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檔案管理
近年來，互聯網、云計算、大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術加速融入我國經濟社會發展各領域，實施數字中國戰略，加快推進經濟社會數字化轉型成為全社會共識。各行業領域信息化應用水平不斷提高，各辦公系統、業務信息系統向平臺化、移動化演進，無紙化、電子化已融入社會日常工作和生活，電子文件大量產生，如何做到電子文件“應歸盡歸”、電子檔案“應收盡收”成為各單位尤其是檔案部門的必答題。
制定背景
制定《電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）是新時代加強檔案信息化工作的新要求
黨的二十大擘畫了全面建設社會主義現代化國家，以中國式現代化全面推進中華民族偉大復興的宏偉藍圖，指明了新時代新征程黨和國家各項事業發展的前進方向。習近平總書記強調，“沒有信息化就沒有現代化”，對檔案工作提出“四個好”“兩個服務”的新要求，為新時代檔案信息化工作指明了前進方向。黨中央印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出了檔案事業“四個體系”建設的發展要求，印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確了檔案信息化建設各項具體目標任務，發布《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》），夯實了檔案信息化法治基礎，《辦法》的發布實施，是貫徹落實《檔案法》條款要求的最新成果。
制定《辦法》是新時代貫徹落實依法治檔要求的新舉措
全面推進依法治國是黨中央、國務院的戰略部署。法治作為治國理政的基本方式體現在國家治理的方方面面，體現在檔案法治建設的具體業務中，《檔案法》頒布實施為新時代檔案事業高質量發展提供了堅強的法治保障。《辦法》在《檔案法》《實施條例》下位，和檔案相關行政法規、部門規章、標準規范一起，完善了我國檔案法規標準體系，豐富了檔案信息化法治建設的工具箱，理順了與文件部門、政務部門的業務關系，推動了電子檔案管理全過程規范化，進一步夯實檔案信息化工作在國家檔案事業數字化轉型高質量發展中的基礎性關鍵地位。
制定《辦法》是新時代加強檔案數字資源建設的重要支撐
檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，推動建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系是檔案部門一項長期重要任務。《辦法》注重同《電子文件管理辦法》的業務銜接，規定了電子檔案法律要件、全過程管理、歸檔功能、移交接收、安全備份、開發利用等要求，解答了電子檔案單套管理中的難點和疑惑，將進一步推動檔案“增量電子化戰略”實施，推動檔案數字資源規范化、規模化、標準化。
制定過程
《檔案法》第三十七條規定：“電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。”2022年，國家檔案局科技信息化司啟動《辦法》起草工作。起草組對國內外電子檔案管理相關的法律法規與標準規范進行梳理，明確了編制思路、工作方法和整體進度安排，在機關、企業事業單位和檔案館中廣泛開展問卷調研，確定了《辦法》框架和內容，形成草稿。2023年年初，在部分單位征求專家意見，形成初稿。2023年5月，面向全社會公開征求意見，受到廣泛關注，收到231條意見建議，起草組認真研究、逐條分析，修改形成征求意見稿。2024年4月，面向中央檔案館國家檔案局所屬各部門從法規遵從、業務合規、規范用語等方面征求意見，形成送審稿。2024年9月，經國家檔案局批準發布，自11月1日起正式實施。
章節內容
《辦法》共分為七章三十八條。
第一章為“總則”，共八條，規定了立法目的和依據、適用范圍和電子檔案的定義、電子檔案效力、基礎保障、全過程管理、信息技術應用、應歸盡歸要求、安全保密等內容。
第二章為“機構及其職責”，共五條，規定了檔案主管部門職責、電子檔案形成單位職責、檔案館職責、納入議事協調機制和爭取相關部門支持、電子檔案管理人員要求等內容。
第三章為“電子文件整理與歸檔”，共六條，規定了電子文件歸檔范圍、形成要求、歸檔格式、歸檔電子文件的整理、提交歸檔、電子檔案整理編目等內容。
第四章為“電子檔案移交與接收”，共四條，規定了電子檔案的移交接收時間、電子檔案移交、電子檔案接收、移交接收方式等內容。
第五章為“電子檔案保管與處置”，共七條，規定了電子檔案保管、檔案數字資源管理、電子檔案備份、異地異質備份、電子檔案轉換與遷移、電子檔案鑒定與銷毀等內容。
第六章為“電子檔案開放與利用”，共六條，規定了電子檔案的開放要求、提供利用、利用者要求、電子檔案利用服務平臺、電子檔案共享利用、電子檔案開發等內容。
