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　　2023年5月23日，國家市場監(jiān)督管理總局（國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會）批準(zhǔn)發(fā)布了《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727—2023）（以下簡稱《規(guī)范》），并于2023年12月1日起實(shí)施。《規(guī)范》適用于在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)中形成的依申請辦理的行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔，行政處罰、行政檢查等行政權(quán)力事項(xiàng)電子文件的歸檔可參照使用。

　　制定背景

　　隨著“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的深入推進(jìn)，政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)在辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過程中形成了大量的電子文件。這些電子文件是國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長久查考價值。自《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施以來，為更好地將標(biāo)準(zhǔn)在政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)和政務(wù)服務(wù)管理機(jī)構(gòu)中推廣實(shí)施，進(jìn)一步在全國層面上指導(dǎo)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件及時、規(guī)范、安全歸檔保存，為“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”提供基礎(chǔ)支撐，浙江省檔案局作為原行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制工作的牽頭單位繼續(xù)承擔(dān)了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)國家標(biāo)準(zhǔn)工作。自2021年12月31日獲國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會立項(xiàng)以來，起草組經(jīng)過兩年多的研究和編制，最終形成了《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　編制思路

　　《規(guī)范》制定以新修訂檔案法和國家現(xiàn)已頒布的政務(wù)服務(wù)有關(guān)規(guī)章制度、政策性文件和國家標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，結(jié)合當(dāng)前政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)建設(shè)以及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作實(shí)際，在保持DA/T 85—2019原有框架基本穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，重新梳理了政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作涉及的術(shù)語、職責(zé)分工、功能需求、流程和相關(guān)技術(shù)內(nèi)容等，與國家最新有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求以及現(xiàn)行政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域主流做法保持一致。主要的變化有：對歸檔業(yè)務(wù)管理性工作要求的表述更加規(guī)范，增加了數(shù)據(jù)安全要求內(nèi)容；將政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)管理中普遍使用的業(yè)務(wù)辦理項(xiàng)編碼納入電子文件號命名規(guī)則；將歸檔業(yè)務(wù)所涉的元數(shù)據(jù)集與現(xiàn)有國家政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行銜接，使標(biāo)準(zhǔn)在用于指導(dǎo)各地各部門開展政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作時更具有普適性與延展性。

　　主要內(nèi)容

　　《規(guī)范》分10章和5個資料性附錄，主要規(guī)定了通過政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的電子文件（即政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件）歸檔的功能要求、歸檔流程，歸檔信息包的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則，以及元數(shù)據(jù)、存儲格式、數(shù)據(jù)交換等要求。《規(guī)范》關(guān)于政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作的原則性要求以及相關(guān)部門的職責(zé)和分工等表述，與《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的相關(guān)表述保持一致。為避免因政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)升級、改造、關(guān)停等，造成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件散失，《規(guī)范》專門強(qiáng)調(diào)，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)如有重大調(diào)整，宜在完成系統(tǒng)內(nèi)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔工作后實(shí)施。

　　1.歸檔功能要求

　　針對政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)有多種建管模式的實(shí)際情況，《規(guī)范》提出政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能模塊宜作為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)的一個內(nèi)置功能模塊，也可采用獨(dú)立系統(tǒng)等不同的方式，實(shí)現(xiàn)與政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)的對接。《規(guī)范》對歸檔配置、整理組件、清點(diǎn)檢測、歸檔信息包封裝、數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)計和審計等歸檔所需的基本系統(tǒng)功能提出了具體要求。如“歸檔配置功能”應(yīng)支持以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)（如子項(xiàng)、業(yè)務(wù)項(xiàng)等）為單位配置歸檔材料目錄，支持對電子文件號命名規(guī)則、密級等參數(shù)的靈活配置，并可以形成和管理不同歸檔配置版本，以適應(yīng)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)業(yè)務(wù)要求變化后，基于新舊不同要求辦理的辦件按相應(yīng)規(guī)則進(jìn)行正確歸檔。

