-
- 信息無障礙
-
檔案管理
2022年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》，明確了重特大事件檔案工作的戰(zhàn)略價(jià)值和總體要求。經(jīng)過多年實(shí)踐，重特大事件檔案工作，尤其是疫情防控檔案歸集，已有長(zhǎng)足發(fā)展。然而，重特大事件類型多樣，包括自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等，且具有涉及范圍廣、事件要素復(fù)雜、不確定性與專業(yè)性顯著、涵蓋多領(lǐng)域等特點(diǎn)?？梢?，黨和國(guó)家組織應(yīng)對(duì)突發(fā)事件形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄如何實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量歸檔管理，仍需要識(shí)別與解決各類復(fù)雜問題。因之，尚需全面探尋重特大事件檔案工作“怎么做”，進(jìn)而形成系統(tǒng)的方法框架和行動(dòng)方略，用以指導(dǎo)各地區(qū)、各層級(jí)、各系統(tǒng)全面深入推進(jìn)此項(xiàng)工作。
結(jié)合國(guó)內(nèi)外重特大事件檔案工作的政策、實(shí)踐、研究成果，基于重特大事件的特質(zhì)和檔案工作的流程，可建構(gòu)出以下方法框架。即，對(duì)照重特大事件發(fā)生的時(shí)序，劃分為事前基礎(chǔ)性籌備、事發(fā)及時(shí)性響應(yīng)、事后可持續(xù)管理3個(gè)階段，檔案工作對(duì)應(yīng)部署并配置相關(guān)保障要素。需要注意的是，各階段工作步驟并非固定，在具體工作中，因事件性質(zhì)、檔案工作實(shí)施條件等因素的差異，會(huì)存在一定的不同。
重特大事件檔案工作方法框架
一、事前基礎(chǔ)性籌備
在事件發(fā)生前強(qiáng)調(diào)提前規(guī)劃部署，需明確重特大事件檔案工作任務(wù)、劃分工作主體的權(quán)責(zé)及關(guān)系、建立具有通用價(jià)值的工作機(jī)制，進(jìn)而形成完備的事前應(yīng)急預(yù)案。
（一）明確應(yīng)急導(dǎo)向下的工作內(nèi)涵
為保障工作及時(shí)順暢進(jìn)行，需要事前厘清重特大事件檔案工作的基本內(nèi)涵和導(dǎo)向。
一方面，確定基本內(nèi)涵。在我國(guó)重特大事件檔案工作體系中，重特大事件檔案?jìng)?cè)重指黨和國(guó)家在應(yīng)對(duì)突發(fā)性與災(zāi)難性事件中形成的且具有保存價(jià)值的歷史記錄。對(duì)應(yīng)來看，美、澳等國(guó)檔案管理體系中，以應(yīng)急管理、應(yīng)急響應(yīng)等名稱命名此類檔案，同樣強(qiáng)調(diào)此類檔案是政府機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門發(fā)揮職能應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)產(chǎn)生的記錄。
另一方面，基于內(nèi)涵劃定檔案工作方向。表現(xiàn)為既要圍繞重特大事件開展各項(xiàng)檔案活動(dòng)，旨在收集、保管、開發(fā)并利用事件發(fā)生過程中的各類記錄，滿足保存歷史、輔助決策等需求，又要界定重特大事件檔案工作的應(yīng)急特質(zhì)，用以指導(dǎo)具體檔案工作內(nèi)容的設(shè)計(jì)。
（二）建立檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)的工作架構(gòu)
重特大事件檔案工作因其復(fù)雜屬性牽涉各方權(quán)責(zé)，尤為重要的是檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)地位的確定。應(yīng)理順3個(gè)層面的關(guān)系。
一是通過政策明確檔案機(jī)構(gòu)的主導(dǎo)地位。強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)肩負(fù)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與方案制定的職能。二是明確不同檔案機(jī)構(gòu)的具體職能。檔案主管部門主要負(fù)責(zé)制定工作方案，制定收集、整理等環(huán)節(jié)的工作機(jī)制并推動(dòng)協(xié)同相關(guān)工作。檔案館主要負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)工作、明確各方任務(wù)、統(tǒng)一操作規(guī)范，并及時(shí)發(fā)布相關(guān)指南、歸檔范圍等。三是厘清并規(guī)劃?rùn)n案機(jī)構(gòu)同各相關(guān)方在具體工作中的關(guān)系。為推進(jìn)重特大事件檔案工作開展，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案部門與應(yīng)急管理、公共衛(wèi)生、社會(huì)安全等部門的協(xié)同，構(gòu)建跨部門、跨層級(jí)、跨領(lǐng)域的協(xié)作體系。
