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- 信息無障礙
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檔案管理
作為《中華人民共和國檔案法》配套的重要行政法規(guī)，《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》的頒布對于全面推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化和高質(zhì)量發(fā)展意義重大。企業(yè)檔案工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，《實(shí)施條例》進(jìn)一步細(xì)化、補(bǔ)充和完善檔案法相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化企業(yè)檔案形成主體責(zé)任，對促進(jìn)我國企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住《實(shí)施條例》頒布的有利契機(jī)，圍繞戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，不斷推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。
一、著力健全企業(yè)檔案工作體制機(jī)制
體制機(jī)制是有效開展檔案工作的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案治理體系建設(shè)的核心內(nèi)容。《實(shí)施條例》對企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理職責(zé)和工作責(zé)任制等方面作出明確規(guī)定，是促進(jìn)企業(yè)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要保障。
要強(qiáng)化黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持和加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的根本保證。檔案法旗幟鮮明地把堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫入法律。《實(shí)施條例》第三條規(guī)定，檔案工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)，全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署，健全黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的體制機(jī)制，把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入企業(yè)整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。一些企業(yè)健全黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的制度機(jī)制，明確由黨委（黨組）領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，黨委（黨組）辦公室歸口管理檔案工作，有力保障了企業(yè)檔案工作的有效開展。
要健全檔案工作機(jī)構(gòu)。健全的檔案工作機(jī)構(gòu)是開展檔案工作的重要組織保障。《實(shí)施條例》第十四條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，建立健全本單位檔案工作制度規(guī)范，指導(dǎo)本單位相關(guān)材料的形成、積累、整理和歸檔，統(tǒng)一管理本單位的檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)所屬單位的檔案工作。在執(zhí)行中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案部門（機(jī)構(gòu)）或者確定負(fù)責(zé)檔案工作的部門（機(jī)構(gòu)），配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的專職檔案工作人員，滿足檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的需要。中央企業(yè)、地方國有大型企業(yè)應(yīng)當(dāng)在總部設(shè)立負(fù)責(zé)檔案工作的職能部門。具備條件的企業(yè)可以根據(jù)需要按照規(guī)定設(shè)立檔案館。企業(yè)檔案部門的職責(zé)應(yīng)當(dāng)符合《企業(yè)檔案管理規(guī)定》要求。在企業(yè)改革中，一些企業(yè)出現(xiàn)檔案管理部門層級(jí)下沉、人員大幅減少、管理力度削弱等現(xiàn)象，造成檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能難以有效履行，不利于檔案工作的依法開展，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。
要落實(shí)檔案工作責(zé)任制。檔案工作是企業(yè)全員參與的一項(xiàng)綜合性管理工作，建立檔案工作責(zé)任制是保障檔案工作開展的重要前提。《實(shí)施條例》第十八條明確規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，確定檔案工作組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工，落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任，健全單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)相關(guān)制度，明確檔案管理、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化等工作要求。這一規(guī)定明晰了檔案工作責(zé)任制的主體、內(nèi)容和工作要求，特別是規(guī)定單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)，進(jìn)一步壓實(shí)主體責(zé)任，為檔案工作的有效開展提供了重要保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)好這一條款，特別是明確企業(yè)管理層、檔案管理部門、各職能部門（項(xiàng)目）的管理責(zé)任，健全檔案管理部門與各職能部門協(xié)同管理機(jī)制，落實(shí)“三納入”“四參加”“四同步”（“三納入”指企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入企業(yè)整體規(guī)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、納入崗位責(zé)任制。“四參加”指企業(yè)檔案部門或檔案工作人員應(yīng)當(dāng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，對文件材料的形成、收集、整理與歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。“四同步”又稱“四同時(shí)”，指企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)當(dāng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件材料積累情況，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)當(dāng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)當(dāng)同時(shí)做好文件材料歸檔交接。）等要求，提升企業(yè)檔案治理現(xiàn)代化水平。
