-
- 信息無障礙
-
檔案管理
《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》）是為了推進新修訂《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的貫徹實施而制定的，是一部有別于補充性行政法規和解釋性行政法規的輔助性行政法規，其內容主要是細化《檔案法》有關要求，就《檔案法》部分條款的實施提出要求和方法，各單位在貫徹實施《檔案法》時都必須遵守。企業作為國家重要經濟科技活動組織，也需要依據《條例》貫徹實施《檔案法》。為幫助企業更好地貫徹實施好《條例》，本文就其中與企業檔案工作有關的內容及其實施要求予以介紹，供廣大企業檔案工作者參考。
把堅持和加強黨對檔案工作領導落到實處
檔案工作具有較強的政治屬性，《檔案法》旗幟鮮明地提出“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”。為了更好地落實這一要求，《條例》第三條不僅重申了這一要求，而且對落實該要求提出了具體路徑和方法，即“全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署，健全黨領導檔案工作的體制機制，把黨的領導貫徹到檔案工作各方面和各環節”。各企業在《條例》實施中要注意開展以下工作。一是要貫徹第一議題制度，對中央領導關于檔案工作重要指示批示、黨中央關于檔案工作重要方針政策和決策部署及時在黨委（黨組）會上學習傳達并轉化為本企業的具體行動，不折不扣地加以貫徹落實。二是要確定一名黨組成員（黨委委員高管）分管檔案工作，建立黨委（黨組）了解并聽取檔案工作開展情況匯報的制度性安排，及時解決檔案工作中存在的問題，將檔案工作納入有關考核，為檔案工作正常開展提供支持保障。三是檔案部門要及時將檔案制度建設、體制機制建設、檔案業務監督指導、檔案收管用工作及時向黨委（黨組）匯報，重要文件要提交黨委（黨組）審議，確保把黨的領導貫徹到檔案工作各方面和各環節。
加強檔案工作責任制建設
加強責任制建設是做好各項工作的重要方法，檔案工作也不例外。《條例》圍繞《檔案法》提出的檔案工作責任制建設要求，對誰該負責檔案工作、誰負檔案工作的什么責任、不負檔案工作責任要承擔什么后果等進一步細化。具體到企業檔案工作，《條例》第四條提出，“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強本單位檔案工作，履行檔案工作主體責任，保障檔案工作依法開展”。《條例》第十四條對企業事業單位和其他組織確定的檔案機構或者檔案工作人員履行檔案職責進行了細化，即“（一）貫徹執行有關法律、法規、規章和國家有關方針政策，建立健全本單位檔案工作制度規范；（二）指導本單位相關材料的形成、積累、整理和歸檔，統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；（三）監督、指導所屬單位的檔案工作”。企業要重點做好以下工作：一是細化檔案工作職責，明確分管檔案工作領導，明確歸口檔案工作的部門，明確各業務部門負責檔案工作的負責人、專兼職檔案員和業務人員。二是明確檔案部門、業務部門負責人、業務人員、兼職檔案員的檔案工作職責。三是建立檔案違法違紀責任追究制度，及時對檔案違法違紀人員追究責任。
將檔案管理要求落實落細
《條例》第二十二條、第二十四條、第二十五條對《檔案法》有關檔案管理要求作了進一步細化。一是要把檔案保管要求落實好。即要按照《條例》第二十二條的要求，建立健全科學的管理制度和查閱利用規范，制定有針對性的安全風險管控措施和應急預案；配置適宜安全保存檔案、符合國家有關規定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調控等必要的設施設備；根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；根據需要和可能，配備適應檔案現代化管理需要的設施設備；編制檔案目錄等便于檔案查找和利用的檢索工具。在前期的檔案檢查中發現不少企業檔案庫房空間緊張，消防設施不到位，設在建筑高層庫房沒有防盜措施，檔案信息化設施設備不足，這些問題要加緊解決。二是要根據第二十四條及時開展檔案鑒定工作，形成鑒定工作報告。經鑒定仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并作出標注。經鑒定需要銷毀的檔案，按照《企業檔案管理規定》相關要求進行銷毀。三是要配合檔案主管部門做好具有永久保存價值檔案目錄數據匯交工作。
合規開展檔案出境和管理服務外包工作
隨著我國改革開放步伐的加快，檔案出境在所難免。為了保障國家安全，《條例》第二十六條、第二十七條進一步明確了檔案出境相關措施，對檔案出境的條件、審批權、出境流程等進行了細化。各企業在辦理檔案出境手續時，除按審批權限報檔案主管部門審批外，在檔案或者復制件出境時要主動向海關申報核驗，并按照出境申請審查批準意見，妥善保管、處置出境的檔案或者復制件，檔案或者復制件出境涉及數據出境的，還應當符合國家關于數據出境的相關規定。
