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　　《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》（以下簡稱《條例》）是為了推進(jìn)新修訂《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的貫徹實(shí)施而制定的，是一部有別于補(bǔ)充性行政法規(guī)和解釋性行政法規(guī)的輔助性行政法規(guī)，其內(nèi)容主要是細(xì)化《檔案法》有關(guān)要求，就《檔案法》部分條款的實(shí)施提出要求和方法，各單位在貫徹實(shí)施《檔案法》時(shí)都必須遵守。企業(yè)作為國家重要經(jīng)濟(jì)科技活動(dòng)組織，也需要依據(jù)《條例》貫徹實(shí)施《檔案法》。為幫助企業(yè)更好地貫徹實(shí)施好《條例》，本文就其中與企業(yè)檔案工作有關(guān)的內(nèi)容及其實(shí)施要求予以介紹，供廣大企業(yè)檔案工作者參考。

　　把堅(jiān)持和加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)落到實(shí)處

　　檔案工作具有較強(qiáng)的政治屬性，《檔案法》旗幟鮮明地提出“堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”。為了更好地落實(shí)這一要求，《條例》第三條不僅重申了這一要求，而且對(duì)落實(shí)該要求提出了具體路徑和方法，即“全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署，健全黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的體制機(jī)制，把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)”。各企業(yè)在《條例》實(shí)施中要注意開展以下工作。一是要貫徹第一議題制度，對(duì)中央領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案工作重要指示批示、黨中央關(guān)于檔案工作重要方針政策和決策部署及時(shí)在黨委（黨組）會(huì)上學(xué)習(xí)傳達(dá)并轉(zhuǎn)化為本企業(yè)的具體行動(dòng)，不折不扣地加以貫徹落實(shí)。二是要確定一名黨組成員（黨委委員高管）分管檔案工作，建立黨委（黨組）了解并聽取檔案工作開展情況匯報(bào)的制度性安排，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題，將檔案工作納入有關(guān)考核，為檔案工作正常開展提供支持保障。三是檔案部門要及時(shí)將檔案制度建設(shè)、體制機(jī)制建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檔案收管用工作及時(shí)向黨委（黨組）匯報(bào)，重要文件要提交黨委（黨組）審議，確保把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)。

　　加強(qiáng)檔案工作責(zé)任制建設(shè)

　　加強(qiáng)責(zé)任制建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的重要方法，檔案工作也不例外。《條例》圍繞《檔案法》提出的檔案工作責(zé)任制建設(shè)要求，對(duì)誰該負(fù)責(zé)檔案工作、誰負(fù)檔案工作的什么責(zé)任、不負(fù)檔案工作責(zé)任要承擔(dān)什么后果等進(jìn)一步細(xì)化。具體到企業(yè)檔案工作，《條例》第四條提出，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本單位檔案工作，履行檔案工作主體責(zé)任，保障檔案工作依法開展”。《條例》第十四條對(duì)企業(yè)事業(yè)單位和其他組織確定的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員履行檔案職責(zé)進(jìn)行了細(xì)化，即“（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和國家有關(guān)方針政策，建立健全本單位檔案工作制度規(guī)范；（二）指導(dǎo)本單位相關(guān)材料的形成、積累、整理和歸檔，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；（三）監(jiān)督、指導(dǎo)所屬單位的檔案工作”。企業(yè)要重點(diǎn)做好以下工作：一是細(xì)化檔案工作職責(zé)，明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，明確歸口檔案工作的部門，明確各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作的負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員和業(yè)務(wù)人員。二是明確檔案部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員、兼職檔案員的檔案工作職責(zé)。三是建立檔案違法違紀(jì)責(zé)任追究制度，及時(shí)對(duì)檔案違法違紀(jì)人員追究責(zé)任。

　　將檔案管理要求落實(shí)落細(xì)