（三）確定基礎(chǔ)性通用工作框架
事前建立通用工作框架，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的建檔需求，為部署與實(shí)施檔案工作提供基礎(chǔ)性指引。
一方面，明確理念與原則，確保工作順利進(jìn)行。在理念引領(lǐng)層面，要確保重特大事件檔案工作符合本國(guó)國(guó)情并有效服務(wù)社會(huì)及公眾，并將其作為工作出發(fā)點(diǎn)。在宏觀層面，提出統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作等整體性原則。在檔案管理具體層面，明確多途徑、全范圍、廣角度收集并妥善保管等要求。
另一方面，建立通用工作制度以提供基本的行動(dòng)依據(jù)。第一步，判斷當(dāng)前是否具備可供各類重特大事件通用的工作制度或計(jì)劃。如有，結(jié)合業(yè)已積累的經(jīng)驗(yàn)加以完善。如無，則需結(jié)合檔案管理及突發(fā)事件應(yīng)急管理的相關(guān)法律法規(guī)，制定重特大事件檔案工作相關(guān)制度。
二、事發(fā)及時(shí)性響應(yīng)
重特大事件發(fā)生時(shí)，檔案部門需要及時(shí)介入，判斷事件本身的建檔價(jià)值，并評(píng)估檔案工作開展的外部環(huán)境與內(nèi)部條件。在確定建檔的必要性與可行性后，設(shè)計(jì)制定適應(yīng)性工作方案，并迅速響應(yīng)、及時(shí)介入，開展應(yīng)急建檔工作。
（一）實(shí)時(shí)制定檔案工作方案
首先，判斷所發(fā)生事件是否具備充足的建檔必要性與價(jià)值。這需要結(jié)合重特大事件的定義，判斷其是否具有突發(fā)性，以及對(duì)社會(huì)的危害程度、影響范圍等?？蓪?yīng)急管理工作體系對(duì)該事件的評(píng)估作為參照。接著，從決策參考、歷史研究、記憶建構(gòu)等角度評(píng)估事件產(chǎn)生的影響及其建檔價(jià)值。
其次，就開展重特大事件檔案工作的內(nèi)外部條件進(jìn)行可行性評(píng)估。外部環(huán)境涉及重特大事件相關(guān)記錄形成的物理環(huán)境與開展重特大事件檔案工作的工作環(huán)境。部分重特大事件的災(zāi)難性為相關(guān)記錄的及時(shí)保存、檔案工作的穩(wěn)定開展帶來一定挑戰(zhàn)，行動(dòng)主體需要對(duì)可能面臨的困難予以可行性評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，以及解決方案設(shè)計(jì)。就內(nèi)部條件而言，檔案機(jī)構(gòu)等重特大事件檔案工作主導(dǎo)方應(yīng)結(jié)合工作目標(biāo)、管理職責(zé)、資金保障、基礎(chǔ)設(shè)施等因素，判斷是否需要由其開展建檔工作。
最后，如確定建檔必要性，則根據(jù)事件類型及其特殊性設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的工作方案。這要求既立足已有的檔案工作基礎(chǔ)，又充分考慮事件本身的特殊性。以澳大利亞國(guó)家檔案館發(fā)布的《向機(jī)構(gòu)提供有關(guān)新冠肺炎疫情相關(guān)記錄的建議》為例，該國(guó)結(jié)合這一時(shí)間的重大突發(fā)性及公共衛(wèi)生屬性，提出應(yīng)參考公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的規(guī)定，針對(duì)疫苗接種、確診病例行動(dòng)軌跡等時(shí)效性強(qiáng)且涉及個(gè)人隱私的特殊檔案，制定短期保存、嚴(yán)格銷毀的管理方案及規(guī)定。
（二）即時(shí)開展應(yīng)急建檔
形成工作方案后，便需以此為依據(jù)，及時(shí)介入重特大事件應(yīng)急管理中，即時(shí)開展應(yīng)急建檔。
一是做好收集?？煞譃閮纱髨?chǎng)景。一類是面向政府部門等官方機(jī)構(gòu)，以機(jī)構(gòu)為單位進(jìn)行重特大事件應(yīng)急管理文件的歸檔移交。檔案部門應(yīng)主動(dòng)參與到各部門應(yīng)急管理活動(dòng)中，明確檔案收集要求，并在形成階段，確保具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件材料的規(guī)范形成和妥善保管。另一類是面向整個(gè)社會(huì)進(jìn)行收集與征集，其收集范圍更加廣泛、類型更為豐富，包括網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容、社交媒體文件、口述歷史等，以社會(huì)收集豐富檔案收集層次，補(bǔ)充檔案資源。