二、著力加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系建設(shè)
加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系建設(shè)是企業(yè)檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。企業(yè)檔案作為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，事關(guān)黨和國家核心利益，事關(guān)企業(yè)生存發(fā)展，事關(guān)職工切身利益和社會(huì)穩(wěn)定。《實(shí)施條例》強(qiáng)化了企業(yè)檔案統(tǒng)一管理、歸檔范圍和檔案保管期限審核的制度設(shè)計(jì)，是加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的關(guān)鍵舉措。
加強(qiáng)企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案工作的基本原則。《實(shí)施條例》第十九條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料由企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)收集齊全、規(guī)范整理，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。這一條款明確了企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的歸檔責(zé)任，體現(xiàn)了集中統(tǒng)一的管理要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定開展重大建設(shè)、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，加大重特大事件、重大活動(dòng)檔案的管理力度。對于集團(tuán)型企業(yè)來說，應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
明確歸檔范圍和檔案保管期限。歸檔范圍是否完備直接決定了檔案的完整程度，保管期限是否準(zhǔn)確直接決定了檔案的保存時(shí)間。《實(shí)施條例》第十九條規(guī)定，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確本單位的歸檔范圍和檔案保管期限，經(jīng)同級(jí)檔案主管部門審核同意后施行。單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或者工作職能發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整歸檔范圍和檔案保管期限，經(jīng)重新審核同意后施行。國有企業(yè)要負(fù)責(zé)所屬單位歸檔范圍和檔案保管期限的審核。實(shí)施過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及其他相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確定歸檔范圍和保管期限，制定統(tǒng)一的分類方案，做好各類檔案的整理工作，確保企業(yè)檔案歸集完整、分類準(zhǔn)確。
規(guī)范檔案鑒定處置工作。檔案鑒定處置是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著檔案的存毀，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎對待。《實(shí)施條例》第二十四條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對本單位保管的保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定工作報(bào)告。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并作出標(biāo)注。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，要嚴(yán)格按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》程序辦理。企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的，要按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》開展檔案處置工作。
三、著力筑牢企業(yè)檔案安全防線
檔案安全是檔案工作的底線紅線。《實(shí)施條例》貫徹總體國家安全觀，堅(jiān)持高質(zhì)量發(fā)展和高水平安全良性互動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全條款的整體性設(shè)計(jì)，為企業(yè)檔案安全管理指明了方向。
要夯實(shí)檔案館庫安全。館庫安全是實(shí)體安全的前提和保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)《實(shí)施條例》第二十二條要求，建立健全科學(xué)的管理制度和查閱利用規(guī)范，制定有針對性的安全風(fēng)險(xiǎn)管控措施和應(yīng)急預(yù)案。配置適宜安全保存檔案、符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備。根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施加以保護(hù)和管理。根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)施設(shè)備。
要夯實(shí)數(shù)字檔案安全。隨著增量電子化和存量數(shù)字化策略的加速推進(jìn)，數(shù)字檔案日益成為主要管理對象，其安全問題也日益突出。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)《實(shí)施條例》第四十條、第四十一條、第四十二條要求，對電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等方面的檢測，并采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案在長期保存過程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管，應(yīng)當(dāng)采用磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)，定期檢測載體的完好程度和數(shù)據(jù)的可讀性。穩(wěn)步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，企業(yè)可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量和安全。
要確保檔案外包安全。我國檔案服務(wù)外包行業(yè)還處于逐步規(guī)范階段，《實(shí)施條例》第二十八條對檔案法第二十四條進(jìn)一步細(xì)化，明確了受委托的檔案服務(wù)企業(yè)條件。企業(yè)在委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照合法、安全、可控的原則，選擇依法設(shè)立的具備相應(yīng)資質(zhì)和服務(wù)能力的受托方，簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并強(qiáng)化對受托方事前、事中、事后全過程管理，保證服務(wù)質(zhì)量，確保檔案安全。以數(shù)字化外包為例，要從嚴(yán)把握外包范圍，按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》等要求對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)和人員、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備等加強(qiáng)安全管理，避免檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字化及后期管理過程中失泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散。