　　《條例》第二十二條、第二十四條、第二十五條對(duì)《檔案法》有關(guān)檔案管理要求作了進(jìn)一步細(xì)化。一是要把檔案保管要求落實(shí)好。即要按照《條例》第二十二條的要求，建立健全科學(xué)的管理制度和查閱利用規(guī)范，制定有針對(duì)性的安全風(fēng)險(xiǎn)管控措施和應(yīng)急預(yù)案；配置適宜安全保存檔案、符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備；根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理；根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)施設(shè)備；編制檔案目錄等便于檔案查找和利用的檢索工具。在前期的檔案檢查中發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)檔案庫房空間緊張，消防設(shè)施不到位，設(shè)在建筑高層庫房沒有防盜措施，檔案信息化設(shè)施設(shè)備不足，這些問題要加緊解決。二是要根據(jù)第二十四條及時(shí)開展檔案鑒定工作，形成鑒定工作報(bào)告。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并作出標(biāo)注。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》相關(guān)要求進(jìn)行銷毀。三是要配合檔案主管部門做好具有永久保存價(jià)值檔案目錄數(shù)據(jù)匯交工作。

　　合規(guī)開展檔案出境和管理服務(wù)外包工作

　　隨著我國改革開放步伐的加快，檔案出境在所難免。為了保障國家安全，《條例》第二十六條、第二十七條進(jìn)一步明確了檔案出境相關(guān)措施，對(duì)檔案出境的條件、審批權(quán)、出境流程等進(jìn)行了細(xì)化。各企業(yè)在辦理檔案出境手續(xù)時(shí)，除按審批權(quán)限報(bào)檔案主管部門審批外，在檔案或者復(fù)制件出境時(shí)要主動(dòng)向海關(guān)申報(bào)核驗(yàn)，并按照出境申請(qǐng)審查批準(zhǔn)意見，妥善保管、處置出境的檔案或者復(fù)制件，檔案或者復(fù)制件出境涉及數(shù)據(jù)出境的，還應(yīng)當(dāng)符合國家關(guān)于數(shù)據(jù)出境的相關(guān)規(guī)定。

　　隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，越來越多的企業(yè)將檔案保管、數(shù)字化、整理、開發(fā)利用等檔案管理服務(wù)工作外包。針對(duì)當(dāng)前檔案管理服務(wù)外包工作中存在的問題，《條例》第二十八條對(duì)承包方選擇和外包服務(wù)過程進(jìn)行了細(xì)化，進(jìn)一步明確了委托方的責(zé)任和義務(wù)。各企業(yè)在檔案管理服務(wù)外包時(shí)，承包方要具有企業(yè)法人資格和相應(yīng)的經(jīng)營范圍，具有與從事檔案整理、寄存、開發(fā)利用、數(shù)字化等相關(guān)服務(wù)相適應(yīng)的場所、設(shè)施設(shè)備、專業(yè)人員和專業(yè)能力，具有保證檔案安全的管理體系和保障措施。承包方三方面條件缺一不可。除此之外，還要對(duì)外包服務(wù)過程進(jìn)行全程指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案安全和服務(wù)質(zhì)量。

　　遵守檔案利用和公布相關(guān)規(guī)定

　　各企業(yè)檔案室檔案屬于未進(jìn)館未公布檔案，一般不對(duì)公眾提供利用，也不向社會(huì)公布或開放，但在一些情形下也需要對(duì)外提供利用或涉及公布問題。如，有些學(xué)者在研究中會(huì)對(duì)企業(yè)未進(jìn)館檔案提出利用需求，政府、第三方機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過程中會(huì)要求企業(yè)提供檔案，這些都涉及檔案外部利用問題。關(guān)于檔案公布情形，如企業(yè)利用檔案室檔案制作展覽，展覽參觀人員范圍較廣，或者是企業(yè)利用本企業(yè)檔案室檔案編研公開出版的編研成果，這些均涉及對(duì)本企業(yè)檔案室檔案的公布問題。《條例》第三十四條對(duì)檔案室對(duì)外提供檔案利用提出了具體要求，第三十六條對(duì)企業(yè)檔案室檔案的公布進(jìn)行了規(guī)范，各企業(yè)要遵守這些規(guī)定。一是如遇外單位或公民向本企業(yè)申請(qǐng)利用保管在本企業(yè)檔案室的檔案，企業(yè)需要做好相應(yīng)利用同意審批手續(xù)，為此各企業(yè)應(yīng)建立外單位和公民個(gè)人利用本企業(yè)檔案的制度。二是如接到相關(guān)檔案館協(xié)同審核未開放檔案利用事項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)配合。三是企業(yè)在檔案展覽、編研及其他方式利用檔案涉及保管在本檔案室檔案的公布時(shí)應(yīng)做好前期審核工作，本企業(yè)無法確定是否可以公布時(shí)，可報(bào)上級(jí)主管部門確認(rèn)。四是用好檔案復(fù)制件。《條例》第三十二條提出“數(shù)字、縮微以及其他復(fù)制形式的檔案復(fù)制件，載有檔案保管單位簽章標(biāo)識(shí)的，具有與檔案原件同等的效力”。各企業(yè)可以充分利用此規(guī)定，在對(duì)外提供檔案利用時(shí)盡可能用載有簽章標(biāo)識(shí)的檔案復(fù)制件代替原件。

