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檔案管理
2022年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，明確了重特大事件檔案工作的戰(zhàn)略價值和總體要求。經(jīng)過多年實踐，重特大事件檔案工作，尤其是疫情防控檔案歸集，已有長足發(fā)展。然而，重特大事件類型多樣，包括自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等，且具有涉及范圍廣、事件要素復雜、不確定性與專業(yè)性顯著、涵蓋多領域等特點。可見，黨和國家組織應對突發(fā)事件形成的具有保存價值的歷史記錄如何實現(xiàn)高質量歸檔管理，仍需要識別與解決各類復雜問題。因之，尚需全面探尋重特大事件檔案工作“怎么做”，進而形成系統(tǒng)的方法框架和行動方略，用以指導各地區(qū)、各層級、各系統(tǒng)全面深入推進此項工作。
結合國內(nèi)外重特大事件檔案工作的政策、實踐、研究成果，基于重特大事件的特質和檔案工作的流程，可建構出以下方法框架。即，對照重特大事件發(fā)生的時序，劃分為事前基礎性籌備、事發(fā)及時性響應、事后可持續(xù)管理3個階段，檔案工作對應部署并配置相關保障要素。需要注意的是，各階段工作步驟并非固定，在具體工作中，因事件性質、檔案工作實施條件等因素的差異，會存在一定的不同。
重特大事件檔案工作方法框架
一、事前基礎性籌備
在事件發(fā)生前強調(diào)提前規(guī)劃部署，需明確重特大事件檔案工作任務、劃分工作主體的權責及關系、建立具有通用價值的工作機制，進而形成完備的事前應急預案。
（一）明確應急導向下的工作內(nèi)涵
為保障工作及時順暢進行，需要事前厘清重特大事件檔案工作的基本內(nèi)涵和導向。
一方面，確定基本內(nèi)涵。在我國重特大事件檔案工作體系中，重特大事件檔案側重指黨和國家在應對突發(fā)性與災難性事件中形成的且具有保存價值的歷史記錄。對應來看，美、澳等國檔案管理體系中，以應急管理、應急響應等名稱命名此類檔案，同樣強調(diào)此類檔案是政府機構或有關部門發(fā)揮職能應對突發(fā)事件時產(chǎn)生的記錄。
另一方面，基于內(nèi)涵劃定檔案工作方向。表現(xiàn)為既要圍繞重特大事件開展各項檔案活動，旨在收集、保管、開發(fā)并利用事件發(fā)生過程中的各類記錄，滿足保存歷史、輔助決策等需求，又要界定重特大事件檔案工作的應急特質，用以指導具體檔案工作內(nèi)容的設計。
（二）建立檔案機構主導的工作架構
重特大事件檔案工作因其復雜屬性牽涉各方權責，尤為重要的是檔案機構主導地位的確定。應理順3個層面的關系。
一是通過政策明確檔案機構的主導地位。強調(diào)檔案機構肩負統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與方案制定的職能。二是明確不同檔案機構的具體職能。檔案主管部門主要負責制定工作方案，制定收集、整理等環(huán)節(jié)的工作機制并推動協(xié)同相關工作。檔案館主要負責監(jiān)督指導具體業(yè)務工作、明確各方任務、統(tǒng)一操作規(guī)范，并及時發(fā)布相關指南、歸檔范圍等。三是厘清并規(guī)劃檔案機構同各相關方在具體工作中的關系。為推進重特大事件檔案工作開展，應強調(diào)檔案部門與應急管理、公共衛(wèi)生、社會安全等部門的協(xié)同，構建跨部門、跨層級、跨領域的協(xié)作體系。
（三）確定基礎性通用工作框架
事前建立通用工作框架，以應對突發(fā)事件的建檔需求，為部署與實施檔案工作提供基礎性指引。
一方面，明確理念與原則，確保工作順利進行。在理念引領層面，要確保重特大事件檔案工作符合本國國情并有效服務社會及公眾，并將其作為工作出發(fā)點。在宏觀層面，提出統(tǒng)一領導、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作等整體性原則。在檔案管理具體層面，明確多途徑、全范圍、廣角度收集并妥善保管等要求。
另一方面，建立通用工作制度以提供基本的行動依據(jù)。第一步，判斷當前是否具備可供各類重特大事件通用的工作制度或計劃。如有，結合業(yè)已積累的經(jīng)驗加以完善。如無，則需結合檔案管理及突發(fā)事件應急管理的相關法律法規(guī)，制定重特大事件檔案工作相關制度。