要確保檔案出境安全。在國家安全的內(nèi)涵外延、時(shí)空領(lǐng)域、內(nèi)外因素發(fā)生新變化的時(shí)代背景下，企業(yè)要應(yīng)高度重視檔案出境安全，落實(shí)《實(shí)施條例》第二十七條要求，確需出境的，應(yīng)當(dāng)報(bào)檔案主管部門審查批準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)出境的，應(yīng)當(dāng)符合國家數(shù)據(jù)出境的規(guī)定。對于國際化經(jīng)營企業(yè)，應(yīng)當(dāng)落實(shí)《企業(yè)境外檔案管理辦法》關(guān)于檔案保管、運(yùn)回、數(shù)字化等要求，定期開展檔案安全應(yīng)急演練，不斷提高化解風(fēng)險(xiǎn)、防范事故和應(yīng)急處置的能力，確保境外檔案安全。
四、著力強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)
信息化是驅(qū)動(dòng)引領(lǐng)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。《實(shí)施條例》與檔案法相呼應(yīng)，設(shè)立“檔案信息化建設(shè)”專章，共7個(gè)條款，凸顯了檔案信息化建設(shè)的重要意義。專章內(nèi)容涵蓋企業(yè)職責(zé)、規(guī)劃、電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案基本要求、電子檔案管理和移交、電子檔案備份、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案數(shù)字資源共享利用等各方面，進(jìn)一步完善和細(xì)化了信息化建設(shè)的規(guī)定。
要將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃。檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善，應(yīng)與企業(yè)信息化同步推進(jìn)。實(shí)踐中，一些單位沒有將檔案信息化納入單位信息化規(guī)劃，導(dǎo)致檔案信息化缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源等方面的保障。一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有考慮歸檔功能，造成電子檔案失管、失控。《實(shí)施條例》第三十八條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的全過程管理。這一規(guī)定明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)職責(zé)，充分體現(xiàn)了電子檔案前端控制和全程管理的原則，為做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了有力依據(jù)。
要做好電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。電子檔案管理信息系統(tǒng)是對電子檔案和其他數(shù)字檔案資源進(jìn)行收集、保管、利用的必要系統(tǒng)平臺(tái)。電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全在很大程度上取決于電子檔案管理信息系統(tǒng)功能的完備性及運(yùn)行維護(hù)的有效性。《實(shí)施條例》第三十八條還規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，第四十三條鼓勵(lì)有條件的企業(yè)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，提升本單位的檔案信息化水平。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。企業(yè)應(yīng)按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。另外，近年來，國家檔案局組織開展了多批企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)、建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)、企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)，企業(yè)可積極借鑒標(biāo)桿單位的典型做法。
要大力推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案法規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，明確了電子檔案的法律地位和憑證作用。《實(shí)施條例》第三十九條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，特別是對電子檔案基本條件進(jìn)行了進(jìn)一步明確。來源可靠指的是形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認(rèn)，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。程序規(guī)范指的是全過程管理符合有關(guān)規(guī)定，并準(zhǔn)確記錄、可追溯。要素合規(guī)指的是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求。
《實(shí)施條例》第四十條對企業(yè)移交電子檔案進(jìn)行明確，強(qiáng)化了電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測要求。在實(shí)施時(shí)，企業(yè)可參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范推進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子文件歸檔和電子檔案管理。
此外，《實(shí)施條例》第四十二條還提出，國家鼓勵(lì)有條件的單位開展文字、語音、圖像識(shí)別工作，加強(qiáng)檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。第四十四條提出促進(jìn)全國檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門共享利用工作。這些要求體現(xiàn)了檔案信息化的價(jià)值導(dǎo)向和發(fā)展方向，同樣適用于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極落實(shí)，助推企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展。
《實(shí)施條例》為推進(jìn)企業(yè)檔案工作依法治理提供了有力保障，更為企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展注入新的動(dòng)能。要緊緊抓住貫徹《實(shí)施條例》的契機(jī)，結(jié)合檔案法及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和其他相關(guān)政策法規(guī)，確保各項(xiàng)制度規(guī)定落到實(shí)處，不斷強(qiáng)化“四個(gè)體系”建設(shè)，努力開創(chuàng)新時(shí)代企業(yè)檔案工作新局面。