　　積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

　　檔案信息化是《檔案法》修訂后新增加內(nèi)容，分量較重，有關(guān)要求基本覆蓋。為推進(jìn)檔案信息化工作，《條例》第三十八條對(duì)《檔案法》一些原則性的要求作了細(xì)化和補(bǔ)充，各企業(yè)在實(shí)施時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注。一是要積極履行電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)責(zé)任。隨著信息化的深入廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔迫在眉睫，只有實(shí)施電子檔案管理信息系統(tǒng)才能規(guī)范開展電子文件歸檔工作，因此《條例》提出，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)”，以滿足電子文件歸檔需要。在建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，并符合國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全以及保密等的規(guī)定。二是要加強(qiáng)檔案信息化規(guī)劃工作。《條例》提出“機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃”，對(duì)企業(yè)檔案信息化規(guī)劃保障提出了具體要求。各企業(yè)要積極履行好義務(wù)，將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃，確保企業(yè)檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。三是要按照《條例》要求做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能開發(fā)和實(shí)施。《條例》對(duì)《檔案法》提出的電子檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接的要求進(jìn)行了細(xì)化，即具體為建設(shè)歸檔功能。各企業(yè)要讓檔案部門或檔案人員全程參與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施等工作，實(shí)現(xiàn)歸檔功能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)同規(guī)劃、同設(shè)計(jì)、同開發(fā)、同實(shí)施、同上線，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接。

　　切實(shí)履行好檔案監(jiān)督檢查義務(wù)

　　監(jiān)督檢查也是《檔案法》此次修訂增加內(nèi)容，就檔案工作全方位監(jiān)督檢查作了制度安排和頂層設(shè)計(jì)。《條例》對(duì)《檔案法》部分要求進(jìn)行了細(xì)化和補(bǔ)充，其中第四十五條補(bǔ)充了“國家檔案館和機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期向同級(jí)檔案主管部門報(bào)送本單位檔案工作情況”。第四十六條對(duì)涉嫌檔案違法的線索和案件處置及檔案違法行為的處理進(jìn)行了細(xì)化，要求“檔案主管部門對(duì)投訴、舉報(bào)、監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)或者有關(guān)部門移送的涉嫌檔案違法的線索和案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)依法組織調(diào)查。經(jīng)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有檔案違法行為的，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)依法予以處理。需要追究有關(guān)責(zé)任人責(zé)任的，檔案主管部門可以依法向其所在單位或者任免機(jī)關(guān)、單位提出處理建議。有關(guān)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將處理結(jié)果書面告知提出處理建議的檔案主管部門”。在實(shí)施過程中要切實(shí)履行上述職責(zé)。一是各企業(yè)要及時(shí)向檔案主管部門報(bào)送本單位檔案工作情況，為檔案主管部門全面了解本企業(yè)檔案工作情況，及時(shí)對(duì)企業(yè)檔案工作開展事前、事中、事后監(jiān)督提供條件。二是對(duì)于需追究有關(guān)人員檔案違法責(zé)任的，企業(yè)要根據(jù)檔案主管部門提出的處理建議依法追究有關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)將處理結(jié)果書面告知提出處理建議的檔案主管部門。