二、事發(fā)及時性響應
重特大事件發(fā)生時，檔案部門需要及時介入，判斷事件本身的建檔價值，并評估檔案工作開展的外部環(huán)境與內(nèi)部條件。在確定建檔的必要性與可行性后，設計制定適應性工作方案，并迅速響應、及時介入，開展應急建檔工作。
（一）實時制定檔案工作方案
首先，判斷所發(fā)生事件是否具備充足的建檔必要性與價值。這需要結合重特大事件的定義，判斷其是否具有突發(fā)性，以及對社會的危害程度、影響范圍等。可將應急管理工作體系對該事件的評估作為參照。接著，從決策參考、歷史研究、記憶建構等角度評估事件產(chǎn)生的影響及其建檔價值。
其次，就開展重特大事件檔案工作的內(nèi)外部條件進行可行性評估。外部環(huán)境涉及重特大事件相關記錄形成的物理環(huán)境與開展重特大事件檔案工作的工作環(huán)境。部分重特大事件的災難性為相關記錄的及時保存、檔案工作的穩(wěn)定開展帶來一定挑戰(zhàn)，行動主體需要對可能面臨的困難予以可行性評估、風險預測，以及解決方案設計。就內(nèi)部條件而言，檔案機構等重特大事件檔案工作主導方應結合工作目標、管理職責、資金保障、基礎設施等因素，判斷是否需要由其開展建檔工作。
最后，如確定建檔必要性，則根據(jù)事件類型及其特殊性設計對應的工作方案。這要求既立足已有的檔案工作基礎，又充分考慮事件本身的特殊性。以澳大利亞國家檔案館發(fā)布的《向機構提供有關新冠肺炎疫情相關記錄的建議》為例，該國結合這一時間的重大突發(fā)性及公共衛(wèi)生屬性，提出應參考公共衛(wèi)生機構的規(guī)定，針對疫苗接種、確診病例行動軌跡等時效性強且涉及個人隱私的特殊檔案，制定短期保存、嚴格銷毀的管理方案及規(guī)定。
（二）即時開展應急建檔
形成工作方案后，便需以此為依據(jù)，及時介入重特大事件應急管理中，即時開展應急建檔。
一是做好收集。可分為兩大場景。一類是面向政府部門等官方機構，以機構為單位進行重特大事件應急管理文件的歸檔移交。檔案部門應主動參與到各部門應急管理活動中，明確檔案收集要求，并在形成階段，確保具有長久保存價值的文件材料的規(guī)范形成和妥善保管。另一類是面向整個社會進行收集與征集，其收集范圍更加廣泛、類型更為豐富，包括網(wǎng)頁內(nèi)容、社交媒體文件、口述歷史等，以社會收集豐富檔案收集層次，補充檔案資源。
二是對收集結果進行初步整理與分類。其工作核心是確定收集與整理政策，形成科學的檔案分類標準。首先確定整理工作要求。需遵循文件形成規(guī)律，科學分類，并對事件中不能確定的類別予以及時討論。基于以上要求，確定整理工作的標準。可參考積累的突發(fā)事件檔案整理經(jīng)驗和既有的檔案分類標準，結合重特大事件應急管理工作涉及的領域與類型，及時確定檔案工作的收集與整理方案、明確專題檔案目錄等。
三是開展檔案鑒定。以既往的檔案價值鑒定標準為參照，結合事件實際情況，快速形成價值鑒定標準并及時投入使用。這一階段的檔案價值鑒定遵循應收盡收原則，對各類檔案的保存期限從寬設置，盡全力實現(xiàn)最大范圍保存。
三、事后可持續(xù)管理
重特大事件結束后，檔案工作重心轉至檔案可持續(xù)管理。檔案信息資源優(yōu)化建設與開發(fā)利用成為這一階段的重點，要充分挖掘其價值以滿足利用需求。
（一）檔案信息資源優(yōu)化建設
由于重特大事件具有隨機性和緊急性等特點，事發(fā)響應階段檔案的收集可能不夠完整，且重特大事件結束后，相關工作仍會持續(xù)進行，將繼續(xù)形成大量相關記錄，因而建檔工作也要持續(xù)。
一是對事后各機構形成的檔案進行持續(xù)追蹤收集。二是檔案館等記憶機構對社會各層面產(chǎn)生的相關檔案開展全面收集，確保應收盡收。通過采集媒體信息、采錄口述信息等方式主動面向社會收集反映事件各個側面的相關材料，廣泛、全面地補充檔案資源，豐富記錄全貌。三是要求各有關單位在事件結束后盡快完成檔案整理，并及時向檔案部門移交，檔案部門要做好指導、監(jiān)督、接收。
同時，要持續(xù)做好檔案信息資源優(yōu)化建設。一方面，在上一階段收集工作的基礎上，做好整理。除了常規(guī)的鑒定、分類、劃分保管期限等工作外，更要對收集到的材料進行質量鑒定與價值判定，將不符合要求的材料予以剔除。另一方面，利用數(shù)字技術，加強資源建設。例如，全面開展數(shù)字化、建立專題檔案資源數(shù)據(jù)庫等，為開發(fā)利用奠定資源基礎。