二是對(duì)收集結(jié)果進(jìn)行初步整理與分類。其工作核心是確定收集與整理政策，形成科學(xué)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。首先確定整理工作要求。需遵循文件形成規(guī)律，科學(xué)分類，并對(duì)事件中不能確定的類別予以及時(shí)討論?；谝陨弦?，確定整理工作的標(biāo)準(zhǔn)?？蓞⒖挤e累的突發(fā)事件檔案整理經(jīng)驗(yàn)和既有的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合重特大事件應(yīng)急管理工作涉及的領(lǐng)域與類型，及時(shí)確定檔案工作的收集與整理方案、明確專題檔案目錄等。
三是開展檔案鑒定。以既往的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)為參照，結(jié)合事件實(shí)際情況，快速形成價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)并及時(shí)投入使用。這一階段的檔案價(jià)值鑒定遵循應(yīng)收盡收原則，對(duì)各類檔案的保存期限從寬設(shè)置，盡全力實(shí)現(xiàn)最大范圍保存。
三、事后可持續(xù)管理
重特大事件結(jié)束后，檔案工作重心轉(zhuǎn)至檔案可持續(xù)管理。檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)與開發(fā)利用成為這一階段的重點(diǎn)，要充分挖掘其價(jià)值以滿足利用需求。
（一）檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)
由于重特大事件具有隨機(jī)性和緊急性等特點(diǎn)，事發(fā)響應(yīng)階段檔案的收集可能不夠完整，且重特大事件結(jié)束后，相關(guān)工作仍會(huì)持續(xù)進(jìn)行，將繼續(xù)形成大量相關(guān)記錄，因而建檔工作也要持續(xù)。
一是對(duì)事后各機(jī)構(gòu)形成的檔案進(jìn)行持續(xù)追蹤收集。二是檔案館等記憶機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)各層面產(chǎn)生的相關(guān)檔案開展全面收集，確保應(yīng)收盡收。通過采集媒體信息、采錄口述信息等方式主動(dòng)面向社會(huì)收集反映事件各個(gè)側(cè)面的相關(guān)材料，廣泛、全面地補(bǔ)充檔案資源，豐富記錄全貌。三是要求各有關(guān)單位在事件結(jié)束后盡快完成檔案整理，并及時(shí)向檔案部門移交，檔案部門要做好指導(dǎo)、監(jiān)督、接收。
同時(shí)，要持續(xù)做好檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)。一方面，在上一階段收集工作的基礎(chǔ)上，做好整理。除了常規(guī)的鑒定、分類、劃分保管期限等工作外，更要對(duì)收集到的材料進(jìn)行質(zhì)量鑒定與價(jià)值判定，將不符合要求的材料予以剔除。另一方面，利用數(shù)字技術(shù)，加強(qiáng)資源建設(shè)。例如，全面開展數(shù)字化、建立專題檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)等，為開發(fā)利用奠定資源基礎(chǔ)。
（二）利用服務(wù)逐步推進(jìn)
重特大事件檔案的價(jià)值需要通過利用實(shí)現(xiàn)。因此，應(yīng)將工作重點(diǎn)從資源建設(shè)層向利用服務(wù)層延伸。系統(tǒng)配套促進(jìn)檔案資源利用的系列措施，是關(guān)鍵之舉。
首先，應(yīng)以安全、規(guī)范為前提，推進(jìn)開放與利用。通過明確檔案開放流程及責(zé)任，有序布局開放工作，促進(jìn)有效利用。其次，簡(jiǎn)化利用流程。具體來說，確保重特大事件檔案資源訪問渠道暢通，推動(dòng)利用服務(wù)便捷化，以全面滿足各相關(guān)方的檔案信息需求。最后，整合資源，實(shí)現(xiàn)一體化利用。具體來說，要在國(guó)家的整體框架下推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫(kù)建設(shè)，強(qiáng)調(diào)各領(lǐng)域、各單位加強(qiáng)檔案信息資源共建共享，進(jìn)而提供綜合性、成套性的檔案資源及服務(wù)。
四、全方位保障體系
建立全方位保障體系，從物資、技術(shù)、人力資源等方面提供保障，是確保重特大事件檔案工作全流程順暢進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。
（一）多元主體協(xié)同架構(gòu)的構(gòu)建
