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- 信息無障礙
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檔案管理
2024年中國共產黨第二十屆中央委員會第三次全體會議審議通過的《中共中央關于進一步全面深化改革、推進中國式現代化的決定》（以下簡稱《決定》）提出“統籌城鄉就業政策體系，同步推進戶籍、用人、檔案等服務改革，優化創業促進就業政策環境，支持和規范發展新就業形態”，彰顯出國家對新就業形態的重視。有學者認為新就業形態是指“依托互聯網等現代信息科技手段，實現有別于正式穩定就業和傳統靈活就業的靈活性、平臺化的組織用工和勞動者就業形態”，可見新就業形態由現代信息技術的發展催生而來，具有勞動關系靈活、工作內容多樣、工作方式彈性、創業機會互聯等特點。同時，有學者認為新就業形態“在雇傭、勞動管理、勞動報酬獲取方式和勞動關系認定等方面與傳統標準相異”。針對就業形態的變化推進檔案服務改革，旨在助力新就業形態的規范發展。據2022年第九次全國職工隊伍狀況調查，新就業形態勞動者達8400萬人，占全國職工總人數的21%，成為職工隊伍的重要組成部分。《決定》出臺形勢下，做好新就業形態勞動者的管理和服務迫在眉睫。而人事檔案作為勞動者基本信息、教育背景、工作經歷、技能專長、獎懲情況等方面的原始記錄，可為勞動者的管理和服務提供幫助。筆者以人事檔案為切入點，探討為何需要以及如何用人事檔案為新就業形態的發展助力。
新就業形態勞動者迫切需要建立人事檔案
人事檔案屬于專門檔案，通常包括干部人事檔案和流動人員人事檔案。人事檔案內容豐富，全面記錄個人的政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況。在《干部人事檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理服務規定》指引下，我國干部人事檔案和流動人員人事檔案具有較成熟的管理體制和方法。
據2021年北京市就業工作領導小組印發的《關于促進新就業形態健康發展的若干措施》，新就業形態勞動者包括：一是依托互聯網平臺（簡稱“平臺”），與平臺企業不完全符合確立勞動關系情形，根據平臺規則完成工作和接受勞動管理，獲取勞動報酬的勞動者（平臺網約勞動者）。二是依托平臺，依法從事個體經營或個人自主利用體力、專業技能等依法從事勞務、咨詢、設計等活動，并取得勞動報酬的勞動者（平臺個人靈活就業人員）。三是與平臺企業或加盟、代理、外包平臺業務的合作企業、勞務派遣企業建立勞動關系或形成事實勞動關系，完成平臺企業、平臺、平臺內經營者等所賦予工作任務的勞動者（平臺單位就業員工）。可見，新就業形態勞動者具有在體制外靈活就業的特點，依托的平臺多為私企或民企，甚至有些是個體職業者。新就業形態勞動者成分復雜，既有部分人員屬于流動人員，也包括可能從未建立人事檔案的個體職業者。鑒于人員復雜性和就業靈活性，新就業形態的健康發展要求保障新就業形態勞動者權益、規范新就業形態行業秩序和拓寬新就業形態職業發展渠道等。為新就業形態勞動者建立或規范人事檔案，能夠滿足以上要求。
一、有助于保障新就業形態勞動者合法權益
目前，近半數新就業形態勞動者的年度總工時超過平均標準，長期保持高強度勞動，且合同簽訂、保險參與占比較低，新就業形態勞動者的合法權益未能得到有效保障。通過建立新就業形態勞動者的人事檔案，可保障其合法權益。其一，將新就業形態勞動者的工作時間記錄納入人事檔案可防止企業設置不合理的工作時間，減少過度勞動現象。人力資源和社會保障部2023年印發的《新就業形態勞動者休息和勞動報酬權益保障指引》要求企業“建立新就業形態勞動者工作時間、接單時間臺賬”，并將臺賬納入人事檔案，可為政府監管和個人維權提供憑證，促使平臺設置合理的工作時間，并支付等額的勞動報酬。其二，平臺企業需依法與新就業形態勞動者簽訂勞動合同，并將規范勞動用工、保障勞動權益相關內容寫入合同。建立人事檔案，勞動合同作為用工關系證明必須納入第九類，這將倒逼平臺與新就業形態勞動者簽訂勞動合同，便于勞動者依法維權。其三，人事檔案中參加社會保險的材料需納入第九類，可作為原始憑證保障勞動者權益，社保部門還可依據新就業形態勞動者人事檔案中養老保險的繳納額度和繳費年限，如期足額發放養老金，保障勞動者退休后的合法權益。
二、有助于規范新就業形態行業秩序
