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檔案管理
2023年5月23日，國家市場監督管理總局（國家標準化管理委員會）批準發布了《政務服務事項電子文件歸檔規范》（GB/T 42727—2023）（以下簡稱《規范》），并于2023年12月1日起實施?！兑幏丁愤m用于在政務服務事項辦理系統中形成的依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項電子文件的歸檔，行政處罰、行政檢查等行政權力事項電子文件的歸檔可參照使用。
制定背景
隨著“互聯網+政務服務”的深入推進，政務服務實施機構在辦理政務服務事項過程中形成了大量的電子文件。這些電子文件是國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長久查考價值。自《政務服務事項電子文件歸檔規范》（DA/T 85—2019）行業標準發布實施以來，為更好地將標準在政務服務實施機構和政務服務管理機構中推廣實施，進一步在全國層面上指導政務服務事項電子文件及時、規范、安全歸檔保存，為“互聯網+政務服務”“互聯網+監管”提供基礎支撐，浙江省檔案局作為原行業標準編制工作的牽頭單位繼續承擔了行業標準轉國家標準工作。自2021年12月31日獲國家標準化管理委員會立項以來，起草組經過兩年多的研究和編制，最終形成了《政務服務事項電子文件歸檔規范》國家標準。
編制思路
《規范》制定以新修訂檔案法和國家現已頒布的政務服務有關規章制度、政策性文件和國家標準為指導，結合當前政務服務事項辦理系統建設以及政務服務事項電子文件歸檔工作實際，在保持DA/T 85—2019原有框架基本穩定的基礎上，重新梳理了政務服務事項電子文件歸檔工作涉及的術語、職責分工、功能需求、流程和相關技術內容等，與國家最新有關法律法規和規范標準的要求以及現行政務服務領域主流做法保持一致。主要的變化有：對歸檔業務管理性工作要求的表述更加規范，增加了數據安全要求內容；將政務服務事項管理中普遍使用的業務辦理項編碼納入電子文件號命名規則；將歸檔業務所涉的元數據集與現有國家政務服務標準進行銜接，使標準在用于指導各地各部門開展政務服務事項電子文件歸檔工作時更具有普適性與延展性。
主要內容
《規范》分10章和5個資料性附錄，主要規定了通過政務服務事項辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的電子文件（即政務服務事項電子文件）歸檔的功能要求、歸檔流程，歸檔信息包的內容、結構、命名規則，以及元數據、存儲格式、數據交換等要求。《規范》關于政務服務事項電子文件歸檔工作的原則性要求以及相關部門的職責和分工等表述，與《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的相關表述保持一致。為避免因政務服務事項辦理系統升級、改造、關停等，造成政務服務事項電子文件散失，《規范》專門強調，政務服務事項辦理系統如有重大調整，宜在完成系統內政務服務事項電子文件的歸檔工作后實施。
1.歸檔功能要求
針對政務服務事項辦理系統有多種建管模式的實際情況，《規范》提出政務服務事項電子文件歸檔功能模塊宜作為政務服務事項辦理系統的一個內置功能模塊，也可采用獨立系統等不同的方式，實現與政務服務事項辦理系統、電子檔案管理系統的對接。《規范》對歸檔配置、整理組件、清點檢測、歸檔信息包封裝、數據交換、統計和審計等歸檔所需的基本系統功能提出了具體要求。如“歸檔配置功能”應支持以政務服務事項的最小細分項（如子項、業務項等）為單位配置歸檔材料目錄，支持對電子文件號命名規則、密級等參數的靈活配置，并可以形成和管理不同歸檔配置版本，以適應政務服務事項業務要求變化后，基于新舊不同要求辦理的辦件按相應規則進行正確歸檔。
2.歸檔流程
政務服務事項電子文件歸檔流程從政務服務實施機構業務辦理部門辦件辦結開始到檔案部門接收入庫結束，《規范》將整個過程分為預歸檔和正式歸檔兩個階段，共含10個環節（如圖所示），這些環節一般由系統自動完成。
政務服務事項電子文件歸檔流程圖
預歸檔階段要求政務服務實施機構業務辦理部門在辦件辦結后及時根據預先設置的歸檔范圍和歸檔材料目錄完成政務服務事項電子文件組件及元數據收集、整理和移交歸檔?！拔募占杯h節要求電子文件組件及元數據應一并采集，包括政務服務實施機構為方便企業和群眾通過數據共享方式從外部獲取的電子證照及其元數據?！罢怼焙汀扒妩c”環節要求規范組織和存儲收集到的政務服務事項電子文件組件及元數據，并對其完整性、規范性進行預檢，對有缺失的作進一步補充整理或作特殊情況（容缺歸檔）標記，以形成規范的歸檔文件夾?！靶纬蓺w檔信息包”“生成驗證信息”“歸檔檢測”等環節要求歸檔文件夾被正確封裝，同時生成可追溯的驗證信息，通過“四性”檢測的歸檔信息包才能提交歸檔。
