并為電子檔案安全體系的建立預留時間和空間
檔案資源的長期安全保存，是檔案工作的底線，也是采用雙套制將電子文件打印歸檔的初衷，但人們對雙套制的依賴形成了思維惰性，認為“電子檔案是否能夠長期保存不重要，只要其紙質或縮微膠卷版本可以長久保存就可以了”，這也成為當下反對雙套制的重要原因，即以安全為“借口”而表現出對單套制的過于謹慎和擔憂。然而，結合我國特殊的三段式管理體制可以發現，雙套制是歷史和制度雙重因素疊加的必然，促使我們有足夠的“安全借口”來長期實行雙套制。從歷史角度出發對雙套制的理解是階段性的，因為技術的局限總有盡時，但從我國管理體制與歸檔制度的角度出發，則會對雙套制有更為全面理性的認識。
第一，我國的檔案管理體系網絡龐大健全，易牽一發而動全身，這是對單套制整體審慎的重要原因。在我國集中統一管理的檔案管理原則下，形成了從中央到地方的“以屬地管理為主、以行業系統管理為輔”的檔案管理體系與工作格局。集中統一管理不僅要求站在全局角度統籌規劃、決策部署，而且要求檔案部門承擔檔案資源整體完整安全的重任。相比分散制國家，這種整體安全觀迫使檔案部門尋求穩妥方案，我們所看到的部分地區或行業的信息化領先，不足以消除整體安全的隱患。
第二，在三段式文件檔案管理體制之下，我國建立起以“業務部門—檔案室—檔案館”為階段、以“歸檔”和“移交”為界線的制度流。文件歸檔作為我國檔案管理的邏輯起點，是檔案資源和各項管理要素的集合點，這種制度特色意味著我們在電子檔案管理中，相比其他國家面臨更多的時空壓力。我國的檔案資源集中始于文件歸檔，而國外一般以移交進館為管理起點，如我們所熟知的美國備忘錄、澳大利亞數字連續性計劃等，對于“無紙收藏”的規定都是面向檔案館階段的。一方面，面向移交的戰略部署可以以數十年的進館期限為基礎，賦予其從容與勇氣去嘗試、驗證、調整；而我國的歸檔普遍要求在文件形成后的第二年上半年完成，電子文件歸檔甚至提前為隨辦隨歸，這種時間上的“局促”要求我們關照“眼下”的安全可靠。另一方面，以機構為依托的文件歸檔在專業能力和基礎設施方面都有一定局限，而以檔案館為依托的移交則有更充分的條件，實施單套制有更多的空間。
由此，我國特殊的檔案管理體制決定了我們需要更多的時間與空間，才能為電子檔案資源體系建設構筑足夠堅實的安全屏障。而雙套制的實施正為我們推行成熟的單套制預留了更多的時間，為試點的創新探索爭取了更多的試錯空間，使我國檔案數字化轉型之路走得更穩。
回應數字化轉型時期人民群眾的多元化需求并使之走向便利化
雙套制本就是數字化轉型時期的過渡舉措，只是這一舉措在漫長的數字化轉型之中顯現出了特有價值，其核心在于兼顧了過渡時期紙質與電子載體并存的實際，也回應了人民群眾多元的選擇需求。在堅持以人民為中心的價值導向下，即使機關單位的記錄形成可通過頂層設計強制邁入全電子階段，也不可能對社會及個體采取“一刀切”。雖然電子文件將成為記錄的主流是普遍共識，但紙質記錄的長期存在也是不可忽略的事實，二者的共存賦予了記錄形成者選擇的自由。為了充分尊重并回應過渡時期的不同選擇與需求，對“原始記錄”的保存也要求做好長期雙套的準備。
我國的一體化政務服務在強調以人民群眾需求為核心的同時，也強烈印證了上述雙套制的特殊價值。面對數字化轉型中暴露出的數字鴻溝與信息化發展不平衡不充分的問題，我國一體化政務服務也經歷了從“應上盡上”向“線上線下融合發展”的轉變。2022年國務院印發的《關于加快推進政務服務標準化規范化便利化的指導意見》，提出要“線上線下并行服務”“對已實現線上辦理的政務服務事項，原則上要同步提供線下窗口辦事服務，由企業和群眾自主選擇辦理渠道”。賦予企業和群眾自主選擇的權利，正是為了在數字化轉型時期確保人人都能享受標準化規范化便利化的政務服務，而不是棄下信息時代的淘汰者。這種充分尊重人民群眾多元需求的部署與做法，正是中國式現代化兼顧大規模人口和共同協調發展的重要體現。
線下辦理使得雙套制依然有存在的必要。首先，線上線下并行的業務流產生了不同載體形式的兩套文件，盡管一般為了業務便利會將收集的紙質文件掃描上傳至系統辦理，但對于以保存“原件”為終極目標的檔案管理而言，收集的紙質材料才是原始記錄，其與業務流中的原生電子文件共同構成了同一事項的完整原始記錄。同時，參與業務流轉的數字化副本正好填補了線上流程的空缺，與原生電子文件一起記錄了網辦全流程，在歸檔時不便于也不應該將其剔除。因此，對記錄原始性、完整性、關聯性的檔案管理要求，客觀導致了轉型時期紙質原件和其數字化副本雙套歸檔的必然。其次，在信息化洪流之下，盡管我們迅速感知并享受著電子文件的便利與豐富，但迄今為止沒有一人真正擺脫了紙張使用，不難理解人們對紙張的需求仍將長期持續。尊重轉型期的多樣化需求，“原樣”保存雙套記錄，是對歷史發展的客觀記錄，也是對堅持以人民為中心的數字政府建設之路的真實反映。
需要明確，上述所論的雙套歸檔并不是將原生電子文件打印歸檔，而是以文件形成形態為遵照，歸檔不同載體類型的原生文件，即在以單套制為原則的基礎上，作必要的例外的雙套制補充，客觀上呈現出雙套歸檔的結果。
在單套制趨勢及共識明確的當下，結合我國檔案管理體制特色反思雙套制的問題與貢獻，并不是對雙套制的“返祖式”推崇，而是期望通過對雙套制的理性回顧與評價，正確看待雙套制長期存在的現象，為電子文件歸檔提供更多解決方案。