　　2.歸檔流程

　　政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔流程從政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)辦理部門辦件辦結(jié)開始到檔案部門接收入庫結(jié)束，《規(guī)范》將整個過程分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個階段，共含10個環(huán)節(jié)（如圖所示），這些環(huán)節(jié)一般由系統(tǒng)自動完成。

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔流程圖

　　預(yù)歸檔階段要求政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)辦理部門在辦件辦結(jié)后及時根據(jù)預(yù)先設(shè)置的歸檔范圍和歸檔材料目錄完成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件組件及元數(shù)據(jù)收集、整理和移交歸檔。“文件收集”環(huán)節(jié)要求電子文件組件及元數(shù)據(jù)應(yīng)一并采集，包括政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)為方便企業(yè)和群眾通過數(shù)據(jù)共享方式從外部獲取的電子證照及其元數(shù)據(jù)。“整理”和“清點(diǎn)”環(huán)節(jié)要求規(guī)范組織和存儲收集到的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件組件及元數(shù)據(jù)，并對其完整性、規(guī)范性進(jìn)行預(yù)檢，對有缺失的作進(jìn)一步補(bǔ)充整理或作特殊情況（容缺歸檔）標(biāo)記，以形成規(guī)范的歸檔文件夾。“形成歸檔信息包”“生成驗(yàn)證信息”“歸檔檢測”等環(huán)節(jié)要求歸檔文件夾被正確封裝，同時生成可追溯的驗(yàn)證信息，通過“四性”檢測的歸檔信息包才能提交歸檔。

　　“數(shù)據(jù)交換”環(huán)節(jié)介于預(yù)歸檔階段和正式歸檔階段之間，針對政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)不同建管模式從而在實(shí)際歸檔工作中可能會發(fā)生跨層級的多次交換情況，《規(guī)范》要求應(yīng)形成交換目錄作為系統(tǒng)交換憑證，以便在問題發(fā)生后及時定位和處理。

　　正式歸檔階段要求政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)檔案部門及時接收業(yè)務(wù)辦理部門提交的歸檔信息包，并辦理相關(guān)接收手續(xù)。“接收檢測”環(huán)節(jié)要求檔案部門對提交的歸檔信息包再次開展“四性”檢測，對于不符合要求的予以退回。“登記編目”環(huán)節(jié)要求在接收歸檔信息包后完成檔號編制、元數(shù)據(jù)解析，形成歸檔目錄，進(jìn)行歸檔登記。“入庫”環(huán)節(jié)要求政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，完成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔流程。

　　3.歸檔信息包的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則

　　《規(guī)范》規(guī)定政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔以一個辦件為單位形成歸檔信息包，通常以ZIP格式存儲。歸檔信息包的內(nèi)容為單個政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦件辦理過程中形成的電子文件組件及元數(shù)據(jù)，電子文件組件包括此次歸檔辦件形成和獲取的表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音頻、視頻等多媒體文件，應(yīng)按歸檔材料目錄分別存放，元數(shù)據(jù)主要有歸檔配置信息、辦件基本信息和辦理流程信息3類，均以XML格式文檔保存。歸檔信息包的結(jié)構(gòu)分為一般結(jié)構(gòu)和嵌套結(jié)構(gòu)，一般結(jié)構(gòu)主要適用于對辦件進(jìn)行首次歸檔或重新歸檔，嵌套結(jié)構(gòu)主要適用于對已歸檔的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件進(jìn)行變更或補(bǔ)充材料的情形，其組織存放方式與一般結(jié)構(gòu)一致，但需在歸檔文件夾內(nèi)存放原始的歸檔信息包，以全面反映修改和補(bǔ)充的全過程。《規(guī)范》關(guān)于歸檔信息包的命名，在DA/T 85—2019的實(shí)踐基礎(chǔ)上，吸收了《全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺  政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)基本目錄及實(shí)施清單  第1部分：編碼要求》（GB/T 39554.1—2020）有關(guān)要求，推薦采用“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理項(xiàng)編碼-年度-保管期限-歸檔流水號”作為電子文件號，其中31位的業(yè)務(wù)辦理項(xiàng)編碼包含了18位政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)統(tǒng)一社會信用代碼、1位行使層級代碼以及12位基本目錄編碼，可以精確辨識實(shí)施主體、實(shí)施層級和具體事項(xiàng)，保持了歸檔信息包命名的統(tǒng)一性和唯一性，有利于電子檔案管理系統(tǒng)接收和辨識來自不同系統(tǒng)的各種歸檔信息包。