“數據交換”環節介于預歸檔階段和正式歸檔階段之間，針對政務服務事項辦理系統不同建管模式從而在實際歸檔工作中可能會發生跨層級的多次交換情況，《規范》要求應形成交換目錄作為系統交換憑證，以便在問題發生后及時定位和處理。
正式歸檔階段要求政務服務實施機構檔案部門及時接收業務辦理部門提交的歸檔信息包，并辦理相關接收手續。“接收檢測”環節要求檔案部門對提交的歸檔信息包再次開展“四性”檢測，對于不符合要求的予以退回?！暗怯浘幠俊杯h節要求在接收歸檔信息包后完成檔號編制、元數據解析，形成歸檔目錄，進行歸檔登記?！叭霂臁杯h節要求政務服務事項電子檔案進入電子檔案管理系統正式庫，完成政務服務事項電子文件歸檔流程。
3.歸檔信息包的內容、結構和命名規則
《規范》規定政務服務事項電子文件的歸檔以一個辦件為單位形成歸檔信息包，通常以ZIP格式存儲。歸檔信息包的內容為單個政務服務事項辦件辦理過程中形成的電子文件組件及元數據，電子文件組件包括此次歸檔辦件形成和獲取的表、證、單、書等文本、數據及圖像、音頻、視頻等多媒體文件，應按歸檔材料目錄分別存放，元數據主要有歸檔配置信息、辦件基本信息和辦理流程信息3類，均以XML格式文檔保存。歸檔信息包的結構分為一般結構和嵌套結構，一般結構主要適用于對辦件進行首次歸檔或重新歸檔，嵌套結構主要適用于對已歸檔的政務服務事項電子文件進行變更或補充材料的情形，其組織存放方式與一般結構一致，但需在歸檔文件夾內存放原始的歸檔信息包，以全面反映修改和補充的全過程?！兑幏丁逢P于歸檔信息包的命名，在DA/T 85—2019的實踐基礎上，吸收了《全國一體化政務服務平臺 政務服務事項基本目錄及實施清單 第1部分：編碼要求》（GB/T 39554.1—2020）有關要求，推薦采用“政務服務事項業務辦理項編碼-年度-保管期限-歸檔流水號”作為電子文件號，其中31位的業務辦理項編碼包含了18位政務服務實施機構統一社會信用代碼、1位行使層級代碼以及12位基本目錄編碼，可以精確辨識實施主體、實施層級和具體事項，保持了歸檔信息包命名的統一性和唯一性，有利于電子檔案管理系統接收和辨識來自不同系統的各種歸檔信息包。
4.元數據要求
元數據是描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據，是電子文件和電子檔案管理的重要工具，也是電子文件和電子檔案管理的重要對象?！兑幏丁费永m了DA/T 85—2019對政務服務事項電子文件歸檔元數據集合的分類，分別為歸檔配置信息、辦件基本信息和辦理流程信息，并綜合考慮業務管理和檔案管理關于元數據設置的要求，與全國一體化政務服務平臺相關業務元數據（GB/T 39046—2020、GB/T 39554.1—2020、GB/T 39554.2—2020）、文書類電子文件元數據（DA/T 46—2009）建立映射關系?！皻w檔配置信息”主要記錄了辦件對應事項配置的歸檔范圍，以及實際歸檔采集的電子歸檔組件及其容缺歸檔情況，綜合比對兩者信息，可以進行歸檔信息包的完整性檢測。“辦件基本信息”主要包括辦件歸檔的基本信息和辦理的基本信息，對于一些特殊業務，如政府投資項目審批事項需要關聯項目賦碼的，《規范》規定可以根據業務系統實際形成的元數據進行擴展。“辦理流程信息”記錄了辦件各個環節經辦部門、經辦人員、辦理意見和辦理時間等信息。
5.存儲格式要求
政務服務電子文件的存儲格式的一般要求是應當符合國家標準規范，并且通用、開放、不綁定軟硬件，確保在脫離政務服務事項辦理系統的情況下也能正確讀取與使用。針對當前政務服務事項辦理系統可能形成的不同類型電子文件，《規范》分別對以附件形式獲取的、以數據鏈接形式存放的、以關系數據庫形式存放的（顯示時以臨時抽取組合方式形成），以及通過數據共享形式在線調用及辦結形成的電子證照（含辦件過程中在線調用的查證信息）等政務服務事項電子文件存儲格式要求進行了規定。對于國家部委、有關部門已規定標準文本樣式的電子文件，《規范》規定在歸檔時應按照標準樣式轉換成OFD等格式的版式文件。
6.數據交換要求
數據交換是歸檔信息包從歸檔系統傳輸轉移到電子檔案管理系統的過程，為保證數據交換特別是批量數據交換前后的一致性，《規范》規定應對同一批次的歸檔信息包建立XML格式的數據交換目錄，隨同該批次的歸檔信息包一起傳輸。數據交換目錄記錄了當前批次歸檔信息包的總數及各個歸檔信息包的詳細信息，發送和接收雙方可以根據目錄中的系統標識、批次號、交換日期、交換數量以及各個歸檔信息包的電子文件號、辦件名稱、歸檔時間、實施主體編碼、實施主體名稱等進行校驗，以快速發現數據交換過程是否發生異常，并定位問題數據。
