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檔案管理
《電子檔案管理辦法》（國家檔案局令第22號）（以下簡稱《辦法》）自2024年11月1日起正式施行。這是我國電子檔案管理法規建設的重要成果，檔案工作數字化轉型的重要標志。《辦法》立足特定的現實背景，既深度契合中國式現代化建設的整體篇章，又精準回應檔案事業高質量發展對于電子檔案管理的制度需求，是良法善治的典型代表。檔案部門和檔案工作者應深刻認識《辦法》的時代意義，全面把握其核心內容和主要特點，并認真貫徹執行。
時代意義
《辦法》以國家戰略發展需要為指引、以檔案事業高質量發展為目標、以電子檔案管理實踐為觀照，為解決檔案工作數字化轉型過程中的難點、堵點、痛點問題提供充分的法律依據。
一、深度契合國家戰略需求
《數字中國建設整體布局規劃》提出：“到2025年，基本形成橫向打通、縱向貫通、協調有力的一體化推進格局，數字中國建設取得重要進展。”電子檔案是數字中國建設的基底性資源與支撐性要素，其管理亟待專門性、科學性法規加以引導與約束。《辦法》出臺便是檔案領域之于數字中國建設戰略要求的積極回應，旨在為“建設公平規范的數字治理生態”提供法律保障，進而為我國新質生產力發展、中國式現代化建設增添助力。
二、有效推動檔案事業高質量發展
《辦法》深刻回應了習近平總書記對檔案工作提出的“三個走向”要求，有效助力檔案事業高質量發展。首先，《辦法》是“走向依法治理”的現實產物，使得相關實踐有據可循、有法可依。它的出臺彌補了我國部門規章在電子檔案管理方面的缺漏。其次，《辦法》是“走向開放”的典型探索，既倡導電子檔案管理與個人信息保護、數據安全、保密管理等其他領域的開放銜接，又強調加強數字檔案資源的開放利用。再者，《辦法》是“走向現代化”的重要標志，作為“善治”工具，《辦法》將電子檔案管理要求置于法規高度，有利于深入推進檔案治理體系和治理能力現代化。
三、全面破解電子檔案管理困境
當前，電子檔案管理已成為檔案事業發展不可回避且尤為迫切的關鍵任務。一方面，電子檔案呈現爆發式增長態勢，其數量之龐大、形態之多樣、質量之參差，對傳統管理模式下的“收、管、存、用”提出嚴峻挑戰。另一方面，伴隨電子檔案的廣泛應用，信息安全、數據隱私、權屬沖突等問題日益凸顯，成為阻礙電子檔案管理效能提升的關鍵瓶頸。面對新舊矛盾交織、風險挑戰并存的復雜局面，《辦法》通過系統化的制度設計，明確管理職責、規范操作流程、強化安全保障，以防范化解各類風險，全面破解電子檔案管理困境，為檔案事業的高質量發展提供有力保障。
核心內容
《辦法》共七章三十八條，體系完整、內容翔實，致力于構建一個安全、規范、高效的電子檔案管理體系。其全面性、系統化的條款內容為當前乃至未來長時間電子檔案管理工作提供了科學的方向指引與充分的制度依據。
一、強調協同治理，健全電子檔案管理體制機制
一方面，堅持“黨管檔案工作”，奠定電子檔案管理的政治基石。《辦法》在開篇即通過立法目的明確“檔案工作姓黨”的核心理念，將電子檔案管理的各項工作牢牢置于黨的全面領導之下。另一方面，明確職責劃分，推動形成部門協同、齊抓共管的電子檔案管理工作格局。《辦法》在第二章詳細規定國家檔案主管部門、縣級以上地方檔案主管部門、鄉鎮人民政府以及各類組織機構職責，并倡導相關部門之間加強合作，以構建覆蓋全面、協同高效、運行順暢的電子檔案管理網絡。
二、突出全程管理，構建全生命周期管理模式
《辦法》以文件生命周期理論為指導，以電子檔案管理業務流程為基礎，堅持全程管理原則，即對電子文件整理與歸檔，電子檔案移交與接收、保管與處置、開放與利用等實行全過程管理，確保電子檔案始終處于受控狀態。一方面，在第一章“總則”第五條中就明確指出“組織機構應當加強電子檔案全過程管理”，將全過程管理作為電子檔案管理的核心原則予以確立。另一方面，《辦法》按照電子檔案生命周期編排章節，明確立法核心架構，明晰各流程、各要素之間的聯系。
三、堅持服務為本，促進電子檔案開發利用
一方面，以人民為中心，滿足不同用戶需求。《辦法》第三十四條指出“組織機構應當根據不同服務對象和利用范圍，建立相應網絡的檔案數字資源利用服務平臺”。這不僅彰顯了電子檔案開放利用以人民為中心的根本立場，更體現了對用戶需求的深刻洞察與積極響應。另一方面，順應時代發展，推動資源共享共用。《辦法》第三十六條明確要求“推動檔案數字資源共享工作”。這一規定不僅有利于優化檔案數字資源的配置結構，還有利于為用戶提供更加優質的檔案信息服務網絡。
四、筑牢安全底線，強化電子檔案安全管理