　　4.元數(shù)據(jù)要求

　　元數(shù)據(jù)是描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，是電子文件和電子檔案管理的重要工具，也是電子文件和電子檔案管理的重要對象。《規(guī)范》延續(xù)了DA/T 85—2019對政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔元數(shù)據(jù)集合的分類，分別為歸檔配置信息、辦件基本信息和辦理流程信息，并綜合考慮業(yè)務(wù)管理和檔案管理關(guān)于元數(shù)據(jù)設(shè)置的要求，與全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺相關(guān)業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)（GB/T 39046—2020、GB/T 39554.1—2020、GB/T 39554.2—2020）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)（DA/T 46—2009）建立映射關(guān)系。“歸檔配置信息”主要記錄了辦件對應(yīng)事項(xiàng)配置的歸檔范圍，以及實(shí)際歸檔采集的電子歸檔組件及其容缺歸檔情況，綜合比對兩者信息，可以進(jìn)行歸檔信息包的完整性檢測。“辦件基本信息”主要包括辦件歸檔的基本信息和辦理的基本信息，對于一些特殊業(yè)務(wù)，如政府投資項(xiàng)目審批事項(xiàng)需要關(guān)聯(lián)項(xiàng)目賦碼的，《規(guī)范》規(guī)定可以根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)際形成的元數(shù)據(jù)進(jìn)行擴(kuò)展。“辦理流程信息”記錄了辦件各個環(huán)節(jié)經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員、辦理意見和辦理時間等信息。

　　5.存儲格式要求

　　政務(wù)服務(wù)電子文件的存儲格式的一般要求是應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且通用、開放、不綁定軟硬件，確保在脫離政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)的情況下也能正確讀取與使用。針對當(dāng)前政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理系統(tǒng)可能形成的不同類型電子文件，《規(guī)范》分別對以附件形式獲取的、以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的、以關(guān)系數(shù)據(jù)庫形式存放的（顯示時以臨時抽取組合方式形成），以及通過數(shù)據(jù)共享形式在線調(diào)用及辦結(jié)形成的電子證照（含辦件過程中在線調(diào)用的查證信息）等政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件存儲格式要求進(jìn)行了規(guī)定。對于國家部委、有關(guān)部門已規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)文本樣式的電子文件，《規(guī)范》規(guī)定在歸檔時應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)樣式轉(zhuǎn)換成OFD等格式的版式文件。

　　6.數(shù)據(jù)交換要求

　　數(shù)據(jù)交換是歸檔信息包從歸檔系統(tǒng)傳輸轉(zhuǎn)移到電子檔案管理系統(tǒng)的過程，為保證數(shù)據(jù)交換特別是批量數(shù)據(jù)交換前后的一致性，《規(guī)范》規(guī)定應(yīng)對同一批次的歸檔信息包建立XML格式的數(shù)據(jù)交換目錄，隨同該批次的歸檔信息包一起傳輸。數(shù)據(jù)交換目錄記錄了當(dāng)前批次歸檔信息包的總數(shù)及各個歸檔信息包的詳細(xì)信息，發(fā)送和接收雙方可以根據(jù)目錄中的系統(tǒng)標(biāo)識、批次號、交換日期、交換數(shù)量以及各個歸檔信息包的電子文件號、辦件名稱、歸檔時間、實(shí)施主體編碼、實(shí)施主體名稱等進(jìn)行校驗(yàn)，以快速發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換過程是否發(fā)生異常，并定位問題數(shù)據(jù)。