重特大事件關(guān)涉社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域，因此重特大事件檔案工作需吸納公共衛(wèi)生部門、社會(huì)安全部門、應(yīng)急管理部門，以及社會(huì)各領(lǐng)域的共同參與，尤其要強(qiáng)調(diào)組建跨領(lǐng)域協(xié)同的工作團(tuán)隊(duì)。
一方面，從制度建設(shè)到方案設(shè)計(jì)，多方話語(yǔ)融通是順利推行的重要前提。應(yīng)由來自檔案部門、應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門的代表組成工作方案制定小組，全面反映各機(jī)構(gòu)利益相關(guān)者的意見。
另一方面，以多主體合作降低工作難度、滿足資源需求。具體表現(xiàn)為：行動(dòng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)由跨領(lǐng)域、跨部門的工作人員組成，工作團(tuán)隊(duì)掌握檔案管理知識(shí)、具備應(yīng)急建檔所需的各項(xiàng)專業(yè)技能且對(duì)重特大事件所涉及的領(lǐng)域及其應(yīng)急管理工作流程有清晰認(rèn)識(shí)。如，美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)發(fā)布的《危機(jī)事件存檔資源工具包》，建議召集各領(lǐng)域?qū)＜摇⒔?jīng)驗(yàn)豐富的工作者等共同組建檔案工作團(tuán)隊(duì)。
（二）科學(xué)穩(wěn)定的資金投入
重特大事件檔案工作需要充足的物資保障，不僅要求穩(wěn)定的資金投入，更要求能夠科學(xué)支出。當(dāng)前，國(guó)家或地方檔案機(jī)構(gòu)大多要求重特大事件檔案工作經(jīng)費(fèi)納入本級(jí)預(yù)算或活動(dòng)經(jīng)費(fèi)中，以獲得穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)保障。一些從事此項(xiàng)工作的社會(huì)組織或私人收藏項(xiàng)目則通過申請(qǐng)地方政府資金撥款、接受社會(huì)捐贈(zèng)，以獲得資助。應(yīng)急建檔的實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)制定多年期的長(zhǎng)期預(yù)算計(jì)劃，明確重特大事件檔案工作的資金來源，以及檔案管理各環(huán)節(jié)的資金使用情況。
（三）多維基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
重特大事件檔案工作需要適當(dāng)?shù)脑O(shè)施來支持各個(gè)階段的工作。其中既包括辦公空間、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化設(shè)備等實(shí)體支持，也包含保障重特大事件檔案工作在信息化環(huán)境中流暢運(yùn)行的技術(shù)條件。
在實(shí)體支持方面，要加大相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好環(huán)境和客觀條件。在技術(shù)保障層面，因?yàn)橹靥卮笫录n案工作的場(chǎng)景已延伸至數(shù)字化環(huán)境乃至網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。面對(duì)數(shù)字形態(tài)的檔案材料，需要數(shù)字技術(shù)全流程嵌入其中。
（四）人文關(guān)懷的加強(qiáng)
重特大事件檔案可能包含重大疾病、失去親人等創(chuàng)傷性內(nèi)容。在資源收集整理階段，有可能給事件親歷者、檔案工作者再次帶來心理創(chuàng)傷，因此要考慮相關(guān)工作的道德與心理風(fēng)險(xiǎn)，給予檔案工作者情感支持、心理疏導(dǎo)和工作培訓(xùn)。亦要考慮利益相關(guān)者的倫理與心理保障服務(wù)。以前文提到的《危機(jī)事件存檔資源工具包》為例，其在情感因素部分，提供系列心理健康資源集合，并配有情感支持和心理咨詢求助指南，確保在檔案收集中充分考慮到情感因素。
在資源開發(fā)利用階段，應(yīng)考慮涉及的倫理道德問題。檔案開放及開發(fā)利用應(yīng)獲得事件親歷者的知情和同意。對(duì)涉及隱私和潛在觸發(fā)不適感的內(nèi)容，進(jìn)行篩選或限制發(fā)布，確保以符合倫理的方式建設(shè)和開發(fā)利用檔案資源。
結(jié)語(yǔ)
重特大事件檔案對(duì)于推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義?？偟膩碚f，檔案工作實(shí)踐難度與資源需求極為顯著，尚需更多的行動(dòng)投入與探索，由此形成更系統(tǒng)的方法框架與面向復(fù)雜場(chǎng)景的行動(dòng)路徑。
