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檔案管理
《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》）作為檔案法的配套行政法規，既立足于全面系統落實檔案法相關規定，同時又以問題為導向不斷加強和完善相關工作制度，突出政治性、實踐性、指導性、整體性，具有“致廣大而盡精微”的鮮明特色，對于堅持和加強黨對檔案工作的領導、推進檔案事業高質量發展具有重要意義。
全方位、全流程、全要素立法，為推動檔案事業發展提供重要遵循。黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央對檔案工作作出一系列重要部署，提出明確要求。習近平總書記高度重視檔案工作，所作一系列關于檔案工作重要論述和指示批示，為做好新時代檔案工作指明了方向、提供了根本遵循。《條例》堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹習近平總書記關于檔案工作重要論述和指示批示精神，全面落實黨中央國務院決策部署，以檔案法為根本依據，總結新時代檔案工作理論創新、實踐創新、制度創新成果，集中概括了新時代檔案工作的定位內涵、根本任務、職責使命，進一步健全檔案工作體制機制、責任體系，彰顯了鮮明的政治引領特色，處處體現科學立法精神。相比《中華人民共和國檔案法實施辦法》，《條例》從體例到結構、從機制到方式、從程序到內容，進行了全方位、全流程、全要素的整體重塑，使檔案工作制度更加科學、更加嚴密、更加有效，必將有力推動檔案工作新格局的形成。
突出主要矛盾，聚焦重點，抓住關鍵，在解決問題上精準發力。檔案工作是一項基礎性工作，做好檔案工作是樹立正確政績觀的應有之意。檔案工作難在全員、難在日常、難在具體，主要矛盾在于工作責任落實難。“老大難、老大難，一把手重視就不難”。為破解矛盾，《條例》立足壓實各方責任，促進同向發力，推動問題解決。落子“關鍵少數”將檔案工作責任制分解細化。實踐中要注意把握主要負責人履行檔案完整與安全第一責任人的形式，主要表現在主動靠前領導，對重要工作親自部署、重大事項親自過問、重要環節親自協調、重要問題親自督辦；落實領導責任具體表現在貫徹落實黨中央關于檔案工作的決策部署和習近平總書記關于檔案工作的重要指示批示要求，研究部署檔案工作的重大事項，審定檔案工作規劃、年度計劃和階段任務安排，謀劃推進檔案與業務相融合，定期聽取檔案工作匯報，加強檔案工作督促檢查，強化檢查結果運用，構建檔案工作統籌協調機制，加強檔案機構和干部隊伍建設等；管理責任表現為依法健全檔案管理制度，完善檔案工作條件保障，負責檔案工作監督檢查、情況定期通報、事項協調解決、事務專責督辦，加強檔案安全風險管理，組織實施風險防控、應急處置和專項治理等；落實執行責任主要是起草檔案工作規章制度、提出工作建議、推進檔案工作制度落實，全面收集、系統整理應歸檔文件材料，執行保管、保密、利用、借閱、統計、鑒定銷毀、移交等檔案工作制度，監督和指導業務部門檔案的形成、所屬單位的檔案工作，監督受托檔案服務企業的服務行為等。檔案事業高質量發展重點在檔案信息化戰略轉型，關鍵是管住管好檔案數字資源的源頭活水，形成從電子文件到電子檔案數字治理的一體解決方案。《條例》創制性規定“機關、群團組織、國有企業事業單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理”。該條款明確了檔案數字資源溯源管控的原則，也提供了基于全過程管理的制度工具箱銜接框架，必將對檔案工作實現數智登峰產生深遠的影響。目前國家層面已發布如《電子發票全流程電子化管理指南》等系列標準，正深刻地影響著日常生活和交易習慣，賦能經濟社會全域數字化轉型。要讓電子檔案飛入尋常百姓家，關鍵要將法律應然的“來源可靠、程序規范、要素合規”轉化為全社會易于理解和執行的具體實然條款。《條例》在求實效上見真章，將“來源可靠”細化為“形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統安全可靠”；“程序規范”明確為“全過程管理符合有關規定，并準確記錄、可追溯”；“要素合規”規定為“內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素符合規范要求”。在技術規范和法律規范方面取得平衡，以信息技術之矢、文檔控制之規，中電子檔案實務之的，切中要害，體系化的電子檔案制度厚植中國式檔案現代化自立自強的法治根基。