（二）利用服務逐步推進
重特大事件檔案的價值需要通過利用實現(xiàn)。因此，應將工作重點從資源建設層向利用服務層延伸。系統(tǒng)配套促進檔案資源利用的系列措施，是關鍵之舉。
首先，應以安全、規(guī)范為前提，推進開放與利用。通過明確檔案開放流程及責任，有序布局開放工作，促進有效利用。其次，簡化利用流程。具體來說，確保重特大事件檔案資源訪問渠道暢通，推動利用服務便捷化，以全面滿足各相關方的檔案信息需求。最后，整合資源，實現(xiàn)一體化利用。具體來說，要在國家的整體框架下推進重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫建設，強調(diào)各領域、各單位加強檔案信息資源共建共享，進而提供綜合性、成套性的檔案資源及服務。
四、全方位保障體系
建立全方位保障體系，從物資、技術、人力資源等方面提供保障，是確保重特大事件檔案工作全流程順暢進行的重要基礎。
（一）多元主體協(xié)同架構的構建
重特大事件關涉社會多個領域，因此重特大事件檔案工作需吸納公共衛(wèi)生部門、社會安全部門、應急管理部門，以及社會各領域的共同參與，尤其要強調(diào)組建跨領域協(xié)同的工作團隊。
一方面，從制度建設到方案設計，多方話語融通是順利推行的重要前提。應由來自檔案部門、應急管理機構和相關部門的代表組成工作方案制定小組，全面反映各機構利益相關者的意見。
另一方面，以多主體合作降低工作難度、滿足資源需求。具體表現(xiàn)為：行動實施團隊由跨領域、跨部門的工作人員組成，工作團隊掌握檔案管理知識、具備應急建檔所需的各項專業(yè)技能且對重特大事件所涉及的領域及其應急管理工作流程有清晰認識。如，美國檔案工作者協(xié)會發(fā)布的《危機事件存檔資源工具包》，建議召集各領域專家、經(jīng)驗豐富的工作者等共同組建檔案工作團隊。
（二）科學穩(wěn)定的資金投入
重特大事件檔案工作需要充足的物資保障，不僅要求穩(wěn)定的資金投入，更要求能夠科學支出。當前，國家或地方檔案機構大多要求重特大事件檔案工作經(jīng)費納入本級預算或活動經(jīng)費中，以獲得穩(wěn)定的經(jīng)費保障。一些從事此項工作的社會組織或私人收藏項目則通過申請地方政府資金撥款、接受社會捐贈，以獲得資助。應急建檔的實施機構應制定多年期的長期預算計劃，明確重特大事件檔案工作的資金來源，以及檔案管理各環(huán)節(jié)的資金使用情況。
（三）多維基礎設施建設
重特大事件檔案工作需要適當?shù)脑O施來支持各個階段的工作。其中既包括辦公空間、倉儲設施、數(shù)字化設備等實體支持，也包含保障重特大事件檔案工作在信息化環(huán)境中流暢運行的技術條件。
在實體支持方面，要加大相關基礎設施建設，創(chuàng)造良好環(huán)境和客觀條件。在技術保障層面，因為重特大事件檔案工作的場景已延伸至數(shù)字化環(huán)境乃至網(wǎng)絡環(huán)境。面對數(shù)字形態(tài)的檔案材料，需要數(shù)字技術全流程嵌入其中。
（四）人文關懷的加強
重特大事件檔案可能包含重大疾病、失去親人等創(chuàng)傷性內(nèi)容。在資源收集整理階段，有可能給事件親歷者、檔案工作者再次帶來心理創(chuàng)傷，因此要考慮相關工作的道德與心理風險，給予檔案工作者情感支持、心理疏導和工作培訓。亦要考慮利益相關者的倫理與心理保障服務。以前文提到的《危機事件存檔資源工具包》為例，其在情感因素部分，提供系列心理健康資源集合，并配有情感支持和心理咨詢求助指南，確保在檔案收集中充分考慮到情感因素。
在資源開發(fā)利用階段，應考慮涉及的倫理道德問題。檔案開放及開發(fā)利用應獲得事件親歷者的知情和同意。對涉及隱私和潛在觸發(fā)不適感的內(nèi)容，進行篩選或限制發(fā)布，確保以符合倫理的方式建設和開發(fā)利用檔案資源。
結語
重特大事件檔案對于推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義。總的來說，檔案工作實踐難度與資源需求極為顯著，尚需更多的行動投入與探索，由此形成更系統(tǒng)的方法框架與面向復雜場景的行動路徑。