第七章為“附則”，共兩條，規定了解釋權歸屬、施行日期。
主要特點
加強依法治檔，落實檔案法要求
強化《檔案法》和《實施條例》的法規遵從，在檔案信息化法規制度位階層級設置上形成法律、行政法規、部門規章的層級搭配。在檔案信息化業務術語、名詞定義的表述上遵從法律規定，在電子檔案定義、電子檔案法律效力、電子檔案合法要件、電子檔案管理機構職責、業務系統歸檔功能等方面的表述上部分引用法律原文，規范使用法言法語，做好與相關法律法規、標準規范的銜接。
加強工作協同，推動文檔管理法制化
做好與兩辦文件《電子文件管理辦法》的工作銜接，同國家文件管理部門達成業務共識，各自發揮職能優勢，進一步理順文件和檔案管理體制機制，明確電子文件形成和辦理等環節由《電子文件管理辦法》給予規范，電子文件歸檔、管理等環節由《電子檔案管理辦法》給予規范。
加強業務創新，提出電子檔案全過程管理理念
與文件管理部門達成共識，共同推動全過程管理落地，加強前端業務指導，提出辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設要求，強調從電子文件形成、整理、歸檔到電子檔案移交、接收、保管、處置、利用等業務環節規范化要求。
針對問題
起草組注重條款實用性適用性，相關要求具有可操作性，針對電子檔案管理實踐中的重難點問題指明工作路徑、提出具體要求，以期解決實際問題。
一是指明各業務環節應用系統之間的互通路徑。各系統間業務互通是保障電子檔案全過程管理的前提，《辦法》要求辦公自動化系統、業務系統要建設歸檔功能，并同電子檔案管理系統連通，打通前后端系統間業務通路，破除各業務系統“數據孤島”，指明電子文件、電子檔案的業務路徑，支持電子檔案在前后端信息系統中的順暢運行，最終實現電子檔案全過程順暢銜接、有效協同。
二是指出元數據在電子檔案管理中的關鍵作用。元數據由內容、結構和背景信息組成，由信息系統在電子檔案全過程管理中自動收集，只有“持續進行元數據采集、維護等活動，完整記錄電子檔案管理過程”才能確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規，做好關鍵業務階段電子檔案元數據的采集、維護等是達成電子檔案合法要件的必然要求。
三是針對不同業務環境提出電子印章管理要求。印章是文件和檔案的組成要件，電子環境下電子印章服務無法覆蓋承載文件與檔案業務的網絡和系統，會造成電子印章查驗失敗、顯示錯誤甚至缺失等重大問題。起草組考慮在機關檔案室階段、檔案館階段電子印章應用存在較大差別，結合《黨政機關電子公文歸檔規范》要求，分別在機關歸檔業務階段和檔案館接收業務階段提出電子印章要求。
四是推動“四性”檢測要求前后一致相互貫通。《檔案法》和《實施條例》都對電子檔案管理提出了保證“真實性、完整性、可用性、安全性”的要求，這是電子檔案管理的基本質量要求。起草組積極推動這一表述在文件階段的應用，在兩辦文件《電子文件管理辦法》中提出“要確保電子文件真實、完整、可用、安全”，《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理規范》中明確政務服務機構檔案部門“要對接收的政務服務電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測”，實現了從內容到檢測的前后貫通一致。
五是實現電子檔案單套管理閉環。當前，電子檔案單套管理呼聲日高需求迫切，技術和業務環境逐步完善，已經具備全過程電子化條件，國家檔案局也從法規標準層面打通電子檔案單套管理全過程。《辦法》在條文內容上、業務要求上就是針對全電子環境下電子檔案管理提出的要求，沒有出現電子檔案與紙質檔案并行的業務要求。提出了電子檔案全過程管理要求，明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
六是為檔案信息化基礎設施建設提供政策支撐。設施設備是檔案信息化建設的重要組成部分，支撐著檔案信息化各項業務，包括硬件設備（服務器、存儲設備、數據庫服務器等）、網絡設施（路由器、交換機、網絡服務器等）、安全防護設備（防火墻、入侵檢測、漏洞掃描、加密設備等）、數據備份設備（磁帶庫、磁盤陣列等），電子檔案存管場地、庫房、業務用房及配套設施等。在《辦法》總則部分提出了原則性要求，設置了“滿足需要”和“必要的”兩個條件，不要求貪大求全，更加強調實用性、適用性。在《辦法》機構和職責部分，對電子檔案形成單位職責提出“配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎設施”的要求，對檔案館的職責提出“建設滿足電子檔案長期保存和安全管理的信息化基礎設施”的要求，為各級檔案部門配套建設檔案信息化軟硬件設施提供了政策依據和職能依據。
《辦法》還對電子檔案安全管理、電子檔案管理部門職責、電子文件歸檔功能建設、電子檔案移交接收時間和方式、電子檔案備份、開發利用等提出要求。