堅持系統集成，推動檔案利用服務向深拓展、向專發力、向下延伸。依法向社會開放檔案，充分利用檔案更好服務黨和國家工作大局、服務人民群眾，是檔案工作價值的重要體現。《條例》將新時代檔案部門用好用活紅色檔案資源，服務黨和國家工作大局的創新做法，以及拓展檔案利用渠道、簡化檔案利用手續，回應人民群眾檔案利用服務新期待的實踐探索，提升固化為法規制度，為進一步推進檔案利用體系建設指明了路徑。
向深拓展首先體現在向外提升檔案利用服務水平。《條例》明確要求國家檔案館創新檔案利用服務形式，推進檔案查詢利用服務線上線下融合，不斷強化檔案館服務功能，積極為檔案利用創造條件。其次向內促進館藏檔案的開放利用和公布。《條例》要求國家檔案館開展館藏檔案的開發利用和公布，促進檔案文獻出版物、檔案文化創意產品等的提供和傳播，同時，鼓勵其他各類檔案館向社會開放和公布館藏檔案，為進一步彰顯檔案工作存史資政育人的功能作用深化了相關制度安排。值得注意的是，檔案數字資源具有海量多元、系統真實、邏輯自洽等特征，是“萃取”出的數據精華，是形成大模型高質量語料庫的澎湃動力之源，今后深挖檔案數據價值，推動檔案利用與數據治理并進，必然成為檔案機構向深拓展落實《條例》利用服務規定，擦亮數字中國檔案底色的重要方式之一。
向專發力主要通過通專結合，講方法抓統籌來贏得檔案開放工作主動性。一是《條例》要求國家檔案館建立館藏檔案開放審核協同機制，會同檔案形成單位或者移交單位進行檔案開放審核。二是規定檔案形成單位或者保管單位負責尚未移交進館檔案的開放審核，并在移交進館時附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。三是責成縣級以上檔案主管部門要加強對檔案開放審核工作的統籌協調。上述規定建立起國家檔案館，檔案形成單位、移交單位、保管單位以及檔案主管部門在檔案開放領域通專結合的責任閉環體系，有利于充分發揮行業部門專業優勢以推動國家檔案館館藏檔案依法、有序向社會開放。
向下延伸主要表現在于法有據、于事便利上。一是《條例》明確了申請延期開放的程序。依法將其轉為內部審批，并從實際出發優化審批層級，將延期向社會開放檔案的審批權下放給同級檔案主管部門，這有利于同級檔案主管部門統籌和掌握本地區檔案開放工作情況，更好推動落實開放審核協同機制。二是要求縣級以上地方檔案主管部門推進本行政區域檔案數字資源共享利用工作。要不斷提升檔案信息共享服務水平，促進檔案數字資源跨區域、跨層級、跨部門共享利用工作。2020年10月23日，全國首個跨省域檔案查詢利用平臺—長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺正式上線，實現了滬蘇浙皖三省一市民生檔案查檔平臺的互聯互通。“跨省聯動”的觸角延伸到了滬蘇浙皖345家綜合檔案館，涵蓋出生、入學、就業、結婚、退休、養老等人生許多重要節點的信息憑證。浙江全域已實現省市縣鄉村五級查檔聯動，各級檔案部門（機構）在落實《條例》做好檔案利用服務“硬保障”的同時積累夯實了社會公平“軟實力”、助力織密了防范化解社會風險“防護網”。
建立常態化、長效化機制，增強檔案法規執行實效性。檔案法規是依靠嚴格的執法保障落實的，為此《條例》規定了配置有序、相互銜接、貫通協調的檔案監管工作長效機制，進一步強化了檔案行政執法剛性。專責監督上，《條例》要求檔案主管部門要切實履行檔案管理的監督責任，不僅要自身帶頭貫徹執行有關法律、法規、規章和國家有關方針政策，更要不斷創新工作機制，強化壓力傳導，加強對本行政區域檔案工作的監督檢查，依法查處檔案違法行為，切實維護檔案法規制度的權威。內部控制層面，為貫通檔案監管“最先一公里”，《條例》規定單位檔案機構負責指導本單位相關材料的形成、積累、整理和歸檔，統一管理本單位的檔案，監督、指導所屬單位的檔案工作。為解決檔案“形成難、收集難、移交難”問題，《條例》規定，如單位或者個人存在將應當歸檔的材料據為己有或拒絕交由檔案機構、檔案工作人員歸檔的行為由有關機關責令整改、視情依法給予處分。常態化強化執行性是《條例》的落地關鍵。《條例》第十一條、第十二條規定的檔案主管部門履職清單明確了檔案事業由檔案主管部門主導的法定地位，解決了檔案行政管理“干什么、怎么干”問題。同時，根據職責分工和現實要求明確了單位檔案機構、檔案館承擔檔案事權的履職重點，回答了檔案業務經辦機構“服務單位運行保障、履行檔案公共服務職能重點干什么”的內容問題，規定了檔案館室接受檔案主管部門監督管理的法定義務，構建起橫向協同、縱向貫通、協調聯動的檔案工作執行體系，真正把檔案工作職責體系落地落實落細。全方位賦能檔案行政執法質效，為檔案強國建設提供更加堅實有力的法治保障！