一方面，確立電子檔案安全管理的總體原則。《辦法》第八條明確指出電子檔案管理的全過程應符合相關法律法規，以確保其在各環節均處于安全可控狀態。另一方面，明確電子檔案安全管理的具體措施。《辦法》第二十六條至第二十八條詳細規定電子檔案的備份與恢復要求，以確保其在遭遇突發事件時能夠迅速恢復，保障安全性與可用性；第三十條嚴格規定電子檔案銷毀要求，以防范因操作不當導致的安全事故。
主要特點
《辦法》作為我國檔案信息化建設、數字化轉型領域的第一部專門性部門規章，凸顯其統籌性、引領性定位。它立足于國家戰略高度，既注重全面觀照，又強調具體可行，具有全方位規制、體系化銜接、創新性探索等特點。
一、全方位規制：關注多主體與全流程
作為一部具有綜合性質的專門法規，《辦法》勢必要觀照到電子檔案管理實踐的方方面面，形成一套完整、協調、有序的電子檔案管理法規體系。由此，其全方位規制特點主要表現為對于多主體與全流程的關注。
一方面，《辦法》分門別類對相關責任主體進行規制。電子檔案管理責任主體基本可劃分為以下三類：檔案主管部門、檔案形成單位、檔案館。對于檔案主管部門，《辦法》分層級，即國家層—縣級以上地方層—鄉鎮層對其行政職責加以規范；對于檔案形成單位，《辦法》要求其將電子檔案管理置于重要位置，既要提供人員、制度、設施等保障性條件，推進部門協調、系統優化等，還要做好收集、整理、歸檔、移交等業務性工作；對于檔案館，《辦法》側重于強調其基礎設施建設、基本業務建設、制度規范建設等職責。
另一方面，《辦法》全面系統地對相關業務流程進行規制。從第三章到第六章，《辦法》以電子檔案生命周期為主線，構筑結構框架、編排內容條款，確保電子檔案管理實踐各環節均有據可依。其中，第三章尤其體現了前端控制思想，充分與有關電子文件管理法規制度相協調，實現了兩者有序銜接，進而打造出一條針對電子檔案管理實踐的完整法規鏈條。
二、體系化銜接：協調法律法規與標準規范
《辦法》在我國檔案法規體系當中處于承上啟下的重要位置，表現出體系化銜接的特點。
一方面，《辦法》充分貫徹“法制統一”原則，與相關法律法規有效銜接。《辦法》嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施條例》，對上位法相關規定加以歸并、整合、細化。與此同時，《辦法》兼顧《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等相關規定，注重電子檔案管理在其他領域的現實要求。
另一方面，《辦法》積極探索“標準入法”模式，與相關標準規范有機協調。例如，《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）提出要保存電子文件關鍵節點修改痕跡和管理過程元數據，《辦法》即在第十六條明確要求“電子文件應當與元數據一并歸檔”；《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）提出電子檔案銷毀時“應從在線存儲設備、異地容災備份系統中徹底刪除應銷毀電子檔案”，《辦法》即在第三十條第二款有所體現。此外，《辦法》亦于第十五條、第十六條提出相關工作“應當符合國家有關標準規范要求”等，以此進一步促進電子檔案管理標準化、規范化。
三、創新性探索：倡導管理新舉措與技術新應用
面對當前全域數字化轉型中的挑戰和問題，《辦法》雙管齊下，積極倡導管理新舉措與技術新應用，穩步推進電子檔案管理高質量發展。
一方面，《辦法》力推管理革新，倡導實施新舉措。構建協調機制便是其典型代表。例如，第十條第二款、第十二條分別針對檔案形成單位、檔案主管部門提出協同要求。這將有利于推動資源整合與流程優化，促進各機構之間無縫對接，助力電子檔案管理提質增效。
另一方面，《辦法》擁抱數字變革，鼓勵應用新技術。《辦法》在總則第六條便明確提出“組織機構應當積極應用新一代信息技術，不斷提升電子檔案管理水平”，這一理念貫穿于后續各章節。例如，《辦法》第三十五條要求“組織機構應當積極利用人工智能等信息技術，開展編研、展覽和建設專題數據庫等工作，不斷開發檔案數字資源”。這一規定有利于鼓勵組織機構以技術為翼，積極探索、持續創新，不斷挖掘和拓展檔案數字資源的深層價值。
隨著《辦法》深入實施，電子檔案管理將更加安全、高效，為檔案事業高質量發展注入新鮮活力。同時，我們也應認識到，電子檔案管理是一項長期而復雜的系統工程，需要各級檔案部門和相關單位持續努力、不斷創新，共同推動電子檔案管理工作邁上新的臺階，為國家治理體系和治理能力現代化貢獻檔案力量。