隨著經濟發展，越來越多的企業將檔案保管、數字化、整理、開發利用等檔案管理服務工作外包。針對當前檔案管理服務外包工作中存在的問題，《條例》第二十八條對承包方選擇和外包服務過程進行了細化，進一步明確了委托方的責任和義務。各企業在檔案管理服務外包時，承包方要具有企業法人資格和相應的經營范圍，具有與從事檔案整理、寄存、開發利用、數字化等相關服務相適應的場所、設施設備、專業人員和專業能力，具有保證檔案安全的管理體系和保障措施。承包方三方面條件缺一不可。除此之外，還要對外包服務過程進行全程指導和監督，確保檔案安全和服務質量。
遵守檔案利用和公布相關規定
各企業檔案室檔案屬于未進館未公布檔案，一般不對公眾提供利用，也不向社會公布或開放，但在一些情形下也需要對外提供利用或涉及公布問題。如，有些學者在研究中會對企業未進館檔案提出利用需求，政府、第三方機構在履行職責過程中會要求企業提供檔案，這些都涉及檔案外部利用問題。關于檔案公布情形，如企業利用檔案室檔案制作展覽，展覽參觀人員范圍較廣，或者是企業利用本企業檔案室檔案編研公開出版的編研成果，這些均涉及對本企業檔案室檔案的公布問題。《條例》第三十四條對檔案室對外提供檔案利用提出了具體要求，第三十六條對企業檔案室檔案的公布進行了規范，各企業要遵守這些規定。一是如遇外單位或公民向本企業申請利用保管在本企業檔案室的檔案，企業需要做好相應利用同意審批手續，為此各企業應建立外單位和公民個人利用本企業檔案的制度。二是如接到相關檔案館協同審核未開放檔案利用事項，企業應及時配合。三是企業在檔案展覽、編研及其他方式利用檔案涉及保管在本檔案室檔案的公布時應做好前期審核工作，本企業無法確定是否可以公布時，可報上級主管部門確認。四是用好檔案復制件。《條例》第三十二條提出“數字、縮微以及其他復制形式的檔案復制件，載有檔案保管單位簽章標識的，具有與檔案原件同等的效力”。各企業可以充分利用此規定，在對外提供檔案利用時盡可能用載有簽章標識的檔案復制件代替原件。
積極推進檔案信息化建設
檔案信息化是《檔案法》修訂后新增加內容，分量較重，有關要求基本覆蓋。為推進檔案信息化工作，《條例》第三十八條對《檔案法》一些原則性的要求作了細化和補充，各企業在實施時要重點關注。一是要積極履行電子檔案管理信息系統建設責任。隨著信息化的深入廣泛應用，電子文件大量產生，電子文件歸檔迫在眉睫，只有實施電子檔案管理信息系統才能規范開展電子文件歸檔工作，因此《條例》提出，“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設”，以滿足電子文件歸檔需要。在建設電子檔案管理信息系統時，應當按照國家相關規定進行，并符合國家有關網絡安全、數據安全以及保密等的規定。二是要加強檔案信息化規劃工作。《條例》提出“機關、群團組織、國有企業事業單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃”，對企業檔案信息化規劃保障提出了具體要求。各企業要積極履行好義務，將檔案信息化納入企業信息化規劃，確保企業檔案信息化與企業信息化協調發展。三是要按照《條例》要求做好辦公自動化系統、業務系統歸檔功能開發和實施。《條例》對《檔案法》提出的電子檔案管理信息系統與業務系統相銜接的要求進行了細化，即具體為建設歸檔功能。各企業要讓檔案部門或檔案人員全程參與辦公自動化系統、業務系統規劃、設計、開發、實施等工作，實現歸檔功能與業務系統同規劃、同設計、同開發、同實施、同上線，實現辦公自動化系統、業務系統與電子檔案管理信息系統的銜接。
切實履行好檔案監督檢查義務
監督檢查也是《檔案法》此次修訂增加內容，就檔案工作全方位監督檢查作了制度安排和頂層設計。《條例》對《檔案法》部分要求進行了細化和補充，其中第四十五條補充了“國家檔案館和機關、群團組織、國有企業事業單位應當定期向同級檔案主管部門報送本單位檔案工作情況”。第四十六條對涉嫌檔案違法的線索和案件處置及檔案違法行為的處理進行了細化，要求“檔案主管部門對投訴、舉報、監督檢查中發現或者有關部門移送的涉嫌檔案違法的線索和案件，應當及時依法組織調查。經調查，發現有檔案違法行為的，檔案主管部門應當依法予以處理。需要追究有關責任人責任的，檔案主管部門可以依法向其所在單位或者任免機關、單位提出處理建議。有關機關、單位應當及時將處理結果書面告知提出處理建議的檔案主管部門”。在實施過程中要切實履行上述職責。一是各企業要及時向檔案主管部門報送本單位檔案工作情況，為檔案主管部門全面了解本企業檔案工作情況，及時對企業檔案工作開展事前、事中、事后監督提供條件。二是對于需追究有關人員檔案違法責任的，企業要根據檔案主管部門提出的處理建議依法追究有關人員責任，并及時將處理結果書面告知提出處理建議的檔案主管部門。
