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檔案管理
近期，全國各地自然災害、生產安全事故多發。2023年12月18日，甘肅臨夏州積石山縣發生6.2級地震，給人民群眾的生命財產造成重大損失。11月16日，山西呂梁市永聚煤礦一辦公樓發生火災，造成26人死亡、38人受傷。2024年1月19日，河南南陽方城縣獨樹鎮英才學校宿舍樓發生火災，致13人遇難。1月24日，江西新余市渝水區一臨街店鋪發生火災，造成39人死亡、9人受傷。2月4日，受降雪及路面結冰影響，多地多趟高鐵停運或晚點，158個高速路段封閉，1081個收費站關閉。這些自然災害和生產安全事故給我國重特大事件應對管理工作提出了不小挑戰，也對相關檔案利用提出了迫切需求。
2022年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）提出，“收集好、保管好、利用好重特大事件檔案，對于總結歷史經驗教訓、維護國家安全和社會公共利益、推進國家治理體系和治理能力現代化具有重要意義”，要“不斷提升重特大事件檔案利用效能”。目前，部分檔案部門在重特大事件發生后，能夠及時高效開展資政等工作，得到了地方黨委政府的肯定，但與黨中央關于重特大事件檔案工作決策部署相比，尚有較大提升空間，尤其是在精準預測事件、制定救援處置方案和贏得救援時間等方面。
自然災害和生產安全事故具有突發性、緊急性等特點，要求短時間內精準提供檔案利用，而傳統的開發利用手段存在調檔時間長、信息內容繁瑣、精準度低、效果不佳等缺點。基于此，檔案部門要堅持超前謀劃、及早部署、平戰結合，創新理念方法，再造利用流程，確保在重特大事件應對管理中檔案“拿得出、用得上、起作用”。
一要超前謀劃。即在平時準備好檔案資源，一旦事件發生，檔案能拿得出。不少檔案部門囿于傳統思維，在重特大事件發生后才著手檢索、復制工作，需要大量時間。而此時的檔案利用往往要爭分奪秒，傳統方式顯然無法滿足事件處置的需要。為此，要超前謀劃，將檢索、復制、修復等環節前置，不必等到事件發生時再準備。應在平時及早開展檢索工作，梳理檔案資源，摸清底數，按類別形成專題目錄。如，按自然災害、生產安全事故、公共衛生安全事件、社會安全事件分類建立專題檔案目錄，每類目錄按一定層次邏輯細分至事件級。同時，將這些檢索出的檔案提前復制，對破損嚴重或字跡不清的提前進行修復，專柜存放，以備不時之需。鑒于這些工作與重特大事件檔案專題數據庫建設工作內容高度重合，各級檔案部門可將兩者結合起來，合并實施。
二要及早部署。即在平時做好利用準備工作，一旦事件發生，檔案能用得上。許多重特大事件檔案尚未開放，檔案室對外提供利用或編研利用均需進行審核和審批。為此，在形成專題目錄、復制檔案后，可按用途提前辦理利用審核手續，以免在重特大事件發生、需要緊急用檔時耽誤時間?？紤]到利用人員多為黨委政府負責重特大事件應對管理的指揮人員，利用審核標準可適當放寬。與此同時，還要做好與黨委政府辦、重特大事件應對處置主管部門或重特大事件協調機制的對接，提前確定利用時的交接人員并辦理用檔審批手續，協商好交接地點和方法，保持通信暢通。對跨地區、跨部門、跨單位調閱檔案的，要提前謀劃，建立跨地區、跨部門、跨單位調檔協同機制，建立聯絡員制度，確保溝通順暢。
三要平戰結合。即在平時精準研判利用需求，一旦事件發生，檔案能起作用。重特大事件應對處置工作的緊急性對利用的精準性提出了較高要求。有些檔案部門在提供利用時不作區分，將整個事件所有檔案一股腦兒提供，讓應對處置人員在極其緊急情況下“檔海撈針”，導致因閱檔費時費力而不得不放棄利用。為此，要平戰結合，精準研判利用需求。平時，多提供有利于重特大事件預測的檔案，不斷提高預測能力。事件發生時，重點提供有關處置和救援方案的檔案，加快處置方案的制定。救援工作開展后，重點提供新聞發布、救援物資管理發放、次生災害發生等方面檔案。救援工作或處置后期，重點提供善后或災后重建檔案。還可對檔案進行深入研究，對應對處置工作中存在的漏洞提出改進建議，與各批次檔案一并提供。
另外，也可將此項工作與案例庫建設工作結合起來。案例具有典型、形象、易用等特點，將重特大事件應對管理方法以案例形式予以呈現，是進一步發揮檔案作用的有效方法。要整合力量，與應對管理部門、高等院校、科研機構等合作，形成一批可借鑒、可復制的典型案例，匯總形成案例庫。要發揮資源優勢，開展重特大事件規律特點研究，形成預測性提示性資政報告，為本地區本部門本單位重特大事件的應對提供決策參考。