新就業形態在提高就業率的同時，也給行業秩序帶來挑戰。表現為勞動者可隨時切換就業平臺，增加了管理部門監管難度，隨之產生的違法成本較低，不利于行業秩序的規范建立。如網絡主播直播帶貨中頻繁出現虛假宣傳、假冒偽劣商品等問題，正是缺乏監管導致的亂象，不利于直播行業的規范發展。為新就業形態勞動者建立人事檔案，記錄其工作表現、口碑評價和獎懲信息，有助于規范就業秩序。一方面，人事檔案中記錄勞動者的工作評價和獎懲信息，成為勞動者誠信的“代言證”，也可與勞動者的績效掛鉤，促使其約束自身行為，做到誠信守法，減少或避免違規行為。另一方面，人事檔案也可成為政府和平臺監管的工具，通過勞動者違規或處罰記錄有針對性地開展監管，整治行業違規行為，做好失信懲戒和清退工作，防止同一違規行為再次發生。可見，借助人事檔案有助于實現勞動者自我約束和平臺監管整治，可減少違規風險、提高信譽，促使整個行業規范發展。此外，政府和平臺也可依據勞動者人事檔案中的獎勵信息或業績評價發掘誠信守法的先進典型，為宣傳工作提供生動素材，助力建立良好的行業秩序，弘揚社會正氣。
三、有助于拓寬新就業形態職業發展渠道
政策要求提高新就業形態勞動者參與職業技能培訓的積極性，為勞動者提升職業技能創造條件。新就業形態的發展創造了大量的就業崗位，方便勞動者根據能力、興趣和時間等條件自主選擇崗位就業，使就業更加靈活，呈現“人盡其才、各盡其能”的新特點，更注重技能與崗位的匹配。同時，隨著我國產業結構的調整，市場對專業知識或技能要求低的崗位數量逐漸減少，新就業形態所需的技能水平不斷提升，如人工智能技術催生的語言模型訓練師即需要較高的技能水平，而這也與多數新就業形態勞動者主觀上認為自身工作需要專業技能的現狀相呼應。因此，為新就業形態勞動者建立人事檔案，一方面可幫助有效匹配人員技能與平臺需求，實現人盡其才。平臺可借助人事檔案了解應聘人員的基本情況，篩選出符合平臺工作技能要求的勞動者，將勞動者匹配到適合的崗位，使其人盡其才。另一方面可幫助勞動者合理規劃職業生涯，實現各盡其能。人事檔案中記錄勞動者的工作經歷、技能專長、職業資格和職稱信息等，可幫助平臺根據勞動者的能力水平進行職業規劃，設置升職目標，實現自我提升。此外，新就業形態勞動者的培訓信息需納入人事檔案第四類，可幫助平臺了解勞動者的培訓經歷，拓寬新就業形態的職業發展渠道。
為新就業形態勞動者建立人事檔案的建議
《決定》的出臺彰顯了為新就業形態勞動者建立人事檔案的迫切需求，可參考干部人事檔案和流動人員人事檔案的管理體制和方法逐步開展此項工作。限于篇幅，筆者提出三點建議。
一、提高建立新就業形態勞動者人事檔案的意識
新就業形態勞動者包括但不限于快遞員、外賣配送員、網約車司機、網絡主播等，其中既有農民工，也有高校畢業生等。他們依托的平臺多為私企或民企，限于企業性質，加之勞動者類型相對復雜，新就業形態勞動者的人事檔案大多尚未建立或不夠規范。如農民工尚未建立人事檔案，未在體制內就業的高校畢業生屬于流動人員，其人事檔案也未能完整收集。基于人事檔案在新就業形態健康發展中的重要作用，政府部門、平臺企業乃至勞動者個人需要提高建立人事檔案的意識。只有增強意識，才能推動政府出臺政策規定新就業形態勞動者人事檔案的管理要求，才能推動平臺企業為勞動者建立人事檔案，才能推動勞動者個人積極配合形成人事檔案。
二、加強新就業形態勞動者人事檔案的協同建檔
新就業形態勞動者可同時在多個平臺就業，造成其人事檔案形成主體多樣、較為分散，加上其人事檔案形成主體與管理主體不一致的客觀現實，需要在建檔過程中加強協同。如果屬于流動人員人事檔案，需要加強平臺企業與人力資源和社會保障部門、公共就業與人才服務機構的協同合作。安徽省通過工會與基層醫療機構合作為新就業形態勞動者建立健康檔案，呈現多主體合作建檔的特點。勞動者的健康記錄會列入人事檔案第十類，健康檔案的合作建檔也可為人事檔案的協同建檔提供參考。協同建檔即需明確各主體的職責，如人力資源和社會保障部門負責制定建檔政策、公共就業和人才服務機構負責具體管理、平臺企業負責定期補充材料等。
三、注重新就業形態勞動者人事檔案的利用服務
與干部人事檔案和流動人員人事檔案一樣，新就業形態勞動者的人事檔案不僅僅是保管對象，其具有數據、信息、知識、資源、資產和記憶功能，建立人事檔案的最終目的是利用服務。因人事檔案內容豐富，在合規前提下，可考慮開發專題數據庫，為人力資源配置、人才選用、權益維護和誠信建設等服務。發達國家的做法可供參考，如丹麥國家檔案館建設Arne數據庫，在約150個機構的人事檔案中收集就業信息提供利用，已成功幫助上萬人維護權益。此外，可應用新技術來開發新就業形態勞動者的人事檔案，如借助人工智能實現檔案的高效識別、自動分類和智能檢索，或者通過云服務技術實現數據庫共享等。總之，未來需要在新就業形態勞動者人事檔案建立的基礎上注重利用服務，才能進一步發揮檔案價值。
